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Meetings & Events comment le secteur se réinvente entre tech engagement et RSE
Le secteur de l’événementiel d’entreprise fait preuve, depuis quelques années, d’un dynamisme sans pareil et est en perpétuelle évolution. Ce secteur continue d’innover pour répondre aux attentes en matière de budgets, d’efficacité et de temps, tout en s’efforçant de suivre le rythme des pratiques plus raisonnées et durables susceptibles de redéfinir le paysage événementiel. Pas facile alors de toujours s’y retrouver. Pour vous aider à garder le cap, on fait le point sur les tendances du secteur Meetings & Events.
La tech au service du venue sourcing
Si vous organisez des événements, vous savez à quel point le venue sourcing peut être chronophage. Mais heureusement, de nombreux outils de venue sourcing sont disponibles et peuvent faire gagner un temps précieux aux organisateurs d’événements. Cvent, l’un de nos partenaires et acteurs incontournables du secteur, constate que dans le cadre du venue sourcing, de plus en plus en d’entreprises utilisent des outils technologiques pour les aider à trouver le lieu parfait. De 2022 à 2024, le nombre de sociétés qui s’approvisionnent sur le Cvent Supplier Network (CSN) — la marketplace en ligne de Cvent qui met en relation les organisateurs d’événements et les lieux — a augmenté de 89 %. Cela s’explique par une appétence pour la technologie, qui permet de faire face aux contraintes de temps et de budget pour visiter les lieux.
Une histoire d’engagement et d’expérience
Une chose est sûre. Ce qui pousse les entreprises à organiser des événements c’est l’engagement qu’il va susciter chez les participants, qu’il s’agisse de collaborateurs, de clients ou de partenaires.
Les personnes interrogées dans le cadre du dernier rapport Meetings & Events nous ont indiqué que lors de l’organisation d’un événement, si des aspects comme la sécurité, la sûreté, la gestion de projet et la maîtrise du budget occupent une place importante, l’aspect expérientiel arrive sur la première marche du podium. En effet, plus de la moitié des personnes interrogées nous ont indiqué que les réunions et les événements ont pour principal objectif de rassembler. Ce chiffre grimpe à 60 % dans certains secteurs comme l’immobilier, la finance ou le voyage. En effet pour de nombreux secteurs, les rencontres en face à face sont un véritable levier pour renforcer la confiance, la loyauté et les relations.
Vers des événements plus raisonnés
Lorsqu’il s’agit de choisir des prestataires pour les événements d’entreprise, la durabilité n’est plus une considération marginale. Si 65 % des professionnels de l’événementiel classent la chasse à l’utilisation d’objets plastiques à usage unique comme leur priorité absolue, cette préoccupation s’étend désormais à l’ensemble de l’expérience événementielle en adoptant, par exemple, une approche beaucoup plus raisonnée pour le mobilier ou les méthodes de communication.
Le choix du lieu est également important. Les entreprises privilégient activement les lieux qui correspondent à leurs objectifs généraux en matière de RSE et qui proposent leurs propres initiatives écologiques. Cela permet aux équipes événementielles de tirer parti des efforts du lieu sans alourdir leur propre charge de travail.
Externaliser l’organisation des événements
Lorsqu’elles organisent leurs événements d’entreprise via des plateformes technologiques comme Cvent, la plupart des entreprises choisissent de se faire accompagner. 72 % d’entre elles choisissent de faire appel à un expert de l’événementiel pour se décharger. A contrario, 28 % s’occupent intégralement de l’organisation en interne.
L’externalisation de la gestion des événements d’entreprise est donc relativement courante, que ce soit pour organiser des réunions, des séminaires, de l’incentive ou encore des soirées d’entreprise. Cela est particulièrement vrai pour les événements de grande envergure puisque 80 % des événements réunissant plus de 2 000 participants sont confiés à des agences événementielles.
Les assistants de direction font partie des personnes les plus susceptibles d’externaliser l’organisation et gestion des événements d’entreprise, ce qui suggère un besoin fort de rationalisation de la charge de travail et d’un meilleur accès à des spécialistes.
De l’événementiel à l’expérientiel
Le secteur évolue vers des événements à impact et mémorables, en se focalisant sur la création d’expériences pour les participants. Cela signifie qu’il faut s’éloigner des formats « traditionnels » axés sur des modèles d’évènement top-down, qui laissent peu de place aux interactions pour privilégier davantage les espaces de discussion, les éléments culturels et les moments inattendus qui suscitent les conversations et favorisent le partage.
Les nouvelles technologies et des outils tels que l’IA sont des outils formidables pour le secteur et c’est un aspect qui ne doit pas être négligé pour les organisateurs d’événements. Il s’agit d’un levier puissant pour améliorer l’expérience dans sa globalité, expérience qui commence bien en amont et qui se termine bien après la fin de l’événement. Les outils digitaux permettent par exemple de mieux comprendre les attentes des participants et de proposer des évènements adaptés, d’améliorer l’activation pré et post événement, d’avoir un meilleur contrôle sur le budget et de simplifier la gestion des participants…
Finalement, l’organisation d’un événement est un travail d’équipe, il est donc déterminant de choisir les bons prestataires, que vous choisissiez d’externaliser l’organisation de vos événements ou non. Travailler avec des prestataires expérimentés qui comprennent à la fois votre culture d’entreprise, les chiffres et les nuances vous permettra de gagner un temps précieux et de délivrer des événements mémorables qui vous correspondent et qui répondent à vos objectifs d’entreprise.
Pour aller plus loin, téléchargez le rapport FCM Meetings & Events complet. https://bit.ly/4r48xTb
Mallory Gérard
Head of MICE France, Switzerland and Spain chez FCM Meetings & Events
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