La signature électronique rapide et efficace avec Yousign

Force est de constater qu’en matière de dématérialisation, la signature électronique se révèle l’une des innovations les plus pratiques. Grâce à ses fonctionnalités, ce mécanisme technique et juridique permet aux collaborateurs de gagner un temps précieux en automatisant certaines tâches, telles que les relances, les modèles de procédures ou encore le stockage électronique des documents.

Au-delà d’une simple représentation graphique, cet instrument obéit à des exigences et des normes établies et supervisées par les instances régulatrices européennes et françaises. La signature électronique garantit l’intégrité et l’authenticité des documents numériques tout en offrant la même valeur légale qu’une signature manuscrite. Accessible instantanément et en tout lieu, elle facilite et sécurise les échanges pour une multitude d’actes administratifs et commerciaux, faisant ainsi de cet outil un véritable atout pour les entreprises modernes.

La signature électronique, une valeur juridique et légale

Une signature électronique doit répondre à trois critères essentiels : assurer l’identification de la personne apposant sa signature (en authentifiant son identité), établir la preuve du consentement du signataire et garantir l’intégrité du document, en veillant à ce que son contenu demeure inchangé au fil du temps.

La signature électronique est encadrée juridiquement en Europe par le règlement eIDAS et en France à travers les articles 1366 et 1367 du Code civil. Pour être juridiquement valables, les signatures électroniques doivent être fournies par des prestataires de confiance certifiés, lesquels sont audités régulièrement afin de garantir la conformité de leurs solutions aux réglementations européennes.

Dotée de la même valeur légale qu’une signature manuscrite, la signature électronique assure l’intégrité et l’authentification de l’auteur d’un document électronique. Ainsi, les documents signés électroniquement sont reconnus comme juridiquement contraignants et peuvent servir de preuve en cas de litige.

Mettre un terme à la paperasse et aux tâches chronophages

D’après une étude menée en janvier 2021 par YouGov pour Universign, concernant l’évolution des usages de la signature électronique en France, 26 % des entreprises ont adopté ce dispositif depuis le début de la crise sanitaire. Parmi celles-ci, 49 % ont eu recours à la signature électronique pour apposer leur paraphe sur des documents relatifs à des ventes, tandis que 41 % l’ont utilisée pour des documents liés aux ressources humaines.

De nombreuses entreprises, quelle que soit leur taille, ont déjà opté pour la dématérialisation. Entre les suites logicielles, les échanges électroniques et le stockage sur serveurs, la signature de documents et de contrats demeure une étape souvent fastidieuse, faute d’outils adaptés, nécessitant encore l’impression, la signature manuelle et l’archivage des contrats signés. Signataires et destinataires se retrouvent alors confrontés à une accumulation de paperasse à classer.

Il est bien connu que la création et la signature manuelle de contrats sont souvent les étapes les plus chronophages. Entre apposer les signatures, scanner les documents, les envoyer par la poste et attendre leur réception, sans oublier les nombreux allers-retours liés à la prise en compte de pièces justificatives (telles que la carte d’identité ou la carte vitale), la signature électronique se révèle être une solution innovante pour faciliter ces processus administratifs.

Yousign, choix de la Bpifrance

Yousign est une plateforme de signature électronique permettant de signer rapidement des documents de manière légale et sécurisée. En effet, cette solution est conforme au Règlement européen eIDAS, qui vise à identifier les transactions électroniques tout en garantissant « un marché de la confiance numérique », ainsi qu’à la législation française.

« Les chargé(e)s de recrutement se plaignaient de perdre énormément de temps lors de la signature des conventions de nos futurs stagiaires et alternants. Auparavant, les conventions étaient signées par les RRH de manière manuscrites prolongeant le temps d’attente », explique Jordane Rodrigues, chef de projets RH chez Bpifrance.

Une problématique réglée avec le déploiement de la signature électronique. Avec Yousign, en seulement quelques minutes, il est possible d’envoyer à ses destinataires tous types de documents, sans avoir à imprimer ou à passer par l’envoi postal. Par exemple, lors d’un processus de recrutement, le temps est souvent compté entre la recherche de candidats, la conduite d’entretiens et la sélection du candidat idéal. Après plusieurs semaines, les contrats doivent être signés, mais l’attente continue.

« Grâce à Yousign, ce délai peut être considérablement réduit. Toutefois le déploiement ne se fait pas d’un claquement de doigts. Pour monter ce projet, j’ai dû me concerter avec ma Direction ainsi que les RRH et HRBP. Elles connaissent parfaitement les points faibles des processus de recrutement, elles étaient donc en mesure de me soutenir dans ce projet de dématérialisation Edusign. Par la suite, j’ai contacté la DSI pour pouvoir rechercher notre fournisseur, et enfin, j’ai suivi une formation pour accompagner au mieux les collaborateurs dans le processus de changement », conclut le responsable de la Bpifrance.

Nicky KABEYA