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Comment optimiser le budget de votre prochain séminaire ?
Les séminaires, bien qu’essentiels au bon fonctionnement d’une entreprise, peuvent rapidement devenir onéreux s’ils font face à une mauvaise gestion.
D’après une étude menée par l’office de tourisme « Paris Je t’aime », près de 400 000 séminaires sont organisés chaque année à travers le pays, ce qui estime le marché français à plus de 9 milliards d’euros. Bien que celui-ci soit florissant, il reste tout à fait concevable de faire des économies sur vos prochains événements grâce à quelques astuces rondement menées et étudiées par la rédaction d’Assistant(e) Plus.
Avoir une planification parfaite
Votre plus fidèle allié dans le monde du travail est et restera l’organisation, y compris dans la planification des séminaires. En réservant les activités, les hébergements et les services à l’avance, vous aurez la possibilité de comparer les devis afin de choisir l’offre qui vous conviendra le mieux. D’un autre part, certaines entreprises de séminaires prévoient des tarifs préférentiels pour toute réservation anticipée. Ainsi une organisation d’au moins six mois à l’avance est vivement recommandée.
Considérer son lieu comme un partenaire
Selon Delphine Porcher cofondatrice de Séminaire Collection « L’optimisation du budget va être conséquente lorsque l’on va venir travailler avec le lieu en tant que partenaire. Ainsi, les organisateurs vont être là pour ajuster le budget en fonction des besoins du client. »
En considérant votre lieu comme un partenaire, vous pouvez donc garder en tête qu’il est toujours envisageable de négocier sur les services proposés. Selon le volume des services commandés, le prix peut s’avérer être dégressif. Le mieux reste ainsi de discuter avec les personnes concernées afin de trouver un commun accord.
Surveiller la restauration
La France étant un pays amoureux de la nourriture, il demeure évident que ses habitants feront de même. Ainsi la restauration peut rapidement devenir le coût le plus onéreux de votre séminaire. Pour remédier à cela, vous pouvez opter pour des buffets variés aux aliments de saison. Delphine Porcher, conseille d’opter pour « des pauses culinaires plus simples, mais tout aussi bonnes […] Avec du fait maison et des plateaux de fruits de saison pour les pauses. »
Allier la gestion à la technologie
Un des avantages principaux de l’ère du numérique est de vous faciliter la tâche. Ainsi, n’hésitez pas à opter pour des sites de gestion afin d’enregistrer plus rapidement et économiquement les inscriptions, les paiements, ou encore les besoins spécifiques des participants. Cela vous sera d’une grande aide pour l’organisation et la logistique.
Prêter attention à l’après
Ce n’est un mystère pour personne, on apprend en s’exerçant. Alors Assistant(e) Plus vous conseille vivement de réaliser un suivi minutieux après chaque séminaire. De la sorte, vous pourrez observer et analyser les écarts et les coûts afin de mieux administrer les budgets futurs.
Laura FALCES
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