Gérer sa boîte mail : un défi de taille !

Le nombre de courriels reçus en une journée est impressionnant ! Les lire, les trier, les supprimer peut rapidement être très prenant. En moyenne chaque collaborateur administratif de votre entreprise reçoit 88 courriels et en envoie 34 par jour. Alors comment s’y prendre pour gagner du temps et mieux classer votre boîte mail ? On vous explique tout.

Savez-vous que vous consacrez en moyenne 25 % de votre semaine de travail à lire, répondre et envoyer des courriels ? Le problème vient du nombre trop important de messages que vous recevez, et de la façon dont vous les traitez. Objectivement, il y a peu de solutions permettant de réduire le volume des messages, en revanche les possibilités d’améliorer votre méthode de traitement des courriels sont nombreuses.

Pour commencer, il s’agit de paramétrer votre boite mail. Il y a urgence si face à un courriel, vous vous retrouvez avec deux seules options : le traiter et le laisser indéfiniment dans votre boîte de réception, ou le mettre à la corbeille. Cela finit par s’accumuler au point que des milliers de messages restent ainsi dans votre boîte mail. Alors, comment procéder ?

L’idéal est de configurer votre boîte mail afin de vider la boîte de réception chaque jour. Vous aurez ainsi plus de facilité à gérer les nouveaux messages entrants. Pour cela, il vous suffira de mettre en place un système de classement et un système d’actions.

Quel classement adopter ?

Votre système de classement doit vous servir à archiver les messages que vous voulez conserver pour y revenir dans le futur. Cela peut concerner :

Des factures ;
Des messages importants ;
Des confirmations de commande ;
Informations légales.

Les emails que vous déplacerez dans chacun de ces dossiers ne nécessiteront plus aucune action de votre part, mais vous devez les conserver afin de vous y référer si besoin. N’hésitez pas à opter, pour commencer, pour des thématiques générales puis à créer des sous-dossiers afin de vous y retrouver plus facilement.

Mettre en place un dossier d’actions

Parmi les dizaines de mails que vous recevez dans la journée, certains nécessitent une action de votre part, mais vous ne pouvez pas toujours l’effectuer dans l’immédiat. Cela peut concerner :

Une demande de votre patron ;
Un message dont vous attendez une réponse ;
Un courriel très long que vous n’avez pas le temps de lire.

En général, ce type de courriels reste dans votre boîte de réception, marqué d’un drapeau ou encore, indiqué comme non lu. Mais cela encombre considérablement les boites mail et complique votre gestion des courriels. En créant un espace dédié à vos tâches et suivis de courriels, vous pouvez déplacer ce type de messages hors de la boite de réception et retrouver la sérénité d’une boîte vide au quotidien.

Chaque mail peut donc trouver facilement sa place :

Les nouveaux messages dans la boite de réception ;
Les courriels qui nécessitent une action ou un suivi (dossier A faire) ;
Les emails que vous voulez garder (dossiers thématiques) ;
Et les courriels non pertinents dans la corbeille.

Pensez à vous désabonner

En moyenne, 60 % des mails ne sont pas lus… Les publicités ou newsletters que vous n’ouvrez jamais sont pléthores. Prenez donc le temps, jour après jour, de vous désabonner de celles qui ne vous intéressent plus ou que vous n’avez pas choisi de recevoir. Vous pouvez aussi bloquer les expéditeurs indésirables grâce aux fonctionnalités de votre messagerie. Gardez bien sûr toutes celles qui comptent dont celle d’Assistante Plus. Si vous n’êtes pas encore abonné, n’hésitez pas à le faire en cliquant sur ce lien ! Vous recevrez ainsi de nombreux conseils utiles à l’exercice de votre métier !