Comment organiser un déjeuner de travail ?

Pour quelle raison fait-on ce repas ? C’est la première question à laquelle il faut répondre lorsque l’on organise un déjeuner de travail. Est-ce pour récompenser la performance des collaborateurs ? Est-ce pour un afterwork ou un rendez-vous hebdomadaire ? Est-ce un pot de départ ou l’accueil d’un nouveau collaborateur ? Une fois que la raison est identifiée, il faut trouver une date, une heure et en informer les salariés afin de connaître le nombre de participants disponibles.

Lorsqu’il s’agit d’un repas pour des clients ou des prospects, il faut envoyer un courriel d’invitation quelques semaines à l’avance afin de leur accorder suffisamment de temps pour y répondre et s’organiser.

Par la suite, il est nécessaire d’établir un budget. « Parfois, on m’impose un budget et je dois gérer l’organisation en tenant compte du nombre de participants. Sinon, je contacte différents prestataires pour obtenir leurs devis », explique Séverine Dessart, Event Manager chez Lucca. Ce budget doit inclure le lieu : est-ce que le repas se tiendra dans un espace adapté de l’entreprise ou à l’extérieur ?

Si l’on opte pour la deuxième option, « il est important que le lieu soit agréable, accessible en transports et pratique pour le traiteur », ajoute l’intéressée. L’espace choisi doit être équipé d’une kitchenette, d’un four et de quoi réchauffer les plats. Si ce n’est pas le cas, il ne sera pas possible de servir des produits chauds, ce qui peut impacter la qualité du travail et le menu du repas.

Note juridique

La participation à un repas est-elle obligatoire ? D’un point de vue juridique, les salariés ont le droit de refuser de participer à un repas tant que celui-ci n’a pas lieu pendant les heures de travail. Si tel est le cas, ils doivent poursuivre leur travail comme d’habitude.

Le choix du repas

Le mieux est de parvenir à inclure tous les régimes alimentaires des participants. « Lorsque je sélectionne les prestataires, je fais attention à ce que les plats soient halal, sans porc, végan et végétarien », précise Séverine Dessart. Certes, il peut être difficile de proposer des mets sans gluten, par exemple, mais ce qui importe est que tout le monde trouve son compte et soit à l’aise.

Concernant les boissons, « nous restons sur des valeurs sûres, c’est-à-dire, l’eau plate et l’eau gazeuse, du jus de pommes ou du jus d’orange. Il arrive que certains prestataires proposent leur propre jus pour diversifier », poursuit l’Event Manager. Pour les boissons alcoolisées, on reste sur du vin blanc, du vin rouge et du rosé. Lors d’occasion spéciale, le champagne peut être servi.

Rappel sur les boissons alcoolisées

D’après l’article R4228-20 du Code du travail, seuls le vin, la bière, le cidre et le poiré sont autorisés au travail. Les alcools forts sont à proscrire en entreprise, quel que soit l’événement. À noter que tous personnels en état d’ébriété ayant causé un trouble peuvent être sanctionnés et même licenciés.

Quid du petit déjeuner, de l’apéro ou du pot de départ ?

Généralement, ils se déroulent en interne, ce qui supprime la nécessité de réserver un espace à l’extérieur. Il faut donc choisir, au sein de l’entreprise, un local pouvant accueillir une petite réception telle qu’un apéro ou un pot de départ. À l’inverse d’un repas, le prestataire n’a pas besoin d’être sur place. « Il y aura un livreur qui va venir déposer les plats sur la table et s’en aller. Les participants n’auront plus qu’à se servir directement », conclut-elle.

Pour le petit déjeuner, là encore, il faut faire appel à des professionnels. Il faut veiller à varier les plaisirs (tout en privilégiant des produits sains), car tous n’ont pas les mêmes goûts. Si vous préparez un petit déjeuner pour des clients et si vous en avez la possibilité, il est apprécié de personnaliser les produits en fonction de leurs goûts. S’il s’agit d’un apéro, préparer des goodies est une petite attention non négligeable à mettre en place.

Nicky KABEYA