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Quand les assistantes deviennent stratèges de l’espace de travail
Repenser ses bureaux n’est jamais anodin. Derrière les mètres carrés, il y a des décisions lourdes : budget, organisation, image, culture. Et quand la direction décide d’ouvrir ce chantier, c’est souvent l’assistante de direction ou l’office manager qu’on appelle à la rescousse. Pas pour porter des cartons, mais pour piloter un projet où l’immobilier croise la stratégie d’entreprise.
Le réflexe reste pourtant le même : contacter un agent immobilier pour trouver des locaux. Mauvais départ. Avant la chasse aux annonces, il faut définir ce qu’on cherche vraiment… pas en surface, mais en sens.
Avant les m², la réflexion
La première phase, la plus souvent bâclée, consiste à qualifier les besoins. Chez Avison Young France, cabinet de conseil immobilier international, Stéphanie Manac’h-Tromeur, directrice Conseil immobilier aux entreprises, insiste :
« Lorsqu’un client nous confie son projet, nous allons bien au-delà de la recherche de locaux. Nous intégrons la stratégie globale de l’entreprise, c’est-à-dire organisation, performance, finances, et nous anticipons ses besoins de flexibilité. »
Cette approche replace l’immobilier au cœur de la stratégie. Et c’est là que l’assistante entre en jeu. Elle devient l’architecte interne de cette réflexion :
- Recenser les effectifs, les rythmes, les usages ;
- Identifier les contraintes (transports, accessibilité, image) ;
- Cadrer le budget global (loyer, charges, aménagements, déménagement) ;
- Rédiger un cahier des charges qui fasse sens pour l’entreprise, pas seulement pour le marché.
C’est souvent elle qui réunit autour de la table la direction, les RH, l’IT et les services généraux. Celle qui connaît les habitudes, les tensions, les attentes implicites. En clair : la mémoire organisationnelle du lieu.
Recherche et visites : l’œil du terrain
Une fois le besoin posé vient la phase de recherche. Les agents immobiliers entrent dans la danse, les visites s’enchaînent. Et c’est encore l’assistante qui fait le lien entre les plans et la réalité :
- Vérifier les espaces communs, la lumière, le bruit, les possibilités d’aménagement ;
- Anticiper les coûts cachés : travaux, mise aux normes, câblage, climatisation ;
- Confronter le discours du bailleur à la logistique quotidienne.
C’est un rôle peu visible, mais décisif : celui de la vigie. Celle qui repère les futurs irritants avant qu’ils ne deviennent des coûts.
« Notre conseil : réaliser une étude de faisabilité technique et architecturale pour les aménagements avant de s’engager dans un choix définitif. Les espaces loués doivent être en adéquation avec les besoins de l’entreprise et non l’inverse. Cette étude préalable permet d’éviter des surcoûts ou des impossibilités d’aménagements liées à la technique ou la performance de l’immeuble. »
Négocier, signer, anticiper
La signature du bail est la partie la plus politique du processus. L’assistante n’est pas juriste, mais elle sait poser les bonnes questions. Quelle durée ? Quelles clauses de sortie ? Quels travaux à la charge de qui ? Quelle flexibilité si l’entreprise grandit ou rétrécit ?
Avison Young met ici en avant son rôle d’accompagnement : « Nous aidons nos clients à optimiser les conditions financières et à négocier les départs anticipés quand cela s’impose », explique Stéphanie Manac’h-Tromeur. Derrière la formule, une réalité : il ne s’agit plus de « prendre des bureaux », mais d’acheter du temps, de la souplesse, de la cohérence.
Déménagement : un projet humain
Un changement d’adresse n’est pas seulement une opération logistique. C’est un choc symbolique. Les repères tombent, les habitudes aussi. Certaines équipes se réjouissent, d’autres râlent, quelques-unes se sentent oubliées.
Là encore, l’assistante ou l’office manager joue un rôle d’interface :
- Constituer une équipe projet de volontaires,
- Piloter la communication interne,
- Accompagner la transition psychologique,
- Transformer le déménagement en levier de cohésion.
« Un déménagement est une opportunité pour faire évoluer les modes de travail », rappelle Stéphanie Manac’h-Tromeur. « Nos experts en management du changement accompagnent les équipes pour favoriser l’adhésion et assurer une appropriation rapide des nouveaux espaces. »
4 questions à Stéphanie Manac’h-Tromeur,
directrice Conseil immobilier aux entreprises,
Avison Young France
Les entreprises repensent-elles vraiment leurs espaces ?
Oui, surtout depuis que le télétravail a bousculé les usages. Les dirigeants cherchent à comprendre ce dont ils ont réellement besoin : pas seulement des mètres carrés, mais des lieux qui soutiennent la collaboration et l’efficacité.
Quel rôle joue l’assistante ou l’office manager ?
Essentiel. Ce sont souvent les personnes qui connaissent le mieux la vie de bureau, les flux, les besoins concrets. Leur contribution est précieuse pour qualifier les attentes avant toute recherche.
Les erreurs les plus fréquentes ?
Aller trop vite. Chercher avant d’avoir défini. Ne pas intégrer la flexibilité, oublier les coûts induits. Ou encore, négliger la communication interne, ce qui peut ruiner l’adhésion.
Un conseil ?
Faire du projet immobilier un projet d’entreprise, pas un projet de locaux. Et associer dès le départ les collaborateurs clés, notamment l’assistante ou l’office manager.
Une fonction pivot entre direction et terrain
Dans ces projets, l’assistante ou l’office manager est à la fois observateur, analyste et médiateur. Elle comprend les besoins, traduit les contraintes, amortit les tensions. Son rôle dépasse de loin la simple logistique.
Elle est le chaînon manquant entre la vision stratégique de la direction et la réalité vécue par les équipes. Et, de plus en plus, les entreprises en prennent conscience : réorganiser ses bureaux sans elle, c’est comme déménager sans plan.
Laura TORTOSA
Checklist de la phase 1
- Effectifs : actuels et prévisionnels
- Modes de travail : télétravail, rotation, hybridation
- Typologie des espaces : concentration, collaboration, détente
- Localisation : transports, image, attractivité
- Budget : global et pluriannuel
- Flexibilité : durée du bail, options de sortie
- Communication : équipe projet, relais internes
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