Assistante de direction depuis plus de 30 ans, au sein de sociétés internationales, Maeva Chelly consacre 30% de son temps dans un rôle d’Ambassadrice métier, auprès de la communauté des assistant(e)s pour les accompagner dans l’adoption des usages liés à la transformation numérique et l’Intelligence Artificielle. Convaincue que la performance est présente au cœur de chaque organisation, elle s’épanouit dans la gestion de projets variés. Passionnée de numérique, utilisatrice avertie des usages Microsoft 365, Maeva Chelly puise son énergie dans l’efficacité, l’échange, la communication.
L’assistante a-t-elle encore sa place à l’heure de l’IA comme ChatGPT ?
Avec des outils capables de rédiger des e-mails instantanément, d’organiser des plannings complexes et même de gérer les notes de frais, on pourrait croire que l’assistant(e) devient obsolète. Mais c’est loin d’être le cas !
Ces technologies, bien que puissantes, n’ont ni l’intelligence émotionnelle ni la capacité d’anticiper les besoins tacites d’un manager ou d’une équipe. L’assistant(e) reste un(e) allié(e) stratégique, capable de naviguer dans des situations complexes avec empathie et adaptabilité. L’IA, comme M365 Copilot, agit comme un coéquipier qui amplifie les compétences humaines, mais ne les remplace pas.
Comme l’explique Maeva Chelly, l’intégration de M365 Copilot permet aux assistant(e)s de se concentrer sur des missions à forte valeur ajoutée, confirmant ainsi leur rôle indispensable dans la transformation numérique.
Assistante(e) Plus : Quels conseils donneriez-vous aux assistant(e)s pour s’adapter à la transformation numérique ?
Maeva Chelly : Soyez acteur de votre avenir numérique ! Peu importe votre place dans le train, l’essentiel est de monter à bord et de ne pas rester à quai.
En tant qu’assistant(e)s, nous sommes les moteurs discrets, mais essentiels de cette révolution. Nous facilitons la communication, renforçons la collaboration et favorisons l’adoption de nouveaux outils et modes de travail. Notre rôle dépasse l’exécution : nous sommes des catalyseurs d’adaptabilité et d’efficacité dans cette ère numérique.
L’intelligence artificielle est aujourd’hui notre alliée de choix, l’assistant des assistant(e)s. Elle ouvre un champ de possibilités pour optimiser notre quotidien : automatisation des tâches répétitives, gestion plus agile du temps et amélioration de la productivité. L’IA ne nous remplace pas, elle amplifie notre valeur ajoutée. Ce gain de temps nous permet de sortir de l’ombre et de démontrer notre rôle stratégique au sein des entreprises.
Nous sommes une ressource précieuse, un puits de connaissances irremplaçable. Ajuster l’agenda d’un manager en fonction de ses priorités, anticiper ses besoins, comprendre ses objectifs : voilà des compétences qu’aucune machine ne pourra égaler. Un manager me l’a dit un jour : « Tu es ma deuxième maman ! » C’est ce lien humain, cette capacité à comprendre et à s’adapter, qui fait toute notre force. La transformation numérique et l’IA ne nous effacent pas, elles nous propulsent sous les projecteurs.
Quels sont les outils Office 365 que vous considérez comme indispensables pour les assistant(e)s aujourd’hui ?
Nous avons la chance de pouvoir tirer parti d’une gamme d’outils Microsoft 365 conçus pour simplifier et optimiser notre travail. Parmi les incontournables : Outlook pour gérer la messagerie et les calendriers, Teams pour collaborer efficacement, Forms pour créer des sondages ou des formulaires, Excel pour analyser et organiser les données, et PowerPoint pour concevoir des présentations percutantes. Sans oublier OneDrive et SharePoint, indispensables pour centraliser et partager des documents en toute sécurité.
Depuis l’arrivée de M365 Copilot dans ces outils, une nouvelle ère s’est ouverte. Cet assistant IA transforme notre quotidien en nous permettant de gagner un temps précieux. Gestion de l’agenda, rédaction de mails, comptes rendus de réunions, traduction de documents ou encore recherche d’informations : M365 Copilot agit comme un allié invisible, rapide et efficace.
Imaginez l’organisation d’un séminaire de 200 personnes avec des besoins et contraintes spécifiques. Un simple « prompt » dans M365 Copilot, et vous recevez une réponse qui constitue une base solide pour avancer. Bien entendu, en tant qu’humains, nous ajoutons la touche finale et personnalisée, mais M365 Copilot nous offre une longueur d’avance en matière d’efficacité. Grâce à ces outils, nous ne sommes plus seulement des facilitateurs, mais de véritables stratèges au service de nos entreprises.
Quels conseils donneriez-vous aux assistant(e)s réticent(e)s à adopter les nouveaux outils numériques ?
Dites adieu à vos craintes : ces outils sont vos meilleurs alliés ! Il est normal d’avoir des appréhensions face au changement, mais craindre que les outils numériques nous remplacent est une erreur. Ces outils ne fonctionnent pas de manière autonome : ils sont alimentés par des données, pensées et mises en œuvre par des humains. L’intelligence artificielle et les technologies associées ne suppriment pas notre rôle, elles le transforment. Derrière chaque innovation, il y a et il y aura toujours l’humain.
Les outils numériques sont nos alliés pour simplifier nos tâches quotidiennes et dégager du temps pour ce qui compte vraiment : des projets stratégiques et des initiatives qui mettent en avant notre valeur ajoutée. Grâce à eux, nous pouvons maximiser notre impact tout en nous concentrant sur des missions qui requièrent nos compétences uniques.
Nous sommes multitâches, polyvalent(e)s et indispensables, mais trop souvent, nos contributions restent dans l’ombre. Les outils numériques offrent une opportunité unique de se rendre visible, de démontrer notre expertise et de participer activement à la transformation des organisations. Apprendre à maîtriser ces outils, c’est s’assurer une place centrale dans l’entreprise et continuer à jouer un rôle clé dans son succès.
Quelles qualités humaines restent essentielles dans un métier de plus en plus digitalisé ?
Dans un univers de plus en plus digitalisé, les qualités humaines demeurent le cœur de notre métier. Elles sont le lien qui donne vie à la technologie et permet de l’utiliser avec pertinence et impact. L’aisance relationnelle est essentielle pour maintenir des connexions authentiques avec les équipes, comprendre leurs besoins et créer un climat de confiance.
L’adaptabilité est primordiale pour naviguer dans un environnement en constante évolution, où les outils et les méthodes se renouvellent rapidement. Une organisation rigoureuse reste indispensable pour gérer efficacement les multiples tâches et priorités, même avec l’aide de la technologie.
La discrétion est un pilier fondamental, car nous traitons des informations sensibles et devons inspirer une confiance absolue. Enfin, la capacité d’anticipation fait toute la différence : c’est ce qui nous permet de rester en avance sur les besoins de nos collaborateurs, en détectant les signaux dans les discussions, les échanges ou même le langage corporel.
Ces qualités humaines ne se remplacent pas par des outils. Elles les complètent et les enrichissent, rappelant que la technologie, aussi avancée soit-elle, ne peut égaler la finesse et l’intelligence émotionnelle d’une présence humaine attentive.
Comment Microsoft soutient-elle ses collaborateurs dans l’adoption des nouvelles technologies ?
Microsoft accompagne activement ses collaborateurs dans l’adoption des nouvelles technologies grâce à une approche structurée et inclusive. Des programmes d’adoption et de formation sont mis en place pour permettre à chacun de se familiariser avec les outils et innovations en constante évolution. Ces initiatives comprennent des offices-café, moments informels où les collaborateurs peuvent poser leurs questions, échanger des astuces et apprendre de manière conviviale.
Un support technique dédié et des ressources en ligne complètes, comme des tutoriels ou des guides interactifs, assurent un accès facile à l’information et aux solutions. En parallèle, des groupes d’ambassadeurs sont formés pour bénéficier de formations approfondies, leur permettant ensuite de transmettre leurs connaissances et d’inspirer leurs équipes.
Grâce à ces dispositifs, Microsoft ne se contente pas de déployer de nouvelles technologies, mais s’assure que chaque collaborateur dispose des outils, de l’accompagnement et de la confiance nécessaires pour en tirer le meilleur parti.
Pourriez-vous nous parler de votre blog #DigitalActive ? Quelles thématiques y abordez-vous principalement ?
Pendant longtemps, j’ai partagé des ressources via le magazine et le site Assistant(e) Plus pour accompagner les assistant(e)s dans leur quotidien et leur transformation numérique. Mais j’ai ressenti le besoin de créer un espace plus personnel, où je pourrais m’exprimer librement. C’est ainsi qu’est né mon blog MaevaDigitalActive, incarné par mon avatar.
Sur ce blog, je partage principalement des contenus axés sur les outils Microsoft 365. J’y propose des articles pratiques pour optimiser leur utilisation, en créant une communauté soudée autour de centres d’intérêt commun. Mon objectif est de stimuler l’envie d’apprendre, de susciter la curiosité et d’apporter des contributions utiles à celles et ceux qui souhaitent mieux maîtriser ces outils numériques.
Lorsque j’ai publié mon article sur LinkedIn intitulé #MaevaDigitalActive : Partager ma passion des usages Microsoft Office 365. L’aventure commence ici…, j’ai fait un pas hors de ma zone de confort. J’ai entrepris avec passion et détermination, même si j’ai douté et failli renoncer à plusieurs reprises. Finalement, après avoir mis le projet en pause, je ressens aujourd’hui l’envie de le relancer.
Avec l’arrivée de M365 Copilot et toutes ses fonctionnalités, le potentiel de ces outils pour simplifier et enrichir notre quotidien n’a jamais été aussi fascinant. Cela me donne l’élan nécessaire pour raviver cette communauté, partager à nouveau ma passion et inspirer les autres à explorer les innombrables possibilités offertes par Microsoft 365.
Avez-vous des retours marquants de la part de vos lecteurs ou abonnés qui vous ont particulièrement touchée ?
Rien n’est plus gratifiant que de constater l’enthousiasme et l’implication de la communauté des assistantes. Par exemple, pour le webinaire du 30 janvier nous avons atteint près de 2 000 inscriptions, un chiffre qui témoigne de l’intérêt et de la motivation des assistant(e)s à s’investir dans leur transformation numérique et l’Intelligence Artificielle. Ces échanges sont une véritable source d’énergie et d’inspiration.
Ce qui me touche particulièrement, c’est de voir à quel point les assistant(e)s, bien qu’elles n’aient souvent pas de pouvoir décisionnel direct sur les achats d’outils, jouent un rôle essentiel dans leur adoption. Elles deviennent de véritables ambassadrices, convaincant leurs équipes et managers des bénéfices des nouvelles technologies.
Plus que jamais, elles participent activement à la transformation des modes de travail collaboratif, facilitant la mise en œuvre de nouveaux outils et favorisant une meilleure utilisation des ressources. Leur engagement et leur capacité à embrasser ces changements me rappellent l’importance de ce rôle clé, souvent discret, mais absolument stratégique. Ces retours confirment que chaque effort pour partager des connaissances ou encourager l’innovation a un impact réel et durable.
Comment décririez-vous votre rôle actuel chez Microsoft et les responsabilités qui y sont associées ?
Je suis assistante de direction pour un membre du comité de direction de Microsoft. Mon rôle principal consiste à veiller à l’équilibre de son quotidien professionnel, en m’assurant que son agenda, ses priorités et ses projets soient gérés de manière fluide et optimale. Mais mon impact va bien au-delà de cette mission. Je m’investis également auprès des équipes, en France et à l’étranger, pour leur apporter un soutien au quotidien et les aider à surmonter les défis qu’elles rencontrent.
En parallèle, je suis engagée dans des initiatives Diversité et Inclusion (D&I), qui me tiennent particulièrement à cœur. Ces missions enrichissent mon rôle et me permettent de contribuer activement à la culture d’ouverture et de collaboration au sein de l’entreprise.
Enfin, je développe des compétences dans le domaine de l’intelligence artificielle, un levier incontournable aujourd’hui. Mon objectif est d’accompagner les assistantes de nos clients ainsi que les communautés d’assistantes dans leur appropriation des nouveaux usages liés à l’IA. Cette démarche me permet non seulement de partager mon expertise, mais aussi de jouer un rôle actif dans la transformation numérique et collaborative de notre écosystème.
En quoi consiste votre rôle d’Ambassadeur métier auprès de la communauté des assistant(e)s ?
Mon rôle d’ambassadeur est avant tout une passion. J’adore apprendre, tester et partager. Que ce soit en suivant des tutoriels ou en explorant par moi-même, je cherche constamment à découvrir des pratiques innovantes pour aider les assistant(e)s à s’approprier les outils numériques et à briller dans leurs rôles.
Quelle est votre vision de l’assistant(e) de direction idéal(e) pour l’avenir ?
L’avenir de notre métier repose sur une alliance entre l’intelligence collective et l’intelligence artificielle. Plus qu’un changement d’outils, c’est une transformation dans l’état d’esprit qui sera déterminante. L’assistant(e) idéal(e) devra incarner une ouverture totale au changement, en adoptant de nouvelles façons de travailler et en embrassant les évolutions technologiques.
Le numérique et l’intelligence artificielle font désormais partie intégrante de notre quotidien. Plutôt que de les percevoir comme des menaces, il est essentiel de les considérer comme des opportunités uniques pour libérer du temps et élargir le champ de nos responsabilités.
Demain, l’assistant(e) de direction ne se limitera plus aux tâches administratives traditionnelles. Grâce à l’IA et à l’automatisation des tâches répétitives, il/elle pourra se concentrer sur des missions stratégiques et à forte valeur ajoutée : pilotage de projets, analyse de données, prise de décisions éclairées en l’absence du manager. En devenant un(e) collaborateur(trice) stratégique, l’assistant(e) jouera un rôle clé dans l’innovation et la réussite de l’entreprise.
Le numérique permettra de rendre visibles les dimensions souvent invisibles de ce métier : l’anticipation, l’intuition, et la capacité à faire avancer les choses dans l’ombre. L’assistant(e) de direction idéal(e) sera le reflet d’un équilibre parfait entre technologie, vision stratégique et qualités humaines, un partenaire indispensable pour relever les défis de demain.
Propos recueillis par Laura TORTOSA