Quels outils pour l’onboarding ?

Onboarding égale intégration des nouveaux venus. Dans les services, l’assistante (direction ou métier) peut être une clé de voute de cette phase essentielle dans le recrutement. Guides d’intégration, tutoriels et vidéos de formation, programmes de mentorat, séances de présentation et de bienvenue, plates-formes dédiées… l’intégration (ou onboarding) des nouveaux collaborateurs se révèle un enjeu stratégique pour l’entreprise. Au-delà du simple recrutement des futurs talents, l’adhésion et l’engagement des nouvelles recrues sur le long terme sont, aujourd’hui, l’une des priorités des services RH.

Selon la Direction de l’animation de la recherche, des études et des statistiques (Dares), le nombre de collaborateurs prenant la poudre d’escampette dans les 3 mois suivant leur embauche dépasserait les 20 %, avec un pic significatif de fuite dès le premier jour. Pas moins de 520 000 démissions en moyenne, par trimestre, ont été comptabilisées depuis la fin de 2021 avec une tendance qui semble s’accroître en 2022.

Les mesures sanitaires, l’augmentation des profils en tension et l’avènement du phénomène de « Grande démission » de la génération Z ont mis en lumière une nouvelle problématique pour l’entreprise et leur service RH : soigner l’accueil des nouveaux collaborateurs est un enjeu crucial. Depuis 2019, l’onboarding est au cœur de toutes les préoccupations des RH. Plus les « newbies » (petits nouveaux) seront accueillis avec attention, plus ils trouveront facilement et rapidement leur place et s’adapteront avec engagement à leur nouvel environnement.

Fini le petit livret d’accueil en guise de programme d’onboarding, désormais il convient de proposer un parcours d’intégration en amont et en aval de l’arrivée du collaborateur. En amont, en soignant l’e-réputation de l’entreprise (réseaux sociaux, site institutionnel, plates-formes d’avis d’employés sur Indeed par exemple…), en travaillant les annexes des annonces de recrutement tels que la fiche de poste, la définition des missions et des objectifs, en rédigeant des guides d’intégration sur les premiers pas du salarié au sein de l’entreprise et relatant l’ensemble des processus mis en place dans la société.

Ces derniers peuvent se présenter sous forme de documents papiers ou en ligne, ou bien de tutoriels et vidéos de formation détaillant de manière visuelle les différents aspects du travail, les outils et les technologies mises en œuvre dans l’entreprise.

En aval, en mettant en place un suivi hebdomadaire des recrues avec un référent RH ou en nommant des collègues « parrains »/« marraines » en charge de les soutenir au quotidien. Ce programme de mentorat est d’autant plus utile et apprécié si le nouveau venu s’intègre dans une stratégie de travail hybride ou de télétravail.

Les plates-formes de gestion de l’intégration

Depuis quelques années, des plates-formes de gestion de l’intégration ont vu le jour. Elles ont pour objectifs de centraliser et de suivre l’ensemble du processus d’intégration, de la présentation de l’entreprise à l’attribution de tâches et de projets. En pratique, elles digitalisent les feuilles de calculs du traditionnel tableur Excel, couteau suisse des RH (lire notre article “Excel : le couteau suisse peut-il vraiment tout faire ?“).

Les principaux acteurs sont :

Augustin GARCIA