Dites STOP aux activités chronophages !

Il y a des jours où les aiguilles semblent filer à toute allure ! Le téléphone ne cesse de sonner, les dossiers n’avancent pas, les réunions se prolongent… Et à la fin de la journée, difficile de se défaire d’une désagréable sensation d’inefficacité, voire de culpabilité… ! Pourtant, des solutions simples existent pour bien gérer son temps, quelles que soient les situations, les embuches et les contraintes. On vous explique comment déjouer les activités chronophages, aller à l’essentiel et maîtriser ce temps qui glisse entre les doigts.

Tout le monde le sait, bien gérer son temps nécessite avant tout une bonne organisation. Mais c’est souvent plus facile à dire qu’à faire. Vous les connaissez tou.tes ces fameux dossiers que l’on remet à plus tard faute d’envie ou d’énergie suffisante pour s’y attaquer rapidement. Ne culpabilisez pas ! C’est ce que l’on appelle la procrastination et tout le monde s’y adonne de temps en temps. On croit souvent qu’en laissant murir le dossier dans un coin de l’esprit, il sera plus simple d’en venir à bout le lendemain. Erreur ! L’une des solutions pour éviter de perdre du temps, consiste à vous lancer dès que vous en avez l’opportunité. Pourquoi ? Parce que le plus dur, c’est de s’y mettre. Une fois lancé. e, il est peu probable que vous vous arrêtiez et vous mènerez à bien votre mission avec la satisfaction d’avoir relevé un défi qui vous semblait insurmontable. Vous voilà alors reboosté et enclin à travailler encore plus efficacement.

Apprenez à vous déconnecter

Pour autant, afin de ne pas être freiné dans votre élan, il faut savoir dire non à certaines sollicitations. Le portable qui annonce l’arrivée d’un nouveau message ou la boîte mail qui s’agite à tout va sont autant de pièges qui vont vous ralentir dans votre tâche. Obligez-vous à vous concentrer sur votre travail durant des laps de temps que vous pouvez préétablir, ou libérez des moments dédiés à la lecture de ces mails… Comment vous en convaincre ? Sachez qu’il faut plus d’une minute pour retrouver la productivité perdue par une interruption et que la lecture d’un mail risque bien de vous pousser à réfléchir à ce que vous allez devoir faire juste après. De quoi vous ralentir considérablement dans la tâche que vous étiez en train d’accomplir jusqu’alors avec brio !

Osez dire « non »

Mais les interruptions ne sont pas toujours numériques et il est bien plus difficile de savoir dire « non » à un collègue. Difficile, oui, mais pas impossible. Il faut d’abord s’accorder le droit de dire « non » et réaliser que cela peut être considéré par vos collègues comme un gage de sérieux. Imaginez bien que dire « oui » à tout — travailler sur un dossier qui n’est pas le vôtre, préparer une réunion à la dernière minute, aller prendre un café dès qu’on vous y invite… — aura des conséquences néfastes sur votre travail. Alors que dire « non » tout en justifiant poliment votre réponse, vous permettra d’être considérée comme étant bien organisée. « Je dois boucler ce dossier, mais je t’aiderai avec plaisir dès que j’aurai terminé » passera parfaitement bien auprès des personnes intéressées. Et votre dossier avancera aussi vite que vous l’aviez escompté.

Accordez-vous une pause

Et oui… Comment gagner du temps, en s’arrêtant un peu. S’adonner à quelques respirations profondes, descendre et remonter les escaliers pour le plaisir de bouger, aller marcher quelques minutes… autant d’activités qui favoriseront ensuite une meilleure concentration. N’hésitez pas, après la réalisation d’une tâche à prendre ce temps pour vous. Un temps qui vous redonnera de l’énergie et vous permettra aussi de vous féliciter pour le travail déjà réalisé.

Faites le point

Pour bien gérer son temps, il est indispensable de faire un bilan de l’usage de votre temps. Consacrez-vous suffisamment de temps à ce qui est important ? Tenez-vous les délais impartis ? Avez-vous différé certaines tâches ? Cela vous permettra de comprendre à quels moments vous êtes plus efficace et sans aucun doute de réaliser qu’il faut limiter les objectifs quotidiens. Tout cela grâce à une meilleure planification et une connaissance plus approfondie du fonctionnement de votre cerveau. Une belle perspective, n’est-ce pas ?

Elisabeth DUVERNEY-PRET