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Dis-moi qui est ton patron, je te dirai comment lui parler !
Votre patron a un agenda très chargé et vous êtes celle ou celui qui doit lui faciliter la tâche. Ce n’est donc pas toujours facile de trouver le bon moment pour communiquer avec lui ! Pourtant, votre chef attend de vous que vous ayez une longueur d’avance sur tous les dossiers, et le meilleur moyen d’y arriver est que tout soit clairement exprimé entre vous. Alors, comment vous y prendre pour communiquer au mieux avec lui ?
La communication est un art complexe ! Bien faire passer son message s’apprend et se cultive. Pour commencer, sachez communiquer au bon moment. N’attendez pas qu’une situation s’envenime ou vous horripile, pour en faire part à votre patron. Ce serait contre-productif, car vous n’aurez plus l’esprit suffisamment serein pour détailler votre problématique et trouver une solution avec lui. Nous parlons bien de trouver une solution ensemble, car il s’agit d’un véritable travail d’équipe. Il faut en effet se positionner autant que possible d’égal à égal avec votre patron et toujours penser à lui demander des conseils, plutôt que de l’aide. Gardez bien sûr le respect nécessaire face à lui, mais abordez-le comme vous le feriez avec l’un de vos collègues.
Apprenez à connaitre votre patron
Les postulats de base étant posés, il s’agit maintenant de vous demander quelles sont les préférences de communication de votre chef. Plus vous en savez sur la façon dont votre patron aime travailler, plus vous aurez de facilités à adapter votre communication à son fonctionnement. N’hésitez donc pas à lui demander sous quel format il préfère être informé et à quelle fréquence. Mettez également au point une stratégie d’urgence : quelles sont les informations qu’il souhaite avoir avant tout le reste et quelles sont les choses qui l’agacent le plus ? Dans un précédent article, nous avions traité de comment savoir ce que son patron pensait de vous.
Essayez aussi de cerner au mieux sa personnalité. S’il est plutôt curieux de nature, tâchez de le surprendre. S’il est analytique, procédez à l’envoi de vos informations de façon détaillée et ordonnée, en précisant clairement quelles sont vos attentes. S’il est expressif et conciliateur, proposez-lui une réunion hebdomadaire pour faire le point de la situation… En résumé, plus vous saurez à qui vous avez à faire, plus vous serez à même de bien communiquer avec lui.
Que voulez-vous dire à votre patron ?
Le type d’information que vous souhaitez transmettre aura également un impact sur le canal de communication que vous utiliserez. Évaluez l’objectif et la portée du message pour faire le bon choix. Un courriel, une réunion, un appel téléphonique ou encore une discussion en face à face n’ont pas la même visée ni le même impact.
Le face à face
La rencontre individuelle offre par exemple plusieurs avantages : réaction immédiate, confidentialité, communication ciblée. Mais il est nécessaire de bien vous préparer. Ne laissez pas trop de place à l’improvisation au risque d’être rapidement déstabilisé. e. Concentrez-vous et écoutez. Interprétez le langage corporel, les gestes, les postures de votre chef. Demandez-lui de clarifier des paroles que vous n’auriez pas comprises et n’hésitez pas à prendre des notes pour ensuite rebondir sur certaines de ses remarques.
L’appel téléphonique
La communication téléphonique reste quant à elle un canal à privilégier pour les communications urgentes, pour solliciter un avis ou transmettre une information simple. Elle ne doit pas être utilisée si vous avez besoin de justifier votre information avec des tableaux ou des documents. Notez bien que la conversation téléphonique ne vous permettra pas de décoder le langage non verbal, il est donc important de ne pas annoncer une mauvaise nouvelle par téléphone afin de pouvoir en analyser rapidement l’impact sur votre patron et de déterminer comment vous allez réagir par la suite.
Le courriel, l’ami qui laisse des traces
Le courriel est le plus souvent privilégié lorsqu’il s’agit de laisser une trace de l’information. Il a l’avantage de pouvoir être transmis même quand votre interlocuteur n’est pas disponible. Mais reste que les écrits sont souvent impersonnels et présentent le défaut d’être parfois mal interprétés. Pour transmettre un compte rendu de réunion, pour envoyer des documents ou tableaux, ce canal de communication sera particulièrement approprié.
En bref, communiquez utilement et rappelez-vous qu’installer un climat de confiance avec votre patron vous permettra d’avancer ensemble de façon calme et sereine. Une belle perspective pour mieux vous épanouir dans votre travail !
Elisabeth DUVERNEY-PRET
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