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Comment maîtriser les plannings complexes ?
Gérer un agenda, oui. Gérer plusieurs agendas, avec des réunions qui se chevauchent, des priorités mouvantes, et des dirigeants qui changent d’avis à la dernière minute… c’est un sport. On ne parle plus simplement d’organiser du temps : on parle de coordination, d’anticipation, de décisions. Voici comment aborder cette mission essentielle avec méthode, bon sens et les bons outils.
Aujourd’hui, la gestion de planning peut représenter jusqu’à 40 % du travail d’une assistante de direction. Ce n’est pas juste caler des rendez-vous : il faut avoir une vision globale de ce qui se joue dans l’entreprise, comprendre les vraies priorités, et garder le cap (même quand tout change à la dernière minute).
Prioriser
Pour que ça tienne, il faut un cadre. On ne cale pas les rendez-vous au fur et à mesure : on les hiérarchise. Ensuite, on bloque les temps de travail profond, et on cale le reste autour. On pense aux déplacements, aux éventuels débordements, aux temps de pause, aux imprévus (parce qu’ils viendront). L’idée, c’est d’éviter cet effet d’agenda étouffant, pour le dirigeant comme pour vous.
Gardez un peu de temps pour permettre à votre dirigeant de gérer les imprévus… ou tout simplement de souffler entre deux rendez-vous.
Structurer sa méthode en deux temps
- Cadrer avec le dirigeant
Commencez par clarifier ses habitudes : moments de concentration, pauses nécessaires et même les formats préférés pour les réunions. Prenez 5 minutes par jour pour faire un point rapide, et ajuster l’agenda si besoin. Plus vous comprenez ses priorités, plus vous serez efficace. - Organisation et transparent
Rassemblez tous les plannings sur une seule et même interface. Utilisez un code couleur simple et préparez les informations utiles pour chaque rendez-vous (lieu, docs, participants). Automatisez les rappels.
Anticipez également les conflits potentiels en veillant à ce que les créneaux ne se chevauchent pas.
Prévoir un plan B
Même avec un planning parfait, il faut rester flexible. Un rendez-vous qui saute, un dirigeant en retard, une urgence à glisser dans la journée… Vous devez toujours avoir un plan B en tête : un créneau alternatif, un contact de remplacement ou une solution rapide. Et surtout, communiquez le plus vite possible tout changement pour éviter un effet domino.
Ce qu’il vaut mieux éviter
Quelques erreurs à garder en tête :
- Surcharger l’agenda, sans laisser de marge
- Négliger les contraintes et préférences personnelles du dirigeant
- Travailler chacun de son côté, sans synchroniser vos outils/plateformes
- Ne pas hiérarchiser les rendez-vous
- Omettre le temps de préparation nécessaire avant une réunion importante
Le rôle de l’assistante c’est d’accompagner, et ça commence par une gestion du temps maîtrisée, claire et humaine.
Gérer plusieurs plannings, ce n’est pas un détail dans la fiche de poste : c’est une vraie expertise. Et bien faite, cette mission devient un levier. De fluidité, de performance, de sérénité. Pour vous, pour le dirigeant, et pour l’équipe entière.
Les bons outils à prendre en main
En 2025, plusieurs outils peuvent s’avérer utiles pour vous organiser :
- Outlook et Google Calendar : les solutions les plus répandues qui offrent des fonctionnalités de base mais essentielles, comme le code couleur (pour distinguer les rendez-vous selon leur nature), les rappels ou encore les intégrations.
- Calendly : un outil qui permet de créer rapidement des réunions standardisées facilement adaptables. Une aide pour la gestion des rendez-vous externes.
- Kelio : un logiciel RH intégrant un module de gestion des plannings qui permet de visualiser en un coup d’œil les plannings de l’ensemble des équipes.
- SavvyCal : une application de planification multi-usage conçue pour privilégier une collaboration facile et trouver les moments optimaux pour des réunions.
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