Les secrets d’un séminaire d’entreprise réussi

Choisir le lieu idéal

Comment organiser un séminaire d’entreprise ? En premier lieu, il convient de bien choisir le lieu du séminaire et de la convention. Plusieurs facteurs entrent en compte. Il doit être facilement accessible pour tous les participants et disposer d’installations appropriées pour l’ensemble du séminaire : amphithéâtres et salles de réunions pour les plénières et les ateliers de groupe, points de restauration pour les pauses et les repas. Généralement, les hôtels, les centres de conférence et les espaces événementiels seront à même de proposer ces prestations. Bien entendu, rien n’empêche de partir à la quête de la perle rare : un lieu original source d’inspiration pour stimuler la créativité et l’innovation des équipes. Les parcs à thème Disneyland ont été parmi les premiers à accueillir des séminaires en France. Aujourd’hui, le lieu avec effet « waouh » s’est déplacé vers des châteaux, des manoirs, des prieurés ou des musées. Autrement dit, des lieux avec un passé historique pour des séminaires mémorables.

Définir la date

Autre point clé, la date du séminaire. Là aussi, plusieurs critères entrent en jeu : les agendas des différents participants, ceux des intervenants et ceux de la vie quotidienne. En effet, bâtir un projet de séminaire d’entreprise pendant une période de vacances ou à l’approche de fêtes religieuses (Pâques, Pessah, Ramadan, Noël…) provoquera au mieux une baisse drastique de la participation. Enfin, il est déconseillé de tout miser sur une météo favorable. En France, les événements entièrement en extérieur ou sous chapiteaux sont souvent synonymes de prises de risque.

Établir un budget réaliste

Côté tarifs, il est important de prévoir une ligne budgétaire pour chaque composante du séminaire : la location du lieu, la nourriture et les boissons, les activités de formation et de détente, le coût des intervenants, les frais relatifs au transport et à l’hébergement. N’oubliez pas les coûts cachés comme les taxes de séjour pour les hébergements, les navettes entre les gares et autres aéroports et le lieu du séminaire. Établissez un budget réaliste et ne le laissez pas vous déborder, du moins si vous souhaitez éviter les mauvaises surprises.

Miser sur un programme attrayant

Comme au restaurant avec son menu alléchant, le contenu du séminaire se doit d’être stimulant et instructif. Pensez à inclure des présentations de conférenciers, des ateliers, des sessions de brainstorming et des activités de team building. Ce programme doit être découpé en séquences rythmées et structurées de manière à parvenir à capter l’attention, la motivation et l’engagement des participants… même si la journée est longue. Les pauses café et temps de battements sont donc les bienvenus. Attention également aux après-déjeuners. Après avoir bien (ou trop) mangé, les participants ont une certaine tendance à ne plus écouter…

Offrir une expérience culinaire inoubliable

Les parties restauration et boisson sont des éléments importants de tout événement d’entreprise, il convient de ne pas les négliger. Lorsque les activités post-déjeuner ne requièrent pas d’un besoin d’engagement des participants, misez sur un repas d’exception. Sinon, préférez le temps du dîner. À midi ou le soir, le séminaire d’entreprise se doit de proposer une expérience culinaire inédite avec des plats locaux surprenants. Plus le dépaysement sera grand, plus le participant aura l’impression d’un moment festif. Évidemment, il n’est pas possible de passer à côté des options végétariennes et autres contraintes alimentaires. N’hésitez pas à faire une petite enquête avant afin d’éviter tout impair et satisfaire tous les appétits. Les expériences culinaires plus immersives et interactives sont souvent très appréciées : ateliers de cuisine avec un traiteur ou dégustations de vin en extérieur. Autant de petites attentions qui participeront au succès du séminaire.

Mettre en place un plan de communication

Avant l’événement, assurez-vous que tous les participants soient informés de l’heure, du lieu, des activités et des objectifs. Assurez-vous aussi que les conférenciers et autres intervenants aient leur planning, que le matériel nécessaire aux présentations fonctionne et qu’il ne manque aucun câble de connexion ou piles pour les micros. Pendant l’événement, pensez à fournir aux participants des informations claires sur le programme du jour et les activités prévues.

Quels KPI pour mesurer le succès du séminaire ?

Échec ou succès. Avant l’événement, seules les réservations et confirmations de participation permettent de savoir si les objectifs seront atteints. Pendant le séminaire, l’engagement des participants se révélera un bon KPI. En effet, une salle qui pose des questions, participe, joue le jeu des ateliers est un bon indicateur. D’ailleurs, lors de la composition de groupes, prévoyez de toujours mettre un leader pour stimuler les autres participants. De même, lors des repas, prévoyez de toujours mettre un intervenant ou des membres de l’entreprise dans chacune des tables. Enfin, n’oubliez pas le traditionnel document de satisfaction à faire remplir. Il mettra en évidence les points forts et, éventuellement, les points faibles du séminaire. Et sachez que si les participants n’ont retenu que la qualité de la restauration et des vins, ou les chants basques… c’est qu’il y a un problème dans le programme. Augustin GARCIA