Pourquoi adopter des modèles de mails estivaux ?
La période estivale génère un flux important de communications répétitives : notifications d’absence, reports de délais, confirmations de rendez-vous déplacés… Selon les bonnes pratiques en gestion administrative, la standardisation des communications permet de :
- Gagner 15 à 20 minutes par mail en évitant de reformuler systématiquement les mêmes informations
- Assurer une cohérence tonale dans toutes les communications de l’entreprise
- Réduire les oublis d’informations importantes (dates de retour, contacts de remplacement)
- Faciliter la transmission quand un(e) collègue prendra le relais pendant les congés
Modèle 1 : Mail d’absence pendant les congés estivaux
Objet : Absence du [date début] au [date fin] — [Votre nom] — Contact de remplacement
Bonjour,
Je serai absent(e) du [date début] au [date fin] inclus, avec un retour au bureau le [date de retour].
Pendant mon absence, vous pouvez contacter :
- [Nom du/de la collègue] – [Fonction] — [Email] — [Téléphone] pour les dossiers urgents
- [Nom du/de la second·e collègue] – [Email] — [Téléphone] pour les questions générales
Pour les demandes non urgentes, je vous répondrai dès mon retour le [date de retour].
Je vous remercie de votre compréhension et vous souhaite une excellente journée.
Cordialement,
[Votre prénom et nom]
[Votre fonction]
[Vos coordonnées]
Conseil pro : Programmez ce mail en réponse automatique 24 h avant votre départ et n’oubliez pas de prévenir votre collègue de remplacement.
Modèle 2 : Mail pour délai repoussé (été)
Objet : Report de délai — [Nom du dossier/projet] — Nouvelle date : [date]
Bonjour [Prénom/Nom],
Je vous écris concernant le dossier [nom du dossier/projet] initialement prévu pour le [date initiale].
En raison de [préciser la raison : congés d’équipe, délai de traitement plus long en été, attente de validation], nous ne pourrons malheureusement pas respecter la date initiale.
Nouvelle date de livraison : [nouvelle date]
Nous faisons le maximum pour avancer sur ce dossier et vous tiendrons informé(e) de toute évolution. Nous nous excusons pour ce contretemps et comprenons parfaitement que cela puisse impacter votre organisation.
Restant à votre disposition pour en discuter, je vous prie d’agréer, [Prénom/Nom], l’expression de mes salutations distinguées.
Cordialement,
[Votre prénom et nom]
[Votre fonction]
[Entreprise]
[Téléphone]
Modèle 3 : Relance en douceur après l’été
Objet : Relance — [Sujet du dossier] — [Référence si applicable]
Bonjour [Prénom/Nom],
J’espère que vous avez passé de bonnes vacances et que vous retrouvez le chemin du bureau avec plaisir.
Je me permets de vous relancer concernant [rappeler brièvement le sujet : la validation du devis/le retour sur le questionnaire/la signature du contrat] que nous avions évoqué(e) le [date de dernier échange].
Auriez-vous eu l’occasion d’y jeter un œil ? Je reste à votre disposition pour :
- Compléter toute information manquante
- Échanger par téléphone si vous préférez
- Planifier un court rendez-vous si nécessaire
Dans l’attente de votre retour, je vous souhaite une excellente reprise.
Cordialement,
[Votre prénom et nom]
[Votre fonction]
[Téléphone]
Modèle 4 : Confirmation de rendez-vous (période estivale)
Objet : Confirmation de rendez-vous — [Date et heure] — [Sujet]
Bonjour [Prénom/Nom],
Je vous confirme notre rendez-vous prévu le :
Date : [jour, date]
Heure : [heure] — [durée]
Lieu : [adresse complète/lien visioconférence]
Objet : [sujet du rendez-vous]
Rappel important : En cette période estivale, nos horaires d’ouverture sont [préciser les horaires modifiés si applicable].
Pour toute annulation ou modification, merci de nous prévenir au moins 24 h à l’avance au [téléphone] ou par mail.
Je vous attends avec plaisir et vous souhaite une excellente journée.
Cordialement,
[Votre prénom et nom]
[Votre fonction]
[Entreprise]
[Téléphone]
Modèle 5 : Mail de retour de congés avec récapitulatif
Objet : Retour de congés — [Votre nom] — Prise en charge de vos dossiers
Bonjour à toutes et à tous,
Je suis de retour de congés depuis ce matin et je reprends progressivement le cours de mes activités.
Mes priorités cette semaine :
- Traitement des mails accumulés (réponse sous 48 h)
- Relance des dossiers en attente de validation
- Planification des rendez-vous de la semaine prochaine
Pour les demandes urgentes : Merci de contacter [Nom du/de la collègue] au [téléphone/email].
Mes disponibilités cette semaine :
- Mardi et jeudi : 9h-12h/14h-17h (rendez-vous sur rendez-vous uniquement)
- Mercredi : jour de formation
Je vous remercie de votre patience et vous assure de mon engagement à traiter vos demandes dans les meilleurs délais.
Bien cordialement,
[Votre prénom et nom]
[Votre fonction]
[Contact]
Comment organiser vos modèles dans votre outil de messagerie ?
La plupart des outils professionnels (Outlook, Gmail, Outlook 365) proposent des fonctionnalités de modèles préenregistrés :
- Créez un dossier « Modèle » dans vos brouillons
- Nommez clairement chaque modèle (ex : « Modèle, absence été »)
- Partagez avec votre équipe pour une utilisation collective
- Mettez à jour régulièrement les coordonnées des collègues de remplacement
Ces modèles constituent un véritable gain de temps pour les assistant(e)s et office managers qui gèrent quotidiennement un volume important de communications. En les personnalisant légèrement selon chaque situation, vous maintiendrez un niveau de professionnalisme constant tout en préservant votre temps pour les tâches à plus forte valeur ajoutée.
Laura FALCES
