L’anglais : communiquer avec un fournisseur

Votre entreprise reçoit des documents commerciaux rédigés en anglais ? Du devis au paiement de la facture, familiarisez-vous avec le vocabulaire spécifique à ces échanges avec vos fournisseurs.

Contrôler un devis

En France comme ailleurs, un devis signé par le client puis adressé au fournisseur engage la responsabilité du signataire. Lorsque vous recevez un devis rédigé en anglais, vérifiez-en chaque ligne. Si les sommes en jeu sont conséquentes, consultez un avocat spécialisé dans les relations internationales.

Vocabulaire rencontré	Useful vocabulary
Devis	Quote / estimate
Descriptif des produits	Item descriptions
Coût matériel	Material cost
Heures de main-d’oeuvre	Man-hour (h)
Prix coûtant	Cost price
Prix unitaire	Selling price (unit cost)
Acompte (ou arrhes)	Deposit

Passer une commande

Si l’échange commercial s’effectue sans devis et si le fournisseur ne vous a pas délivré de bon de commande, renseignez-vous par téléphone sur le stock disponible et adressez-lui une lettre de commande.

Le client	The client
Je souhaite commander (nom du produit) Ce matériel / produit est-il disponible ?	I wish to order (name of product) Do you have this product in stock ?
Le fournisseur	The supplier
Nous avons (nombre) de produit(s) en stock. Le matériel est disponible sous huitaine. Nous sommes en rupture de stock. Ce produit ne fait plus partie de notre catalogue et a été remplacé par le produit (numéro).	We have (number) product(s) in stock. The product will be available in less than a week. We are currently out of stock. This product has been discontinued and replaced by product (product reference).
Le client	The client
Pouvez-vous m’indiquer le prix unitaire hors taxe ?	Could you please give me the price per article before tax ?
Le client	The client
Les frais de port sont-ils inclus ?	Are delivery charges included ?
Le fournisseur	The supplier
Notre forfait de livraison est de (prix). La livraison est facturée Franco de port. La livraison est facturée jusqu’à un port européen (C.I.F). Le port n’est pas inclus, et vous sera facturé par le transporteur.	Postage & packaging (P&P) costs (price) Delivery costs are included in the unit price. Delivery is charged up to a European port. Delivery is not included and will be charged by the transporter.
Le client	The client
Des remises sont-elles accordées à partir d’une certaine quantité ?	Do you give a discount on large quantities ?
Le fournisseur	The supplier
Oui, toute facture dont le montant est supérieur à (nombre) livres sterling est minorée de (nombre)%. Non, mais une ristourne vous sera adressée en fin d’année.	Yes, we give a (number)% discount on any order over (number)£. No, but a gift voucher will be sent to you at the end of the year.
Le client	The client
Devons-nous verser un acompte ?	Is a deposit due ?
Le fournisseur	The supplier
Oui, son montant est égal à (nombre)% du montant total. Non, mais nous exigeons une lettre de commande.	Yes, the deposit will be equal to (number)% of the total amount. No, but we would ask for written confirmation of the order.
Le client	The client
Quelles sont les modalités de paiement ?	What are the accepted methods of payment ?
Le fournisseur	The supplier
Le paiement sera exigé à la livraison. Vous pourrez régler par virement international.	Payment will be requested upon delivery. International bank transfers are accepted.

Vérifier la livraison

Contrôler le contenu de votre commande et faites constater par le livreur toute anomalie. La mention “sous réserve” inscrite sur un bon de livraison, n’a aucune valeur juridique. S’il manque un article ou si un carton est endommagé, inscrivez vos remarques sur le bon de livraison.

Problème d’emballage :

Le client	The client
Palette (numéro) endommagée	The palette (number) was damaged
Nombreuses traces d’humidité visibles sur le carton (numéro)	There were damp patches on the box (number)
Choc visible sur le carton (numéro)	The box (number) had obviously been damaged in transit
Emballage mal scellé	The package was not completely sealed

Erreur de livraison

Le client	The client
(Nombre) articles livrés au lieu de (nombre)	(Number)goodsdeliveredinsteadof(number)
Article (référence) non livré	The product (product reference) was not delivered
L’article (référence) ne figure pas sur notre lettre de commande	The product (product reference) was not in our order
L’article (référence) est endommagé. En conséquence, nous vous remercions de procéder à son remplacement	The product (product reference) was damaged. We would therefore be grateful if you could send us replacement.

Erreur dans la facturation

Le client	The client
La remise de (nombre)% accordée ne figure pas sur la facture. L’acompte de (nombre) versé le (date) n’a pas été déduit sur la facture	The (number)% discount does not appear on the invoice. The deposit of £(number) has not been taken into account on the invoice.
Les frais de port devaient être minorés de (nombre) livres sterling.	The delivery charges should have been reduced by £ (number).
Les coordonnées de notre entreprise sont erronées. Pouvez-vous refaire la facture ?	The address details of our company are incorrect. Please could you issue us with a new invoice ?
Veuillez nous adresser un avoir de (montant), correspondant au remboursement de la marchandise non livrée / à la réduction financière oubliée / à l’acompte payé le (date), mais non réduit.	We wouldbe grateful if you could issue us with a credit note for the reimbursement of the undelivered goods / for the forgotten discount / for the depositthat was alreadypaid.