Comment gérer une période de rush au travail ?

Gérer une période de rush au travail exige anticipation et organisation, deux clés essentielles pour naviguer efficacement à travers les tempêtes d’activité sans s’épuiser. Comment s’y prendre pour transformer ces défis en opportunités de succès ?

Périodes de clôture, pics d’activité saisonnière, préparation des entretiens annuels… Au cours de l’année, toutes les entreprises et donc leurs collaborateurs (managers ou non) sont confrontés à des périodes de forte activité. La clé de la réussite pour traverser ces périodes sans s’épuiser et efficacement est l’anticipation et l’organisation.

Anticipation et planification : les premiers pas vers le succès

Avec l’expérience et le recul, il est déjà important de pouvoir identifier quels seront les moments forts de l’entreprise pendant l’année. En fonction du secteur d’activité et du fonctionnement interne à l’entreprise, les pics ne seront pas les mêmes. Par exemple, pour une entreprise commercialisant des systèmes de ventilation, le service Administration des Ventes et tout le groupe connaîtront un énorme pic à l’approche de la saison estivale.

Ces pics peuvent être également de nature plus régulière. Par exemple, si l’entreprise au sein du service comptable clôture à chaque fin de mois. Pour le service RH/Paie, la préparation des paies demande chaque mois une mobilisation intense.

Il est essentiel de se préparer en amont en établissant un plan d’action. Demander pour ce faire l’organisation d’une réunion d’équipe, afin que les tâches puissent être bien réparties et que chacun identifie son rôle. Établissez tous ensemble un rétroplanning qui donnera un maximum de visibilité sur les objectifs à atteindre et les échéances à tenir. Chacun doit aussi pouvoir établir de façon claire sa liste de tâches à effectuer et déterminer combien chaque tâche demande d’heures de travail pour bien articuler sa journée.

Il est conseillé de prévoir des estimations larges, de cette manière si le temps nécessaire est moins conséquent qu’initialement prévu, il vous sera possible de passer à la suite. Si l’estimation est trop serrée, ceci risque de vous mettre en retard et causer du stress supplémentaire néfaste à la réalisation du projet.

Maintenir l’équilibre : pauses et communication

N’hésitez pas à faire des pauses régulières, d’une part pour vous oxygéner, de l’autre, car elles vous permettront de prendre du recul ! Lors de cette période de rush, le mauvais réflexe est de foncer « tête baissée » afin d’abattre le maximum de travail. Il faut savoir se défaire de cette mauvaise habitude, car cela génère une impression de tunnel sans fin dans lequel vous vous épuisez et vous en perdez en efficacité. Prendre une pause, analyser le travail réalisé, le contrôler, pouvoir s’en féliciter pour s’encourager et si nécessaire recalibrer n’est pas une perte de temps, mais au contraire vous permettra de rectifier les erreurs.

Afin d’éviter des tensions dans l’équipe causée par du stress ou de l’incompréhension, prenez également du temps pour échanger avec vos collègues et remonter régulièrement les avancées et/ou difficultés rencontrées à votre responsable.

Une fois la période intense passée, il conviendra de pouvoir analyser les résultats et d’en tirer des conclusions, qui pourront être utiles lors d’une prochaine phase de rush. Faites un bilan en équipe en soulignant les bonnes pratiques à réutiliser et les points à retravailler.

Enfin, profitez également de l’accalmie pour recharger vos batteries. Accordez-vous du temps, posez une journée, offrez-vous une activité ou un cadeau qui vous fera plaisir. Il est également de bon ton de pouvoir célébrer la fin d’un gros projet en équipe afin de resserrer les liens, passer du temps informel sans stress autour d’un déjeuner ou un pot d’équipe.

Solène CHAVROT
Directrice Robert Half