Le métier d’assistant(e) à l’ère du numérique

Fête de la secrétaire et de l’assistant(e)

L’omniprésence des outils numériques

L’un des changements les plus marquants dans le métier d’assistant(e) est l’introduction et l’adoption généralisée des outils numériques.

Ce que l’on appelait jadis la bureautique est devenu le « digital », et cette mue change radicalement la façon de travailler. Avec Internet et les télécoms, c’est bien sûr de nouveaux outils, mais aussi une grande mobilité, accrue par les moyens de communication hybride pour le télétravail ou avoir son bureau partout, y compris dans le train. Les experts parlent ici de L’ATAWADAC. Ce terme barbare veut dire : « Any Time, Any Where, Any Device, Any Content ». En clair, les contenus et les services accessibles sont tout le temps disponible, partout et avec n’importe quel support digital. En d’autres termes les technologies numériques permettent d’être toujours connecté depuis n’importe quel appareil.

Les usages changent aussi, avec ce que les spécialistes appellent le « BYOD » pour « Bring Your Own Device », c’est-à-dire « Apportez Votre Équipement personnel de Communication », résumé en « AVEC ») : on peut utiliser des équipements informatiques personnels dans un cadre professionnel.

Les logiciels de gestion de projet, les plateformes de communication en ligne et les systèmes de gestion de l’information ont révolutionné la manière dont les assistants travaillent et interagissent avec leurs collègues, fournisseurs, partenaires et clients. Et même la presse ou l’administration, ce qui est important pour les petites structures ou l’assistant(e) de gestion.

Avec la prolifération des données numériques, la capacité à gérer efficacement l’information est devenue une compétence importante pour les assistants. Les outils de gestion de l’information permettent de stocker, d’organiser et de récupérer facilement les informations nécessaires, facilitant ainsi la prise de décision et l’exécution des tâches.

Les plateformes de communication en ligne, telles que les messageries instantanées, les visioconférences et les outils de partage de fichiers, ont transformé la manière dont les assistants interagissent avec les membres de leur équipe et les parties prenantes externes. Ces outils ont rendu la communication plus rapide, plus efficace et plus collaborative, permettant de travailler en étroite collaboration avec d’autres, indépendamment de leur localisation géographique.

L’évolution des responsabilités et des compétences

À mesure que le rôle de l’assistant(e) évoluait, les responsabilités et les compétences requises pour exceller dans ce métier ont également changé. Et ce alors que ces mêmes attributs changeaient pour les managers, passés par l’entremise de la transformation digitale au rang de « managers 3.0 ».

L’assistant(e) se doit d’être polyvalent(e) et capable de s’adapter rapidement à un environnement qui évolue constamment. Avec la diversité des tâches et des responsabilités, il est essentiel pour les assistants de posséder une variété de compétences, allant de la gestion de projet à la maîtrise des outils numériques.

La capacité à communiquer efficacement, que ce soit à l’écrit ou à l’oral, est essentielle. Avec l’augmentation des interactions virtuelles, les compétences en communication numérique sont devenues indispensables pour maintenir une collaboration efficace avec les membres de l’équipe et les clients.

Dans un environnement de travail de plus en plus numérique, la gestion du temps et l’organisation sont plus cruciales que jamais. Les assistants doivent être capables de prioriser les tâches, de planifier efficacement leur emploi du temps et de gérer les interruptions pour maintenir une productivité élevée.

L’impact de l’intelligence artificielle et de l’automatisation

L’intelligence artificielle (IA) en particulier générative comme avec ChatGPT, Claude 3, DALL-E ou Midjourney, pour créer des textes ou des images et l’automatisation ont également eu un impact significatif sur le métier d’assistant(e), en automatisant certaines tâches répétitives et en fournissant des insights basés sur l’analyse de données. Les assistants peuvent consacrer plus de temps à des activités à valeur ajoutée, telles que la prise de décision stratégique, la résolution de problèmes complexes et le soutien à la gestion de projets.

Les assistants virtuels basés sur l’IA, tels que les chatbots et les assistants personnels, sont de plus en plus utilisés pour fournir un soutien instantané et personnalisé. Ces outils peuvent aider à répondre aux demandes des clients, à planifier des réunions et à gérer les calendriers, améliorant ainsi l’efficacité et la satisfaction au travail.

L’ère du numérique a entraîné une transformation significative des responsabilités, des compétences et des outils nécessaires pour exceller dans ce domaine. Il est essentiel pour les assistants de rester informés des dernières innovations et d’adopter une approche proactive pour développer et affiner leurs compétences afin de répondre aux exigences changeantes du marché du travail.

Laura TORTOSA

Qu’est-ce que le numérique pour un(e) assistant(e) ?

PLUS VITE ET PLUS FORT avec des outils comme la suite 365 de Microsoft.

PLUS D’ÉQUIPE avec les outils collaboratifs tels que Slack.

PARTOUT avec les outils de communication hydride comme Zoom, Google Meet, Microsoft Teams.

PLUS SOUPLE avec les logiciels en mode Saas (Software as a service) qui ne sont plus sur le disque dur mais via internet.

PLUS SIMPLE avec les applis mobiles sur smartphones et les interfaces graphiques de plus en plus intuitives.

SANS COUTURE pour passer d’une application à une autre, changer d’échelle ou mixer des données (en marketing) d’un outil à l’autre, par exemple un fichier de prospects intégré à un outil de CRM, lui-même connecté à un autre outil pour créer des mailings.