Follow-up : investissez sur l’après-séminaire !

Les commerciaux connaissent cette pratique sur le bout de doigts : la stratégie du follow-up consiste à recontacter un prospect après avoir eu un premier échange avec lui. Dans le secteur de l’événementiel, l’idée de base est la même : après votre séminaire, il est indispensable de recueillir les avis de vos invités et de vos collaborateurs. Une étape qui vous permettra de faire le bilan et de tirer les leçons de vos petits ratés et de vos belles réussites.

Comment procéder ? Le follow-up s’articule en général autour de trois points essentiels : le résumé de l’évènement, le questionnaire de satisfaction et le courrier électronique de remerciements.

Étape 1 du Follow-up : Parlez de votre séminaire

Pour commencer, faites un résumé détaillé de votre événement. Associez-y des photos engageantes et percutantes, des phrases clés retenues lors des conférences, des moments forts des ateliers, des vidéos… Donnez envie, même après coup ! Partagez-le autant que possible sur les réseaux sociaux, par courrier électronique, sur votre site internet… Vous marquerez ainsi les esprits, même de ceux qui n’étaient pas présents, car vos invités ne manqueront pas de partager votre post ou votre mail, pour montrer le fabuleux séminaire auquel ils viennent de participer. Pour tourner votre résumé à votre avantage, sachez donc mettre en avant ceux qui y ont participé. Ce résumé pourra d’ailleurs vous servir à l’avenir pour présenter ce que vous avez déjà réalisé ou pour promouvoir l’image de votre entreprise. Prenez-donc le temps de bien le travailler.

Étape 2 du Follow-up : Quid de la satisfaction ?

Après le résumé, envoyez dans les 48 h un questionnaire de satisfaction dématérialisé, en quelques clics. Les outils qui permettent de réaliser ces questionnaires sont nombreux : Google Forms, Eval&Go, Typeform, Drag’n Survey… Ils proposent également des fonctionnalités d’analyse et d’interprétation des réponses.

Connaître les impressions de vos participants sera une véritable mine d’or pour réorienter vos futurs séminaires. Il s’agit donc d’être précis au moment d’élaborer vos questions. Qu’avez-vous pensé de l’accueil ? Quelle animation avez-vous le plus appréciée ? Quelle conférence vous a semblé moins pertinente que les autres ? Les thèmes que vous aborderez doivent être ceux qui comptent vraiment pour vous, car les données collectées vous permettront de mieux connaître vos collaborateurs ou invités, ainsi que leurs besoins. De quoi garantir leur satisfaction lors de votre prochain événement.

Le plus simple sera d’associer des questions quantitatives et qualitatives sur le degré de satisfaction, sur les connaissances acquises, sur le choix de la date… Et n’oubliez pas de demander à vos interlocuteurs leur sexe et leur profession afin de dresser un profil type suivant certains critères communs. Pour finir, n’hésitez pas à demander à vos participants les sujets qu’ils aimeraient aborder lors de votre prochain événement.

Une fois les avis récoltés et analysés, diffusez-les ! Les avis favorables sur votre société sont au cœur de votre e-réputation.

Étape 3 du Follow-up : Pensez à dire merci

Pour compléter votre stratégie follow-up, n’oubliez pas de remercier vos participants ! C’est un bon moyen de vous rappeler, une nouvelle fois, à leur bon souvenir et d’indiquer que vous avez eu plaisir à partager ces moments avec eux. Autant que faire se peut, essayez de personnaliser les remerciements afin de donner à chaque participant le sentiment qu’il a apporté une réelle valeur ajoutée à votre séminaire. Et n’oubliez pas, bien sûr, de citer les équipes avec lesquelles vous avez monté votre séminaire, vos prestataires ainsi que vos sponsors.

Si votre séminaire a été une belle réussite, investir suffisamment de temps dans son « après » permettra de le rendre encore plus mémorable. Follow-up, follow-up !

Elisabeth DUVERNEY-PRET