Office Manager : un poste clé au centre de l’action

Rencontre avec Sophie Berthéas, Office Manager senior au cabinet d’avocats Varet-Près-Killy à Paris.

Pouvez-vous d’abord nous détailler quel a été votre parcours jusqu’à votre poste d’Office Manager senior ?

J’ai commencé comme assistante de direction dans une entreprise privée et je me suis rapidement orientée vers un cabinet d’avocats, compte tenu de ma formation juridique. J’ai quasiment toujours été salariée unique. Je fais tout sauf être avocate !

Je couvre donc l’intégralité de la vie du bureau : comptabilité complète du cabinet (émission de factures, règlements, tableaux prévisionnels…), secrétariat en général, standard téléphonique, commandes de fournitures, gestion du site internet, dépannages, archivage, surveillance de marques pour certains clients… et nous organisons une réunion chaque semaine pour décider, de façon collective, des actions à mener ou des sorties et colloques à organiser.

Mon poste a certes évolué avec les années — j’ai gagné en expérience et en connaissances — mais c’est surtout l’intitulé qui a changé : de secrétaire juridique, je suis passée à premier clerc puis à Office Manager, et désormais Office Manager senior. Mais au fond, la base de mon métier est restée la même.

Le fait de se présenter comme Office Manager senior a-t-il une importance particulière ?

Dans notre branche, oui. Je vais avoir 59 ans et je pense que cela souligne mon expérience et mon âge. Pour certains dossiers et clients, l’expérience a son importance. Par ailleurs, j’ai désormais une autonomie complète. Je ne fais quasiment plus rien relire, je signe seule tout ce qui touche aux relations avec les prestataires extérieurs et les huissiers par exemple. Cela me fait gagner un temps fou et me permet d’approfondir de nombreux autres points. Cela évite aussi d’engorger les avocats et de les décharger de tâches chronophages.

Comment avez-vous acquis les compétences qui vous permettent aujourd’hui d’être en totale autonomie. Est-ce en particulier grâce à des formations ?

Non, j’ai surtout appris sur le terrain. La seule formation que j’ai suivie m’a permis de lire et comprendre un bilan comptable. Je n’en étais pas capable auparavant. Pour le reste j’ai profité des outils numériques afin de mieux comprendre certaines demandes en matière de technologie.

En portant un regard sur vos années d’expérience, quelles sont selon vous les qualités nécessaires pour occuper le poste d’Office Manager ?

Si je parle de qualités personnelles, je dirai avant tout qu’il faut avoir une très bonne mémoire ! Les instructions arrivent à toute vitesse et dans tous les sens. Il faut donc écrire très vite mais cela ne suffit pas toujours. Il faut tout mémoriser en un temps record. Ensuite, il est important d’avoir une grande capacité à se reconcentrer quel que soit le moment de la journée, car les demandes fusent régulièrement. Il faut également être très souple de caractère car le métier d’avocat, ou de chef d’entreprise, est un métier de tension. Il faut donc savoir garder son calme pour les autres.

Mais n’oublions pas l’essentiel : être passionnée ! Quand on est seule à faire tout ça, il faut vraiment aimer ce que l’on fait et s’épanouir dans son travail. Dans mon précédent poste, j’aimais beaucoup le côté enquêtrice lorsque je devais chasser des contrefaçons pour protéger les produits et les marques de certains de nos clients, par exemple. Aujourd’hui la surveillance est plus technologique. Chaque dossier est un peu comme une nouvelle série, et chaque étape un nouvel épisode…

Et concernant les qualités professionnelles, auriez-vous un conseil à donner ?

Ne pas perdre son anglais ! Je ne suis plus bilingue aujourd’hui mais je sais que si je l’avais été j’aurais eu accès à d’autres postes. Comme j’ai travaillé, au début de ma carrière, pour des cabinets qui n’avaient pas de contact avec l’étranger, j’ai perdu une grande partie du vocabulaire anglais que j’avais acquis durant mes études. C’est donc important de faire fructifier ce talent linguistique qui est aujourd’hui très utile dans de nombreuses sociétés.

Et pour finir j’aimerai rappeler que l’assistante s’appelait autrefois « secrétaire ». Dans ce mot, il y a « secret » et « taire », ce qui a tout son sens et qui est une qualité essentielle à ce métier.

Propos recueillis par Elisabeth DUVERNEY-PRET