Portrait de Christine Pereira, Office Manager Indépendante

Pouvez-vous vous présenter et nous parler de votre parcours professionnel ?

Christine Pereira, 46 ans, indépendante depuis novembre 2014. Initialement établie en région parisienne, j’ai ensuite décidé de m’installer dans le charmant Médoc en compagnie de ma petite tribu en 2017. J’ai eu le privilège de conserver deux de mes clients parisiens avec qui je collabore à distance, et j’ai également constitué un portefeuille de clients locaux auprès desquels je me rends fréquemment sur site.

Comment êtes-vous devenue office manager indépendante et qu’est-ce qui vous a attiré dans ce métier ?

J’aspirais à trouver un équilibre entre ma vie personnelle, en tant que mère de deux enfants, et ma vie professionnelle. Je désirais davantage de flexibilité dans mon emploi du temps personnel et de défis stimulants dans ma carrière.

Au fil du temps, j’avais acquis une expérience significative et reconnue par mes employeurs. Cependant, je ne pouvais pas gérer tous les aspects de mon métier selon mes souhaits et aspirations. C’est ainsi que j’ai été animée par un désir croissant d’indépendance.

Pouvez-vous décrire les principales missions et responsabilités d’une office manager indépendante ?

Je travaille avec une clientèle très diversifiée. Pour certains, je m’occupe exclusivement de la dimension comptable, en assurant le suivi et en transmettant les justificatifs à l’expert-comptable. Pour d’autres, je gère l’ensemble des aspects administratifs, allant du classement des documents à l’organisation des assemblées générales. Pour un nouveau client, je vais accompagner la secrétaire en place afin de mettre en œuvre des processus plus rapides et précis, ainsi que créer des modèles de documents pour faciliter le travail de son équipe et le sien.

Je suis en mesure d’intervenir sur une période déterminée pour réorganiser un bureau ou bien d’intervenir de manière régulière afin de gérer l’ensemble d’un bureau et de son personnel.

Comment trouvez-vous de nouveaux clients ? Quels canaux de communication et stratégies marketing utilisez-vous pour promouvoir vos services ?

Tous mes clients m’ont été recommandés à travers mon réseau professionnel ou personnel. Parmi les canaux de communication que j’apprécie, LinkedIn s’est avéré être le plus intéressant, tandis que Facebook se révèle plus adapté pour le réseau personnel et pour la découverte de groupes pertinents.

De plus, je dispose d’un site internet ainsi que d’une page Instagram pour assurer une présence en ligne.

Comment gérez-vous la relation avec vos clients ? Comment vous assurez-vous de bien comprendre leurs attentes et de répondre à leurs besoins ?

J’ai opté pour ce métier en raison des relations humaines qu’il implique. Le lien que l’on peut nouer avec ses clients est souvent solide et, avec certains d’entre eux, je suis même devenue amie. Si je ne ressens pas d’affinité avec un client ou si sa manière d’interagir avec ses employés ou fournisseurs ne me convient pas, je choisis de ne pas poursuivre notre collaboration.

Pour comprendre, il ne suffit pas d’entendre. L’interprétation n’a pas sa place. Afin de bien assimiler les besoins d’un client, il est essentiel de lui poser les bonnes questions et de reformuler les réponses que nous donne le client pour vérifier si nous avons correctement saisi sa demande.

Comment définissez-vous et fixez-vous vos tarifs en tant qu’office manager indépendante ?

Je pratique un tarif horaire, qui est négociable en fonction de la mission et de sa faisabilité. Si la prestation est réalisable à distance ou s’avère très récurrente, il est possible de revoir le tarif à la baisse. Je m’appuie sur ma grille de prix et j’adapte, selon le contexte, en argumentant aussi bien les hausses que les remises. Tout doit être clair, cela simplifie la relation.

Quelles compétences et qualités personnelles sont essentielles pour réussir en tant qu’office manager indépendante ?

Il faut savoir écouter, analyser, comprendre les process et savoir les ajuster et s’y adapter facilement. La flexibilité et la diplomatie sont des atouts indispensables.

Quels sont les principaux défis auxquels vous avez été confrontée en tant qu’office manager indépendante ? Comment les avez-vous surmontés ?

Je n’ai pas rencontré de défis majeurs à surmonter, hormis la recherche de clients potentiels. Il est vrai que l’incertitude quant à l’avenir peut être contraignante, mais en même temps, il est très stimulant de relever ce challenge et d’aller de l’avant.

Comment gérez-vous votre emploi du temps et vos priorités pour assurer une bonne productivité et un bon équilibre entre vie professionnelle et vie privée ?

La vie dans le Médoc est nettement plus paisible qu’en région parisienne. L’absence d’embouteillages et de problèmes de transports contribue grandement à réduire la fatigue quotidienne.

Mes enfants sont « presque » indépendants, ce qui facilite le fait de travailler selon les besoins des clients tout en préservant des moments dédiés aux loisirs. Ma priorité demeure ma vie de famille, mais je me tiens toujours à la disposition de mes clients.

Quels outils, logiciels et ressources utilisez-vous pour faciliter votre travail au quotidien ?

Il va sans dire que je dispose d’un ordinateur et d’une imprimante. J’ai la chance de posséder un espace dédié qui me sert de bureau.

Pour travailler avec mes clients à distance, nous utilisons Dropbox ou Google Drive comme outils de partage de fichiers. Je n’utilise pas d’autres outils spécifiques pour l’instant.

Comment vous tenez-vous informée des tendances et évolutions dans le domaine du management et de l’organisation administrative ?

Les informations disponibles sur LinkedIn et certaines pages Facebook me permettent de rester à jour dans mon domaine, tout comme les discussions que j’entretiens avec mes consœurs et confrères de profession. À ceux qui débutent, je conseillerai de toujours s’informer, se former et partager les expériences.

Avez-vous déjà collaboré avec d’autres office managers indépendants ? Si oui, comment cette collaboration s’est-elle déroulée ?

Non, je n’ai pas encore eu l’occasion de collaborer avec d’autres office managers indépendants. Cependant, je suis en contact avec certains d’entre eux et pourrais envisager une collaboration si le besoin venait à se présenter.

Quels conseils donneriez-vous à quelqu’un qui souhaite se lancer en tant qu’office manager indépendant ?

Je recommanderais d’avoir une bonne connaissance du métier, de l’apprécier à sa juste valeur et de posséder une solide expérience. Je ne pense pas que j’aurais pu me lancer plus tôt, car l’expérience acquise m’a permis d’observer différents types de fonctionnement et d’entreprises. Sans cela, il aurait été difficile de passer du statut de salarié à celui d’indépendant.

Quels sont vos objectifs professionnels pour l’avenir ? Envisagez-vous de développer de nouvelles compétences ou de vous spécialiser dans un domaine particulier ?

Je porte une double casquette, puisque je suis titulaire d’une licence en communication et d’un DUSCT en tant que chargée de communication. Ainsi, je propose également mes services dans le domaine de la communication.

Je me spécialise dans l’organisation, tant sur le plan physique, comme ranger un bureau, que sur le plan technique. De plus, j’aimerais étendre mes services aux particuliers pour les accompagner dans leurs besoins organisationnels.

Enfin, y a-t-il des aspects de votre métier que vous aimeriez améliorer ou des défis que vous aimeriez relever à l’avenir ?

J’apprécie vraiment mon métier et je prends plaisir à me lever chaque matin avec le sentiment d’avoir aidé tel ou tel chef d’entreprise. Pour l’instant, je ne me vois pas vraiment changer de voie, mais il se pourrait qu’un jour, je souhaite contribuer à la formation des futures assistantes ou office managers indépendantes.