TRIBUNE - Assistant(e) de direction, office manager : vous voyez une différence ?

Une question qui revient souvent, très souvent. Dans les entreprises en recherche de la personne pour « assister » un ou des managers, ou une équipe entière, on a encore du mal à mettre un nom sur la perle rare. Oui, il y a une différence. Ce qu’il faut retenir précisément pour être l’office manager indispensable.

Aurore Blanc
Associée EOS by Synapse

Les besoins du manager

Tout d’abord, il faut savoir précisément ses besoins.

Une personne qui l’assistera en personne en priorité ? Nous nous tournons vers un profil orienté assistanat de direction.
Un collaborateur ou une collaboratrice qui puisse faciliter le quotidien de son entreprise ? Nous nous tournons vers un profil d’office manager.

La frontière est très mince, car aujourd’hui les assistant(e)s de direction ne se limitent plus aux tâches « basiques » d’exécutant(e)s : agenda, déplacements, réunions… et les office manager peuvent avoir des tâches d’assistanat de direction dans leur scope.

Pour résumer de manière très simple, l’assistant(e) de direction va faciliter le quotidien de son manager en se focalisant sur son support administratif et organisationnel, et l’office manager va faciliter le quotidien de l’ensemble des collaborateurs grâce à sa vision globale et il/elle va également veiller au bon fonctionnement des locaux. L’office manager peut être rattaché directement au dirigeant ou aux services ressources humaines.

Focalisons-nous sur ce dernier.

Les tâches prédominantes de l’office manager

Nous pouvons lister beaucoup de tâches, tout dépend de l’activité de la structure, de sa taille et du besoin du manager pour lui-même.

L’office manager peut avoir des tâches d’assistanat de direction pour son patron. Il ou elle peut parfois manager des assistant(e)s dans de grosses structures. Il ou elle va également s’occuper des services généraux (choix et gestion des prestataires : ménage, fournitures, flottes automobiles et téléphoniques, informatique, travaux…), et peut avoir des missions de facturation (la comptabilité peut être externalisée via un cabinet comptable), RH également, comme la distribution des fiches de paie (la paie peut être externalisée), des tickets-repas, l’onboarding des nouveaux arrivants.

L’office manager peut aussi s’occuper de la communication interne et externe (organisation des soirées corporate, mise à jour des actualités sur le site internet de l’entreprise…)

C’est LA personne pivot au sein de l’entreprise qui sera le lien entre le Président et les salariés. Elle connaît tout le monde et n’hésite pas à remonter les informations qui le nécessitent.

Les qualités requises pour l’office manager

Attardons-nous sur les softs skills. L’office manager va être visible de tous, en contact avec l’ensemble des salariés, même si tout le monde ne sait exactement tout ce que cette personne fait au quotidien. C’est un véritable travailleur de l’ombre.

Sa première qualité va être l’organisation, l’office manager est sur beaucoup de sujets en même temps et doit savoir prioriser ses sujets. Grâce à ses qualités d’organisation, il ou elle pourra gérer des tâches simultanément. L’anticipation est essentielle également, car les problèmes qui pourraient arriver doivent être traités en amont afin qu’ils n’explosent pas.

Et comme c’est la personne pivot au sein de l’organisation, l’office manager doit être doté d’un excellent relationnel. Bien entendu, la discrétion et la confidentialité sont de mises.

Alors, maintenant, est-ce que vous voyez la différence ? DES différences mêmes, mais sur un cœur de métier identique, pour des missions qui sont complémentaires, et pour deux acteurs de l’entreprise qui peuvent aussi cohabiter.

Aurore Blanc
Associée EOS by Synapse