Votre métier n’est pas d’être une agence de voyages

Quand la bonne volonté ne suffit plus

Combien de fois avez-vous entendu : « Tu peux réserver mon train pour demain ? » ou « La note de frais, tu sais pourquoi c’est refusé ? » ?
Souvent, vous n’êtes pas dans le refus, mais dans l’application de règles que d’autres ont fixées, internes, fiscales, budgétaires… Le malentendu vient de là : sans politique voyage claire et partagée, chacun fait « comme il peut » et les tensions s’installent.

Redonner du cadre, redonner du sens

Des règles claires et visibles.
Une politique voyage courte, concrète et diffusée à tous, c’est la base ! Elle limite les débats sur « train ou avion », « classe éco ou business », « plafond hôtel », etc. Ce document reflète aussi la culture de l’entreprise : confort, sobriété, sécurité, efficacité. Avec un cadre clair, vous gagnez du temps et de la légitimité.

Des rôles bien définis.
Votre rôle, c’est d’aiguiller, de coordonner, de sécuriser. Pas d’être une agence interne ouverte 24/7. Selon l’organisation, vous pouvez gérer les voyages groupés, les invités ou les urgences, mais la prise en charge systématique traduit souvent un manque d’organisation plus global. Clarifier votre périmètre, c’est aussi poser des limites saines.

Des outils adaptés à votre réalité.
Le bon outil n’est pas forcément le plus cher ou le plus complet : c’est celui qui colle à vos usages et à vos volumes. Mieux vaut un outil simple, bien paramétré et compris de tous qu’une « usine à gaz » inutilisable.

Notes de frais et facture électronique.
La bascule vers la facturation électronique arrive : OCR, archivage, traçabilité… autant d’éléments à anticiper. Un outil bien choisi peut non seulement alléger votre quotidien, mais aussi vous donner des indicateurs concrets (par projet, par équipe, par nature de dépense).

La fin de la double saisie.
En intégrant validation et conformité dès la réservation, vous évitez les allers-retours entre ordre de mission et note de frais. Un vrai soulagement pour les assistant(e)s !

Assistance et assurance : anticiper l’imprévu.
En cas d’incident à l’étranger, qui le collaborateur appelle-t-il ? Est-il couvert ? Ces questions paraissent secondaires… jusqu’au jour où elles ne le sont plus. Penser au risque, c’est professionnaliser encore davantage votre gestion du sujet.

Moins de tensions, plus d’efficacité

Quand les règles sont posées, tout devient plus fluide. Les refus passent mieux, car ils reposent sur un cadre partagé. Fini les discussions sans fin, les justificatifs manquants et les réclamations tardives : vous retrouvez du temps pour des missions à plus forte valeur ajoutée.

Et soyons honnêtes : la note de frais la plus rapide à traiter, c’est celle qu’on n’a pas à faire. Quand la dépense est payée directement par l’entreprise, la facture intégrée en comptabilité, tout le monde y gagne : moins d’avances, moins d’erreurs, moins de paperasse.

Reprenez les commandes de vos déplacements

Une politique voyages claire, des outils cohérents et un accompagnement ponctuel ou régulier vous permettront d’aborder le sujet sereinement. Diagnostic, mise en œuvre, suivi : externaliser une partie de la gestion peut parfois soulager votre charge sans perdre la main sur l’organisation.

Car soyons clairs : bien structuré, le « Travel & Expenses » peut transformer votre rôle. Moins pompier, plus pilote. C’est aussi ça, la montée en puissance du métier d’assistant(e).

Doryan RIFFAUD