Et si vous optiez pour un séminaire hybride ?

Les frontières n’existent plus ! Alors, voyez grand ! Grâce aux séminaires hybrides, vous êtes désormais capables de toucher des participants bien plus nombreux et bien plus éloignés qu’auparavant. D’un côté, un nombre restreint de personnes seront présentes sur les lieux du séminaire, de l’autre un nombre illimité d’invités connectés au même moment. Une façon simple et efficace d’améliorer la visibilité et le rayonnement de votre événement !

Le séminaire hybride serait l’avenir de l’événementiel ? Il présente en tout cas de nombreux avantages, à commencer par son coût. La diminution des frais liés aux transports, à l’hébergement, à la restauration et à la location de la salle est incontestable. Le nombre limité de participants sur place vous permet de viser des espaces plus petits qui rentreront sans difficulté dans votre budget.

Parallèlement, en mettant en place des grilles tarifaires variables qui correspondront aux profils de vos différents invités, vous toucherez davantage de monde et obtiendrez un retour sur investissement très intéressant. De la formule complète à l’accès à une programmation limitée, en passant par le billet en présentiel, tout est possible et personnalisable.

Côté environnemental, votre séminaire en version hybride participera à la réduction de votre bilan carbone lié aux transports et aux livraisons. Le gaspillage alimentaire et la quantité de déchets seront également impactés. Une foule de détails qui attireront l’attention de vos participants sur votre démarche RSE !

Préparation du séminaire hybride

Pour créer votre séminaire hybride, il sera nécessaire de bien vous organiser. Capter et garder l’attention de votre public sur place, et de vos invités connectés nécessitera de réfléchir au meilleur rythme possible entre les temps forts, les conférences, les animations… Ne laissez pas trop de place à l’improvisation ! Prévoyez également des pauses-café durant lesquels vous pourriez diffuser des vidéos sur votre société, sur le thème du jour…

N’oubliez pas d’accorder un maximum de temps aux tests techniques afin d’éviter tout problème de connexion, de micro ou d’éclairage. Le moindre couac risquerait de vous faire perdre un temps fou sur votre programme.

Notez par ailleurs que vos deux types de publics devront se sentir impliqués dans l’événement : faites de chacun un participant actif et non un spectateur passif. Comment procéder ? Misez sur l’interaction ! Que ce soit par le biais de votes, de quiz, de jeux ou simplement de questions directes, pensez à garder des plages horaires pour que l’ensemble des participants se sentent partie prenante à l’événement.

Des idées d’activités

La version hybride de votre séminaire va vous permettre de proposer un nombre incroyable d’expériences à vos participants, en périphérie des conférences, stands ou ateliers que vous aurez organisés !

Défis écologiques : organisez une marche de ramassage de déchets à l’issue de laquelle vous demanderez à chacun de dénombrer les sacs remplis et de prouver leur efficacité en images !
Atelier culinaire : quelques participants sur place bénéficieront des conseils d’un chef qui les aidera à réaliser le dessert de leur choix. Au même moment, votre public connecté suivra l’atelier depuis sa cuisine et participera pleinement à la réalisation de la recette.
Escape game: il existe des milliers d’escape game en ligne, vous pouvez créer des équipes avec des participants, quelle que soit leur situation géographique.
Challenge sportif : organisez un challenge vélo ou course à pied dont les participants enregistreront leurs résultats sur le même site (Strava, GoogleFit, RunKeeper…). Et prévoyez des récompenses pour les gagnants !
Œuvre de bienfaisance : en programmant un concert payant, vous pourriez utiliser les bénéfices pour une cause particulière. N’hésitez pas aussi à partager un formulaire de don numérique pour récolter des fonds pendant l’événement.

Faites durer le plaisir

Votre séminaire hybride apporte une importante durabilité de vos contenus. En enregistrant les temps forts, vous pourrez les réutiliser plus tard en ligne ou lors de sessions de formation. N’hésitez pas aussi à proposer des questionnaires de satisfaction qui permettront de continuer à générer de l’engagement autour de votre séminaire. Un album photo en ligne des différents participants, un film sur les coulisses de votre séminaire ou encore un Best of des meilleurs moments seront également les bienvenus. Une belle façon d’amplifier et de démultiplier les effets de votre séminaire hybride !

Elisabeth DUVERNEY-PRET