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L’assistant(e), gardien(ne) de la mémoire de l’entreprise : structurer l’informel pour un actif stratégique
Les assistant(e)s jouent un rôle pivot en tant que gardiens de la « mémoire informelle » de l’entreprise, ce patrimoine tacite composé de carnets personnels, bases internes, outils IA et wikis. Cette mémoire, souvent dispersée, devient un atout stratégique lors de fusions-acquisitions, crises ou changements de direction, où la continuité des savoirs évite les pertes de productivité. Structurée judicieusement, elle transforme des notes éphémères en levier de résilience organisationnelle.
Le rôle clé des assistant(e)s comme dépositaires
Vous, assistant(e)s, êtes en première ligne pour capturer et préserver les connaissances tacites : retours d’expérience, procédures informelles et décisions historiques. Contrairement aux données formelles archivées en RH ou finance, cette mémoire informelle repose sur vos carnets, comptes-rendus de réunions et échanges quotidiens, essentiels pour fluidifier les transitions. Lors d’une fusion, par exemple, vous coordonnez la communication et l’intégration, minimisant l’incertitude grâce à ces archives vivantes.
En crise ou lors d’un changement de direction, votre expertise en gestion du changement, plannings adaptés, collecte de données urgentes, assure une prise de décision éclairée. Des études soulignent que les échecs post-fusion proviennent d’une mauvaise gestion des savoirs informels, un domaine où vous excellez.
Outils pour structurer la mémoire informelle
Carnets et bases internes : les fondations simples
Commencez par numériser vos carnets papier vers des outils comme Notion ou Mem, qui organisent notes et mémos sans dossiers complexes. Créez une base interne structurée par thèmes (procédures, contacts clés, leçons de crises passées), accessible via un wiki central avec sous-espaces par département. Cela garantit traçabilité et collaboration, comme chez XWiki où l’intranet principal regroupe tout.
Wikis et IA : l’automatisation intelligente
Adoptez des wikis comme Notion AI pour une recherche sémantique : posez une question, et l’IA cite les sources internes sans halluciner. Des outils comme Otter.ai ou Fireflies.ai transcrivent des réunions en bases consultables, idéaux pour crises où chaque détail compte. Narrathèque, souverain et collaboratif, structure récits d’entreprise pour formations et stratégies post-fusion.
Outil | Avantages pour assistant(e)s | Usage stratégique |
Notion AI | Recherche Q/R, wiki collaboratif | Continuité en fusion |
Mem | Notes IA sans étiquettes | Gestion quotidienne crises |
Fireflies.ai | Transcription interrogeable | Changements direction |
XWiki | Structure centrale/départements | Mémoire partagée |
Stratégies pour un actif stratégique en transitions
Lors de fusions, intégrez la mémoire informelle via une « cellule de crise » pilotée par vous : communication ciblée, scénarios anticipés et mutualisation des savoirs. En changement de direction, externalisez les playbooks (guides d’intervention) pour résilience, évitant les blocages dus à des absences. Promouvez une culture du partage avec des « knowledge managers » dédiés, vous en tête, pour formaliser le tacite en explicite.
Meilleures pratiques : auditez régulièrement (trimestriellement), formez les équipes à l’outil choisi, et mesurez l’usage via analytics pour ajuster. Ainsi, lors de la crise COVID ou d’une acquisition, des entreprises comme France Mutuelle ont uniformisé discours et processus grâce à ces bases.
Vers une mémoire comme levier compétitif
En structurant cette mémoire informelle, vous, assistant(e)s, élevez votre rôle de support à stratégique, boostant innovation et agilité. Les organisations apprenantes, avec IA souveraine, sécurisent souveraineté et conformité, rendant ce patrimoine mutualisable même interentreprises. Investissez-y dès aujourd’hui pour transformer vos carnets en bouclier lors des prochains défis.
Laura FALCES
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