Gérer son temps : la compétence qui vous rend incontournable

Un mal bien connu, mais rarement mesuré

Le problème n’est pas que vous manquez de temps. C’est qu’il fuit par toutes les fissures : réunions sans objet, interruptions constantes, outils mal synchronisés, demandes floues à la dernière minute. Une étude relayée par Deskeo montre que 90 % des salariés considèrent que les réunions sont une perte de temps. Et selon une enquête de Nexthink, les dysfonctionnements informatiques font perdre jusqu’à deux semaines de travail par an.

Dans 64 % des PME françaises, aucune évaluation concrète du temps passé n’est faite (source : France Num). Autrement dit : on vous demande d’être efficace, sans même prendre la peine de définir ce que cela veut dire.

Les assistant(e)s, dernier rempart contre l’improvisation généralisée

Vous êtes aux avant-postes : vous structurez les agendas, faites le lien entre les équipes, filtrez les urgences, sécurisez les plannings. Vous avez une vue d’ensemble que peu de gens dans l’organisation possèdent. Et pourtant, on attend souvent de vous que vous absorbiez les chaos des autres… sans broncher.

Il est temps de retourner la logique : votre gestion du temps n’est pas un luxe personnel, c’est une fonction stratégique. Ce que vous organisez, vous le stabilisez. Ce que vous cadrez, vous le rendez fluide. À condition de le faire consciemment, avec méthode, et surtout : sans culpabilité.

Avant les outils, il faut un diagnostic

Tout commence par une évidence : vous ne pouvez pas améliorer ce que vous ne mesurez pas. Pendant une semaine, prenez un carnet ou une feuille Microsoft Excel et notez tout ce que vous faites, heure par heure. Sans tricher.

Vous verrez apparaître des patterns : les gouffres de temps invisibles, les créneaux où votre concentration est maximale, les moments où vous êtes constamment interrompu(e). Ce « scan » est la base de tout changement. Pas pour faire joli. Pour décider.

Quand vous gagnez du temps, votre équipe aussi

C’est le levier oublié : en structurant votre temps, vous devenez un multiplicateur d’efficacité pour les autres. Vos managers ? Vous pouvez leur éviter des dizaines de sollicitations mal cadrées, des réunions inutiles, des dispersions de dernière minute. Votre équipe ? Vous lui offrez une organisation lisible, des plannings cohérents, une respiration.

Et ça change tout : moins de stress, plus de confiance, de fluidité… et même parfois, de plaisir au travail. Car un temps maîtrisé, c’est un espace mental libéré.

Henry CHAHINE

Exercice simple : Le journal de bord du temps

Pendant 5 jours, divisez chaque journée en tranches de 30 minutes. Notez l’activité réelle dans chaque créneau. En fin de semaine, surlignez :

Ce qui était vraiment prioritaire
Ce qui aurait pu être évité, automatisé ou délégué
Vos pics d’énergie naturelle

En moins d’une heure cumulée, vous aurez une carte claire de vos forces… et de vos fuites.

Trois leviers à activer sans délai

Le filtre des priorités.
Utilisez une version simplifiée de la matrice d’Eisenhower :
→ Important et urgent : je le traite.
→ Important, mais non urgent : je planifie.
→ Non important, mais urgent : je délègue ou je challenge la demande.
→ Ni important ni urgent : je le laisse tomber.
Ne pas trier, c’est accepter que tout soit traité à la même vitesse… donc mal.
L’agenda comme outil de défense.
Ne le remplissez pas au maximum. Au contraire. Laissez des créneaux vides pour les imprévus (ils arriveront). Réservez aussi des moments de concentration non négociables. Et regroupez ce qui peut l’être (réunions, tâches répétitives, mails…).
La négociation des demandes.
Vous avez le droit et même le devoir de dire non. Ou de dire : « pas maintenant ». Refuser une tâche floue, demander un brief clair, proposer un autre délai : ce sont des gestes de professionnalisme, pas d’insubordination. Le chaos commence quand tout devient urgent par défaut.