Excel : le couteau suisse peut-il vraiment tout faire ?

Pour le tableau de suivi des congés et des absences. Excel !
Pour la gestion des notes de frais. Excel !
Pour un planning des horaires de la semaine. Excel !
Pour les devis et les factures. Excel vous dis-je !

Quel que soit le besoin, vous pouvez être sûr qu’il est possible de trouver et de mettre en œuvre un modèle de feuille de calcul qui fera l’affaire. Vous en doutez ? Laissez-nous vous guider dans la caverne d’Alibaba que constitue Internet. En premier lieu, allons directement faire un tour chez Microsoft Office. Les modèles, tous logiciels de la marque confondus, y sont rangés par catégorie. Pour le tableur, on notera un bel exemple de diagramme de Gantt pour la gestion de projets, des exemples de devis/factures ou un formulaire de déclaration de notes de frais et de kilométrage.

Si les besoins sont plus complexes, comme le suivi de commande des fournisseurs ou mettre en place une grille d’évaluation de compétences professionnelles… il convient de se tourner vers des sites dédiés tel que Cours Gratuit. Quelques 200 modèles devraient vous donner satisfaction ou vous mener sur la construction de votre propre modèle.

Sachez qu’en entreprise, le service des ressources humaines est le plus consommateur de feuilles de calcul Excel. Pour s’en convaincre, un tour sur une mine de modèles RH .

Excel, la panacée ?

Si Excel est l’ami des RH, il est aussi l’outil le plus consommateur de temps et générateur de données redondantes dans l’entreprise. Besoin d’une petite base de données de contacts ? Et voici qu’un « CRM » s’appuyant sur les feuilles du tableur voit le jour. Certes, l’idée est séduisante et pratique. Toutefois, tels des petits cailloux, les « CRM » s’accumulent rapidement sur un même ordinateur et se disséminent de poste en poste, dans des versions rarement synchronisées ou mises à jour.

La solution temporaire et efficace est devenue une source de problèmes : cohérences des données stockées, sécurité et confidentialité. La base de contacts n’est pas le pire des exemples : d’aucuns conserveraient l’ensemble des identifiants/mots de passe dans une feuille de calcul…

A l’heure de la dématérialisation des documents avec des applications dédiées, interconnectées et capables d’être hébergées et dupliquées hors de l’enceinte de l’entreprise, s’amuser avec le tableur Excel ne peut être qu’une solution temporaire et personnelle.

Faut-il bannir Excel ?

Non, bien évidemment. Excel est un couteau suisse qui permet de tout faire, en quelques minutes, pour peu que l’on sache l’utiliser. Toutefois, les feuilles de calcul ne doivent pas s’inscrire dans une stratégie d’entreprise. Et cela, même lorsque l’on démarre une activité. Tous les documents issus d’un tableur ont la mauvaise habitude de s’inscrire dans « un provisoire qui dure dans le temps ».

Pour les documents essentiels de l’entreprise, il est donc préférable d’opter directement pour des plateformes dédiées : CRM partagés, solutions de de devis/factures et de ressources humaines en liaison avec le cabinet comptable.

Enfin, sachez que plus la bascule sera tardive, plus les centaines de fichiers Excel seront problématiques à intégrer.

Augustin GARCIA