TRIBUNE - Optimiser l’efficacité du binôme Manager-Assistant(e) de Direction à l’aide de KPI

La mise en place d’outils et de KPI concrets contribue grandement à optimiser l’efficacité du binôme Manager-Assistant(e) de direction. Une approche réfléchie, assortie d’une analyse régulière des données, favorise la prise de décisions éclairées et ajuste finement le temps de travail de votre manager.

En tant qu’assistant(e) de direction, il est souvent nécessaire de se mettre à la place de son manager pour mieux appréhender son mode de fonctionnement. De nombreuses interrogations surgissent alors : est-ce qu’il ou elle consacre suffisamment de temps au suivi du projet X ? Est-il possible de déléguer davantage de tâches ? Lui ai-je aménagé suffisamment de temps à son agenda pour tel ou tel sujet… ?

Christina Lechleider
Executive Assistant au sein de la direction générale de Telehouse France

Ces questions trouvent des réponses à travers la mise en place d’outils et de KPI (Key Performance Indicators) concrets pour l’assistant(e) de direction et son manager. L’objectif, via ses indicateurs, est d’accompagner son manager dans une approche réfléchie de sa gestion du temps et de ses actions.

Focalisons-nous sur cette démarche et sur une méthode en guise d’exemple.

Se mettre d’accord sur un outil commun

Centraliser les tâches au sein d’une plateforme commune constitue un premier pas. En effet, dans un cadre idéal, l’assistant(e) et le manager emploient quotidiennement un tel outil, répertoriant les tâches à traiter en commun ou à déléguer.

Parmi les méthodes existantes, le « Getting Things Done (GTD) » constitue un point de départ pertinent. Cette méthodologie de gestion du temps et de la productivité repose sur l’utilisation de listes pour accomplir les tâches.

Ces listes permettent de saisir les informations entrantes (courriels, demandes des collaborateurs via Microsoft Teams, requêtes téléphoniques de clients…) et de tracer leur traitement à travers un processus bien défini : capture de l’information, clarification, planification, action et analyse.

Idéalement, cette liste devrait être facilement partageable entre le manager et l’assistant(e), avec une synchronisation en temps réel. Des outils tels que « Microsoft To Do », intégrés au pack Office via Outlook, répondent parfaitement à ce besoin, tout comme d’autres plateformes telles que Trello ou des CRM intégrant une messagerie unifiée telle que Buzzee CRM.

Exporter des données d’efficacité et de productivité vers Microsoft Excel

Des listes de tâches pour suivre l’efficacité de son manager

Entendons par là, la mise en place des indicateurs visant à suivre sa capacité à traiter en temps et en heure les sujets que vous et lui avez qualifiés, en pensant à préciser l’échéance de traitement de chaque action.

Comment étudier ses listes de tâches ? Un copier-coller de vos tâches listées (sur Outlook par exemple) vers un tableur Excel peut se faire assez aisément. Une fois l’ensemble des lignes sélectionnées collées, vous avez la possibilité de retravailler sur Excel les données en fonction du thème de la tâche, son format, son délai de réalisation…

À vous ensuite les filtres, les formules de calcul et les graphiques en tous genres !

Un calendrier Outlook personnalisé pour suivre la productivité de son manager

La mise en place d’un calendrier organisé et personnalisé par catégories-couleurs offre une vision claire des rendez-vous et facilite la définition ultérieure de KPI de productivité.

Il est recommandé de spécifier sur chaque créneau réservé la catégorie-couleur en fonction de son objectif (par exemple : brainstormer, informer, décision à prendre) et de son format (réunion externe ou interne par exemple).

Par cette action, il s’agit notamment d’évaluer si le temps consacré aux réunions a été optimal en notant manuellement, dans un second temps, le nombre de réunions ou d’heures consacrées à chaque type de catégorie. Cette approche, bien que laborieuse, permet ensuite de dégager des tendances exploitables, sous réserve que chaque réunion notée à l’agenda soit bien préqualifiée en amont !

Trouver le bon outil et du temps

Une fois ces pratiques instaurées, l’automatisation du traitement des données et la mise en place de tableaux de bord réguliers deviennent envisageables. Il est même possible de fixer des objectifs quantifiés pour les mois à venir ou de dégager des tendances mensuelles ou trimestrielles… pouvant servir par exemple de base de discussion à votre entretien annuel par exemple.

Choisir le bon outil et prendre le temps nécessaire se révèlent des étapes incontournables. Si l’acquisition d’outils payants n’est pas envisagée, une maîtrise de base d’Excel s’avère indispensable ou le recours à ChatGPT d’OpenAI version gratuite sera d’une grande d’aide !

Des périodes calmes, comme les vacances scolaires, peuvent être privilégiées pour mettre à jour les indicateurs avec du recul.

Il est important de reconnaître que la perfection n’est pas atteignable dans ce domaine. Les aléas de dernière minute sont inévitables, même pour une assistante de direction impliquée. Prendre du recul régulièrement, en consacrant par exemple 15 minutes chaque début de mois pour répertorier les événements stratégiques de l’entreprise, permet d’éclairer l’analyse de données d’efficacité et de productivité d’une période donnée.

Vers une automatisation des données d’efficacité et de productivité

Pour une analyse plus approfondie de son tableau de bord, il est envisageable de croiser ces données avec les événements marquants sur la période concernée ou encore de faire appel à des outils d’IA tels que ChatGPT pour obtenir une première analyse de données. Si la version gratuite de l’agent rédactionnel ne permet pas de fournir des analyses sur des tableaux au format image, il peut tout à fait produire des analyses en collant les données brutes d’un tableur Excel !

Christina Lechleider
Executive Assistant au sein de la direction générale de Telehouse France

Des outils pour un meilleur KPI

Plusieurs solutions complètent et enrichissent l’arsenal technologique du binôme Manager-Assistant(e) de direction pour une efficacité optimisée.

Asana	Cet outil de gestion de projet permet de créer des tâches, des sous-tâches, d’assigner des responsabilités et de suivre l’avancement des projets en temps réel. Son interface utilisateur intuitive facilite la planification et la coordination des projets complexes.
Slack	Pour la communication interne, Slack offre une plateforme où équipes et individus peuvent échanger des messages instantanés, partager des fichiers et organiser des discussions par thème, ce qui réduit les courriels et centralise les communications.
Zoom Microsoft Teams	Essentiels pour les réunions virtuelles, ces outils permettent non seulement de réaliser des vidéoconférences, mais aussi de partager des écrans et de collaborer en temps réel, favorisant ainsi le travail à distance.
Google Drive Microsoft OneDrive	Pour le stockage et le partage de fichiers, ces services cloud assurent que tous les documents sont accessibles de n’importe où, facilitant la collaboration et la gestion de documents.
Trello	Basé sur la méthode Kanban, Trello aide à visualiser le flux de travail à travers des cartes et des tableaux, permettant une gestion de projet flexible et une vue d’ensemble claire des tâches et de leur statut.
Monday.com	Similaire à Asana, mais avec une personnalisation et des options d’automatisation plus poussées, Monday.com est idéal pour gérer des projets, suivre le progrès des tâches et visualiser les performances de l’équipe à travers des tableaux de bord.
Evernote OneNote	Pour la prise de notes et l’organisation des informations, ces applications offrent des fonctionnalités avancées telles que la recherche de texte dans les images, la synchronisation entre appareils et l’intégration avec d’autres outils.
Notion	Combinant prise de notes, gestion de tâches, base de données et wikis, Notion se présente comme un espace de travail tout-en-un pour la documentation, la planification de projet et la gestion de connaissances.