Assistantes de direction : les clés pour prendre un poste en création

La création d’un poste d’assistant(e) de direction dans une entreprise témoigne d’une belle marque de considération pour notre profession. Vous êtes attendu(e) et vous avez tout à construire. Vous êtes légitime dans votre rôle, donc adieu au syndrome de l’imposteur !

Christina Lechleider
Executive Assistant, avec une expérience de 16 ans dans le domaine

Comprendre les motivations derrière la création du poste

Avant même d’intégrer votre nouvelle entreprise, il est essentiel de comprendre pourquoi ce poste a été créé. Cette question doit être abordée dès l’entretien d’embauche. Savoir quelles attentes motivent la création d’un poste d’assistant(e) de direction vous permet d’adopter une approche adaptée à la culture de l’entreprise, qu’elle soit en plein développement ou déjà bien établie.

Votre rôle ne se limite pas à alléger le quotidien du dirigeant ; il s’agit d’un soutien stratégique pour garantir une meilleure gestion de ses priorités et fluidifier les processus. Les raisons pour lesquelles un dirigeant peut créer ce poste sont multiples et souvent liées à l’évolution de l’entreprise (croissance rapide de l’entreprise, augmentation des responsabilités du dirigeant, lancement de nouveaux projets, etc.).

Comprendre ces motivations vous permettra de mieux vous positionner dès vos débuts et d’adapter vos actions pour répondre aux attentes spécifiques de l’entreprise.

Établir une base de travail commune

Une des clés pour réussir dans votre nouveau poste est d’établir une base de travail solide et collaborative avec votre manager. Cela passe par l’anticipation de ses besoins, la maîtrise de l’organisation quotidienne et l’apport de votre touche personnelle. Soyez également force de propositions pour améliorer les processus existants.

Dès le départ, il est essentiel de s’accorder sur la gestion de l’agenda et de la boîte email. Créez une base de données administrative qui regroupe toutes les informations importantes concernant votre manager : codes d’accès, documents personnels (comme une copie de la carte d’identité) et même des détails pratiques, tels que les préférences alimentaires pour les réservations de restaurant.

Pour faciliter votre travail, servez-vous d’outils adaptés : utilisez un logiciel de gestion de tâches (exemples : Microsoft To do, Trello…), synchronisez les agendas électroniques et employez des rappels visuels comme des post-it stratégiquement placés, par exemple. Vous pouvez aussi mettre en place des indicateurs de gestion du temps pour mieux organiser les priorités de votre manager.

En outre, pensez à identifier un profil interne qui pourrait être formé comme votre remplaçant en cas d’absence. Cela assurera une continuité et évitera les interruptions dans la gestion quotidienne.

Enfin, pour bien comprendre les attentes de votre manager et vous adapter à son mode de travail, proposez des réunions en tête-à-tête (one-to-one) au début de chaque journée. Même courtes, ces sessions de 15 minutes vous permettront de mieux cerner ses besoins et d’affiner votre collaboration. Ces échanges pourront ensuite être espacés une fois que vous aurez bien pris vos marques.

Adapter votre approche à la culture de l’entreprise

Si un programme d’intégration est proposé, ne manquez pas l’occasion de vous y plonger. S’il n’existe pas, prenez l’initiative de créer le vôtre !

Un bon point de départ consiste à rencontrer un représentant de chaque service, en prenant au moins une heure avec chacun. Cela vous permettra non seulement d’avoir une vue d’ensemble des activités de l’entreprise, mais aussi de comprendre comment chaque équipe contribue à la stratégie globale. Ces discussions vous aideront à identifier clairement les attentes de chaque service à l’égard de votre manager, et par extension, à votre égard.

Profitez de ces échanges pour expliquer vos principales responsabilités. Par exemple, si votre manager gérait jusqu’à présent lui-même ses invitations Microsoft Outlook et recevait directement des demandes de rendez-vous, il vous faudra expliquer que vous prenez désormais en charge la gestion de son agenda. Ce type de changement, bien qu’utile, peut être déroutant pour les équipes, et il est important d’accompagner cette transition avec pédagogie. Proposez également des séances de feedback régulières pour ajuster votre approche en fonction des besoins réels de l’équipe.

Compréhension des processus logistiques et administratifs

Une fois en poste, prenez le temps de comprendre le fonctionnement logistique et administratif de l’entreprise. Familiarisez-vous avec les systèmes en place, qu’il s’agisse des outils informatiques, des procédures internes ou des processus de communication. Identifier les aspects qui fonctionnent bien et ceux qui pourraient être améliorés est une excellente façon de démontrer rapidement votre valeur ajoutée.

Ce processus d’apprentissage passe aussi par les relations humaines. En vous connectant avec vos collègues et en prenant le temps d’échanger avec eux, vous pourrez non seulement découvrir leurs besoins spécifiques, mais aussi tisser un réseau précieux. Pour approfondir cette connaissance, vous pouvez organiser des réunions informelles avec des membres clés de l’équipe afin de recueillir leurs avis et d’identifier des opportunités d’amélioration dans les processus administratifs.

S’approprier son rôle avec confiance

Dans un poste d’assistant(e) de direction, l’autonomie est la clé. Ne vous attendez pas à ce que l’on vous dicte chacune de vos actions : anticipez, prenez des initiatives et n’ayez pas peur de vous tromper. C’est en osant sortir des sentiers battus que vous ferez la différence.

Les retours, aussi appelés « feedback », qu’ils soient positifs ou négatifs, sont des outils précieux pour votre progression. Sollicitez-les régulièrement afin de vous ajuster en continu et de maximiser votre efficacité. Apprendre de vos erreurs est aussi important que de tirer parti de vos succès.

La créativité est un autre atout essentiel : chaque problème peut être une opportunité de trouver des solutions innovantes. N’hésitez pas à puiser dans vos expériences passées, car les compétences que vous avez acquises ailleurs peuvent souvent être adaptées à ce nouveau contexte. Soyez force de propositions, et faites confiance à votre capacité à apporter des idées nouvelles et à faire évoluer les pratiques en place.

Surmonter les résistances : imposer sa légitimité avec patience et diplomatie

Lorsque vous démarrez dans un poste d’assistant(e) de direction en création, il est essentiel de reconnaître qu’il peut y avoir des résistances, même si votre rôle est reconnu comme important pour l’entreprise. Vous pourriez rencontrer des collaborateurs réticents à passer par une assistante, préférant garder un accès direct à leur supérieur par habitude ou confort.

Comme le dit le proverbe, « on peut amener le cheval à la rivière, mais on ne peut pas le forcer à boire ». Ces résistances peuvent vous donner l’impression de devoir régulièrement justifier votre présence. Dans ces situations, la diplomatie et la patience sont vos meilleures alliées. Démontrer progressivement votre valeur en anticipant les besoins des collaborateurs et en leur facilitant la vie peut aider à atténuer les réticences. Restez ferme dans vos responsabilités tout en étant compréhensive envers les réticences. Vous pouvez organiser des réunions de suivi pour discuter des ajustements nécessaires et renforcer la collaboration. Acceptez que certains changements prennent du temps et que certains profils ne s’adapteront pas immédiatement.

L’essentiel est de continuer à prouver, par vos actions et votre efficacité, l’importance de votre rôle pour l’organisation. Avec le temps, votre légitimité se consolidera et vous trouverez votre place au sein de l’équipe.