Pour travailler malin : rangez, triez, priorisez !

De la même manière qu’il est difficile de se concentrer dans un environnement bruyant, il est très compliqué de travailler efficacement dans un bureau en désordre. Pendant que vous essayerez de vous concentrer sur certaines tâches, votre cerveau va sans cesse vous ramener aux différents Post-it collés çà et là, vous rappelant ce que vous aurez à faire après, ou aux papiers entassés sur le côté qui vous freineront dans votre élan. C’est ce que l’on appelle le « désordre visuel », explique Elodie Hochedez, assistante administrative et coach en rangement et en organisation. « Il faut accepter de prendre le temps de trier afin de ne garder sous la main que ce qui est en cours ou important. En pensant minimalisme et efficacité, on peut arriver à un beau résultat. »

Si vous vous êtes déjà retrouvée dans un environnement inspirant qui stimulait votre créativité, vous savez à quel point cela a pu être bénéfique sur votre travail en général. Alors même si ranger votre bureau n’est pas votre priorité numéro 1, vous devriez sérieusement y songer. « Mon premier conseil est de dématérialiser le maximum de documents papier. Cela permet de faire du vide sur des bureaux où s’entassent des dizaines de dossiers. De nombreuses applications permettent de numériser des documents même avec un smartphone », conseille la spécialiste. Installée à son compte depuis 2013, après avoir travaillé vingt ans en entreprise en tant qu’assistante commerciale,

Elodie Hochedez est une passionnée du tri. « J’adore ranger, trier, classer ! Car je sais que cela va me faire gagner un temps fou par la suite. C’est ce que j’explique aux clients qui font appel à moi pour une prestation de rangement. Il faut commencer par changer d’état d’esprit et mettre en place de nouvelles habitudes de tri et de travail. Nombre de mes clients sont débordés, car ils travaillent sur plusieurs dossiers en même temps sans jamais rien finir. Il faut donc apprendre à prioriser et ensuite classer les documents par ordre d’urgence. »

Son conseil : opter pour un classement à la verticale. Sur une pile, vous serez trop tentée de déposer document sur document. « Le mieux est d’installer des pochettes transparentes qui peuvent s’ouvrir sur le côté. Il faut que ce soit facile de trier ! S’il faut ouvrir un tiroir, sortir un dossier, tirer sur des élastiques… c’est perdu d’avance ! »

À chaque chose sa place

En assignant une place à tout ce dont vous avez besoin dans votre bureau, vous pourrez éviter que les choses ne trainent dans votre espace de travail. Réfléchissez en amont à ce dont vous avez le plus souvent besoin et organisez-vous pour les avoir à portée de main. Par exemple :

• Rangez vos fournitures de bureau dans un tiroir ou un meuble de rangement ;
• Classez vos documents papier dans des pochettes ;
• Mettez dans un carton tout ce dont vous n’avez pas vraiment besoin et débarrassez-vous-en (vieux magazines, cartes de visite, vieux dossiers…). Pensez au recyclage ou au don, bien sûr !

Amusez-vous à faire le tri. Vous verrez, vous y trouverez vraiment du plaisir !

Pensez en couleurs !

Triez oui, mais pensez aussi à l’aspect visuel ! Vous pourrez jouer sur la couleur pour dynamiser votre bureau. Des dossiers importants dans la chemise rouge, un courrier qui peut attendre dans la bannette blanche… « Le côté visuel du rangement aide à s’y retrouver rapidement. Et cela met de la gaité au travail », poursuit Elodie Hochedez. Faites-vous aussi plaisir avec les fournitures de bureau et les modules de rangement. Quitte à travailler toute la journée, autant que ce soit dans la bonne humeur.

Un espace de travail dégagé

Votre bureau n’est pas un lieu de stockage ! Il ne devrait donc pas y avoir de pile de matériels ou de documents qui s’accumulent. Pour garder votre bureau en ordre, sur le long terme, obligez-vous à en dégager régulièrement la surface et assurez-vous qu’il ne contienne que ce qui est d’usage quotidien : l’ordinateur, quelques crayons, un bloc-notes et peut-être quelques documents sur lesquels vous travaillez en ce moment.

« Il est tout de même important de noter que certaines personnes aiment garder une partie de leurs travaux en cours sur leur bureau, même le soir en quittant leur travail. Tout le monde n’est pas maniaque ! Chaque client étant différent, il est important de les accompagner suivant leurs besoins et leurs envies afin que le rangement reste ensuite une habitude ancrée sur le long terme. » Rien ne sert donc de courir, il faut prendre le temps de trier, de ranger et de prioriser ! Vous y gagnerez sur tous les plans. Alors, vous vous lancez quand ?

Elisabeth DUVERNEY-PRET