Les bonnes résolutions up to date pour cette année

A nouvelle année, forcément nouvelles décisions ! Voici venu le temps des bonnes résolutions, au bureau aussi. La sélection de la rédaction pour bien démarrer 2023.

Je m’organise autrement (et autrement mieux cette fois !)

Le travail d’assistant(e) de direction, de service ou métier, celui d’office manager, nécessite de jongler avec de multiples tâches et une quantité grandissante d’informations. Manquer d’organisation et être désordonné peut avoir un impact négatif : être débordé et prendre du retard.

C’est pourquoi il est important d’être bien organisé pour être efficace à la fois dans son quotidien, mais aussi pour aider son supérieur hiérarchique. Surtout avec la montée en puissance du travail hybride ou même pour les assistantes indépendantes en full remote vis-à-vis de leurs clients. Il faut adopter les outils d’organisation digitaux.

Pour mon agenda, c’est Google Agenda, ou Any.do. Ou bien l’outil d’Outlook et d’Office.
Pour organiser mon travail et gérer mes tâches, c’est par exemple l’outil de gestion collaborative Asana ou Trello.
Je prends des notes avec Evernote.
Je stocke et je partage avec Google Drive ou Dropbox.
Je me mets à Doodle ou Calendly pour gérer les rendez-vous et les réunions.

Je communique à fond

Savoir communiquer est un élément crucial pour les assistant(e)s. Ils ou elles doivent être capable de rédiger et de s’exprimer de façon professionnelle avec les partenaires commerciaux, les cadres ou encore les clients. Cela passe notamment par une bonne connaissance grammaticale pour écrire, corriger et envoyer des lettres. Le ton est également important dans les échanges. Les assistant(e)s doivent savoir quel ton adopter selon l’interlocuteur qu’ils ont en face.

Je dois échanger avec plus de fluidité et d’efficacité. Ici aussi, il y a de nombreux outils :

Je propose à mon N+1 une messagerie collaborative qui met fin aux cloisonnements dans les services : comme Slack.
Pour les réunions à distance ou même en interne, je dois maîtriser Zoom, Microsoft Teams ou Google Meet.

Je joue la carte des soft skills (c’est à la mode)

Je m’attache à être polyvalent(e).
D’un jour à un autre, les tâches et les responsabilités varient selon les besoins du patron. C’est pourquoi il faut savoir s’adapter en permanence et gérer des changements constants. Cela passe notamment par la formation aux nouveaux outils informatiques.
Je développe ma curiosité.
Cette caractéristique rejoint le point précédent. Chercher à se former sur les nouveaux outils, connaître l’actualité sur le métier qui évolue considérablement est très important pour rester au top niveau et gagner en compétences.
Je lis un livre pro par semaine.
– Sur le marketing digital
– Sur le développement personnel
– A propos des RH
– Je dévore la collection « Pour les nuls »
J’améliore ma flexibilité.
Le travail d’assistant(e) demande des extras. Il faut donc être capable de faire des heures supplémentaires et parfois ramener son travail à la maison selon les besoins de l’entreprise.
Je suis à l’écoute.
Au contact du patron ou encore des clients, l’assistant(e) doit être capable d’être à l’écoute. Cela passe par une bonne compréhension des informations et des attentes des interlocuteurs. Il ne faut donc pas hésiter à poser des questions.
Et je fais au maximum preuve de discrétion.
Les assistant(e)s ont accès à des données privées à travers les fichiers envoyés par le patron. Ce dernier doit pouvoir faire confiance à son employé qui traite ces informations confidentielles. Car les divulguer peut énormément coûter à l’entreprise.

ET AUSSI…

J’apprends à utiliser un CRM.
Un logiciel de Customer Relationship Management (CRM) ou Gestion de Relation Client (GRC) est un outil très utile pour optimiser la gestion de base de données. Il permet de faire un suivi du parcours client de bout en bout. De la première prise de contact à la fidélisation.
Je me mets au SEO.
Le Search Engine Optimization (SEO) ou Optimisation pour les moteurs de recherche est l’ensemble des techniques qui permet d’améliorer le référencement d’un site web dans les pages de résultats des moteurs de recherche.
Je me forme à la social vidéo.
Cela consiste à créer du contenu vidéo de courte durée pour le partager sur les réseaux sociaux et donc susciter de l’engagement. Elle permet aux internautes d’en apprendre plus sur votre entreprise.

Les 5 tips en social vidéo à connaître

Soyez (très) bref : ne dépassez pas deux minutes pour une vidéo de présentation de votre entreprise sur YouTube, 30 secondes sur Twitter et même quelques secondes sur Vine et Instagram.
Restez (plutôt) simple : si la vidéo est exclusivement dédiée aux réseaux sociaux, privilégiez les montages simples.
Faites (vraiment) rêver : imaginez votre vidéo comme un petit court-métrage, racontez une histoire.
Impliquez (à fond) vos clients : partagez l’expérience de vos clients avec vos prospects.
Pensez (de suite) au référencement : sur YouTube, faites un référencement pertinent pour monter dans les résultats de recherche.

Pour en savoir plus :
Lire notre article « Comment passer à la social vidéo ».

Enfin, je me mets au covoiturage avec mes collègues
Se rendre au travail avec un collègue, par exemple, permet de réduire sa consommation d’essence ce qui est une véritable économie à l’heure où les prix flambent. Cela permet aussi de moins polluer. Les applis ne manquent pas, et je peux m’organiser en interne avec mes collègues :
– Klaxit
– Citygo
– Karos
– La Roue Verte