Comment dire non de manière diplomatique

Dire non peut se révéler un défi, surtout si vous voulez éviter de blesser ou de décevoir l’autre personne. Voici quelques astuces pour refuser avec diplomatie, à l’oral comme à l’écrit. La méthode REA et ses trois étapes clés vous aideront à dire non de manière ferme et respectueuse.

Dire « non » ou refuser une offre peut être délicat, car cela implique de faire valoir votre opinion tout en convainquant l’autre personne de la justesse de votre décision. Pour rejeter une proposition avec tact, il est important de se mettre à la place de votre interlocuteur et de respecter les efforts qu’ils ont consacrés à comprendre vos attentes. Écrivez une lettre ou un courriel dans lesquels vous reconnaissez la qualité de leur offre, les rassurez et expliquez les raisons de votre refus.

Si vous devez signaler un désaccord sans blesser, il est essentiel de ne pas rédiger une lettre de refus sous le coup de la colère. Pour résoudre le différend, présentez les faits de manière claire et éventuellement, des suggestions de solution qui pourraient répondre aux attentes de votre interlocuteur.

Mettez les formes

Pour refuser de manière respectueuse et professionnelle, il est important de bien formuler votre message. Voici quelques astuces pour vous aider.
Utilisez des tournures positives. Si vous devez faire une critique, faites-le de manière nuancée en utilisant des expressions telles que « sauf erreur de notre part… ».
Optez pour des formulations impersonnelles telles que « il semble que », « il est possible de » ou « il est probable que ».
Maintenez un ton modéré. Si le refus peut être négocié, indiquez-le en utilisant une expression telle que « toutefois, nous pourrions envisager de… ».
Enfin employez une formule de politesse adaptée à l’échelon de la personne à qui vous vous adressez.

L’art de dire non : la méthode REA

Refuser une offre peut être un défi, surtout lorsqu’il s’agit d’une situation professionnelle ou commerciale. Cependant, en utilisant la méthode REA, vous pouvez dire non de manière diplomatique, respectueuse et efficace. REA se compose de trois étapes clés : Raison de refus, Expression de regret et Avenir.

R comme Raison de refus
Dans cette première étape, vous devez expliquer clairement pourquoi vous refusez. Il est important d’être honnête et direct, sans être blessant ou offensant. Commencez par exposer les faits de manière précise et concise, en veillant à ne pas accuser ou critiquer l’autre personne. Si vous devez faire une réponse écrite, démarrez en formulant oralement votre argumentaire avant de le coucher par écrit. Prenons, par exemple, un refus à une offre commerciale. Débutez en mettant votre entreprise en valeur, en montrant comment elle a pris en compte l’offre et les critères qui ont influencé votre décision. « Nous avons étudié votre offre avec attention, mais le budget alloué à ce projet ne dépasse pas une telle somme… »

E comme Expression de regret
La seconde étape consiste à exprimer votre regret de ne pas pouvoir accepter. Cela montre que vous respectez les efforts de l’autre personne et que vous reconnaissez la qualité de son offre. Parlez des aspects positifs de l’offre et expliquez pourquoi ils vous ont plu, même si vous ne pouvez pas l’accepter. Cela aidera à minimiser la déception et à maintenir une bonne relation avec l’autre personne.

Par exemple, attardez-vous sur la qualité de l’offre présentée par votre interlocuteur, mais restez crédible. Pour cela, inspirez-vous des documents reçus. « Nous avons beaucoup apprécié tel élément de votre offre. Malheureusement, vos tarifs sont supérieurs de 15 % à ceux du marché actuel ».

A comme Avenir
Enfin, la troisième étape consiste à laisser la porte ouverte à un avenir commun. Cela peut inclure une invitation à reprendre contact à l’avenir, une proposition de collaboration future ou une suggestion pour une solution alternative. Cela montre que vous n’êtes pas fermé à la possibilité d’une collaboration future et que vous voulez maintenir une bonne relation avec l’autre personne. Voici quelques phrases pour qui aident à garder la porte ouverte : « Toutefois, nous nous permettrons de vous contacter prochainement pour… », « Cependant, n’hésitez pas à revenir vers nous… ».

Il est important de suivre ces étapes dans l’ordre pour refuser une offre de manière diplomatique. Commencer par la Raison de refus peut sembler un peu abrupt, mais cela montre que vous êtes direct et honnête. L’Expression de regret montre que vous respectez l’autre personne et que vous reconnaissez la qualité de son offre. Enfin, l’Avenir laisse la porte ouverte à une collaboration future et maintient une bonne relation avec l’autre personne.

Proposez des alternatives

Ce stratagème avisé pour décliner une proposition de manière polie est très souvent mis en œuvre dans le milieu professionnel ou commercial. Cette tactique démontre votre volonté de collaborer et votre désir de trouver une solution qui conviendra à toutes les parties impliquées.

Si un collègue vous demande de participer à une réunion alors que vous avez déjà d’autres engagements. Au lieu de répondre un « non » sec, vous pouvez suggérer une alternative en lui indiquant un autre moment où vous serez disponible. Par exemple, « Je suis désolé, je ne peux pas participer à la réunion. Cependant, je serai disponible demain à la même heure, est-ce que cela conviendra ? »