ChatGPT booste la productivité des assistant(e)s

Selon le magazine Fortune, « certaines entreprises remplacent déjà les travailleurs par ChatGPT, malgré les avertissements selon lesquels il ne faut pas s’y fier pour quoi que ce soit d’important ». Une enquête menée auprès de 500 dirigeants américains révèle que ChatGPT est pleinement utilisé dans leur entreprise.

Les résultats de l’enquête montrent que ChatGPT d’OpenAI est un allié de choix, augmentant la productivité et l’efficacité des assistant(e)s sans les remplacer. Allié ou outil ? Certes, ChatGPT n’est pas une personne physique mais il est bien plus qu’un outil.

En premier lieu par son mode de fonctionnement. L’utilisateur engage une conversation, enrichit le contexte et interroge le robot conversationnel au moyen de directives précises. Plus l’utilisateur sera précis, plus la réponse sera pertinente. Secundo par ses connaissances. Il ne s’agit pas d’une simple base de données mise à disposition, ChatGPT va au-delà de la demande, réagence les informations afin de proposer en un instant un texte bien écrit (quoique trop verbeux), efficace et cohérent.

En d’autres termes, tel un apprenti incollable, ChatGPT se met au service des assistant(e)s, ses mentors en quelque sorte. Il apporte des réponses, fait et refait jusqu’à ce que l’ouvrage soit conforme aux attentes.

Mais revenons aux résultats de l’enquête. Après avoir expurgé, toutes les tâches relatives au marketing, à la programmation et au SEO, il semble évident que le service des ressources humaines est, pour l’heure, le principal bénéficiaire des productions de ChatGPT. Toutefois, parfaitement maîtrisé, il se révélera facile de le déployer dans tous les services.

À quelles tâches est dévolu ChatGPT
• 77 % : la rédaction de fiches de poste
• 66 % : la rédaction d’offres d’emploi
• 65 % : la réponse aux candidatures
• 58 % : la rédaction de textes
• 52 % : la rédaction de comptes-rendus de réunions et documents.

ChatGPT à l’épreuve du terrain

Ces pourcentages montrent un engouement certain, nous avons donc voulu savoir si dans la pratique, ChatGPT était à la hauteur des attentes des assistante(e)s.

Chacun sait que les fiches de postes ne sont pas créées à partir d’une feuille blanche, mais à partir de modèles Word bricolés (d’aucuns diraient peaufinés) au fil du temps. Avec ChatGPT, il n’est plus besoin de savoir où le modèle originel a été stocké ou d’aller bricoler la fiche de poste éditée la semaine précédente. Il suffit d’entamer une conversation et de lui demander de rédiger une feuille de poste. « Peux-tu m’aider à rédiger une fiche de poste pour un poste d’assistante RH ». Vous pouvez ajouter le « s’il te plaît », ça n’apporte rien, mais c’est toujours plus plaisant…

ChatGPT
Bien sûr, je peux vous aider à rédiger une fiche de poste pour un poste d’assistante RH. Voici ce à quoi cela pourrait ressembler :
Titre du poste : Assistante RH
Société : [Nom de la société]
Localisation : [Adresse de la société]
Type de contrat : [CDI, CDD, etc.]
Rémunération : [Salaire annuel brut ou fourchette de salaire]
Rôle et Responsabilités :
• Assister le département des Ressources humaines dans la gestion quotidienne de ses activités ;
• Gérer les dossiers administratifs des employés (contrats de travail, avenants, etc.) ;
• Participer à la mise en place de processus RH (recrutement, formation, évaluation des performances, etc.) ;
• Organiser et coordonner les activités du département RH (entretiens annuels, formations, événements RH, etc.) ;
• Gérer les demandes des employés en matière de RH (congés payés, absences, etc.) ;
• Mettre à jour les données RH dans les systèmes informatiques appropriés ;
• Assurer la conformité avec les lois et les réglementations en matière de RH.

Compétences requises :
• Excellentes compétences en communication écrite et orale ;
• Connaissance approfondie de la gestion des ressources humaines et des processus RH ;
• Compétences en organisation et gestion du temps ;
• Connaissance des lois et réglementations en matière de RH ;
• Expérience en utilisation de logiciels de gestion des RH ;
• Excellentes compétences en résolution de problèmes ;
• Sens de l’initiative et capacité à travailler de manière autonome.

Il conclut par un « Si vous avez des préférences spécifiques pour les compétences requises, les responsabilités ou tout autre aspect de la fiche de poste, n’hésitez pas à le faire savoir et je serais heureux de les inclure. » Car, oui, si vous aviez été plus précis, avec plus de détails dans la demande comme par exemple des logiciels à maîtriser ou des qualifications supplémentaires, il se serait fait un plaisir de les intégrer.

La production de la fiche a duré moins de 30 secondes. Le gain de productivité et de temps est au rendez-vous. Bon, pour des postes plus complexes, il est néanmoins conseillé de relire et d’affiner la réponse avec ChatGPT.

Dans un article précédent « ChatGPT, quel impact de l’IA sur votre métier ? » nous avions déjà abordé les réponses aux candidatures. Là aussi, si la réponse doit être juste impersonnelle et factuelle, ChatGPT sera un parfait fournisseur de modèles, capable de s’adapter à toutes les situations.

Produire du contenu et non de l’information

Finissons par la production de textes. Dans l’article « Conversations avec ChatGPT », nous vous avons expliqué comment à partir de quelques phrases données, il était possible à ChatGPT de faire de multiples versions avec des tonalités différentes. L’IA excelle dans la production de contenu.

Vous avez bien lu, « dans la production de contenu ». ChatGPT ne produit pas de jus de crâne comme un humain. Cette IA ne produit pas de l’information. Elle recrache et réagence simplement des mots ensemble. Bien sûr, elle saura vous faire gagner du temps dans l’écriture, vous aidera à corriger la syntaxe, la grammaire et l’orthographe d’un texte, musclera votre production avec un style marketing et une tonalité percutante… mais en aucun cas elle ne saura produire de l’information.

Mais ce n’est pas grave. En se basant sur ce constat, il est tout de même possible de lui faire copier votre style propre pour délivrer des textes, en grande quantité, très rapidement et très bien écrits. Il faudra certes lui faire retravailler, paragraphe par paragraphe, son texte pour obtenir une composition aboutie, mais jamais ChatGPT ne rechignera pas à la tâche et vingt fois remettra l’ouvrage sur le métier.

Augustin GARCIA