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Les signaux de crise que l’assistant(e) de direction détecte avant tout le monde
Urgences permanentes, agendas saturés, messages nocturnes… Bien avant que la crise ne devienne visible, l’assistant(e) de direction en perçoit les premiers signaux. Par sa position unique auprès du dirigeant, il ou elle joue un rôle décisif dans la prévention des déséquilibres managériaux. À condition que cette expertise soit pleinement reconnue.
Assistante Direction lyonnaise | 16 ans d’expertise terrain.
Maman de trois âmes vibrantes, j’ai préféré la liberté de l’intérim et des CDDs à la routine – la famille avant tout ! – jusqu’à intégrer la direction du laboratoire de l’Anses de Lyon en tant qu’assistante.
Autrice de la mini-série « Moi & Frédéric » (en exclusivité sur LinkedIn) où l’assistante vole la vedette au DG.
Mardi, 11 heures.
Un message tombe : « Merci d’organiser une réunion urgente… maintenant. »
Problème : « maintenant », le directeur général est en visioconférence avec l’un des plus gros clients de l’entreprise. L’agenda se télescope, la tension monte, et l’urgence s’impose sans filtre.
Cette scène n’a rien d’exceptionnel. Elle est même devenue familière dans de nombreuses organisations sous pression constante. Pourtant, elle révèle bien plus qu’un simple dysfonctionnement d’agenda : un mode de gouvernance en déséquilibre. Après seize années d’assistanat de direction, certains signaux ne trompent plus. L’assistant(e) les identifie très en amont. Et surtout, il ou elle peut encore agir avant que la crise ne devienne visible… et coûteuse.
Quand le dirigeant passe en mode pompier, l’alerte est déjà là
Courriels envoyés tard dans la nuit. Appels le week-end. Décisions prises dans l’urgence. Lorsque le dirigeant fonctionne exclusivement en réaction, il ne pilote plus : il gère l’instant.
Ce glissement est progressif, souvent banalisé. Mais ses effets sont immédiats sur l’organisation. Les priorités se brouillent, l’agenda se remplit d’urgences permanentes et la vision stratégique s’efface derrière l’opérationnel.
Dans ce contexte, le rôle de l’assistant(e) ne consiste pas à absorber la pression, mais à la structurer.
Un échange hebdomadaire bien posé peut suffire à réintroduire du pilotage. Poser la question « Quelles sont vos trois priorités cette semaine ? » oblige à hiérarchiser. L’utilisation d’un simple cadrage urgent/important permet alors de requalifier les dossiers. Le « client prioritaire » cesse d’être traité comme une urgence chronique pour redevenir un sujet stratégique. Le dirigeant reprend de la hauteur. L’organisation, de la cohérence.
L’agenda saturé n’est pas un problème d’organisation, mais de décision
Trois réunions qui se chevauchent un jeudi après-midi, auxquelles s’ajoute une demande supplémentaire « en urgence ». Ce chaos n’est pas le fruit du hasard. Il traduit une difficulté à arbitrer, à poser des limites, à dire non.
La réunionite aiguë est l’un des indicateurs les plus fiables d’un pilotage sous tension. Là encore, l’assistant(e) de direction joue un rôle déterminant. Instaurer systématiquement un espace de 15 à 20 minutes entre chaque rendez-vous n’est pas un confort, mais une nécessité opérationnelle. Exiger un objectif clair, formulé en quelques lignes avant toute validation, transforme la qualité des échanges.
Un agenda partagé permet déjà de réduire significativement le stress. Aller plus loin en gelant deux à trois plages horaires par semaine redonne de la respiration au dirigeant. Résultat : moins de réunions subies, plus de décisions assumées.
Les courriels nocturnes sont un signal d’épuisement, pas d’engagement
Lorsque les messages affluent entre 22 heures et 2 heures du matin, l’argument de l’international est souvent avancé. En réalité, c’est l’épuisement qui s’installe. Celui du dirigeant, mais aussi celui de l’assistant(e), pris dans une logique de disponibilité permanente.
La connexion continue n’est pas un gage de performance. Elle désorganise, fragilise et brouille les priorités.
Instaurer une règle claire de déconnexion relève donc de la prévention, pas de la contrainte. Le dirigeant aussi a droit à une vie privée et à un sommeil réparateur.
De plus en plus d’organisations encouragent la coupure des échanges après 20 heures. À défaut, programmer un message automatique entre 21 heures et 7 heures « Message bien reçu. Il sera traité dès 8 heures du matin » permet de désamorcer l’urgence artificielle. Un point rapide le lendemain matin, autour d’un café, suffit alors à distinguer l’essentiel du superflu. Le dirigeant gagne en lucidité. L’assistant(e) conserve la maîtrise du tempo.
Un rôle stratégique encore trop souvent sous-estimé
Ces signaux faibles ne relèvent ni de l’intuition ni du hasard. Ils reposent sur une connaissance fine du dirigeant, de ses modes de fonctionnement et de l’organisation dans son ensemble. L’assistant(e) de direction n’est pas un simple soutien administratif. Il ou elle est un capteur, un régulateur et, bien souvent, le dernier rempart avant la crise ouverte.
Reconnaître cette réalité, c’est accepter que l’assistanat de direction est un métier stratégique à part entière. Un métier qui anticipe, cadre et protège… au bénéfice du dirigeant comme de l’entreprise.
Virginie EYMARD
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