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Onboarding : pourquoi l’intégration est-elle devenue la nouvelle arme anti-turnover des entreprises ?
L’onboarding n’est plus une « phase sympa » d’accueil, mais un levier stratégique de rétention des talents, particulièrement de nos jours où les candidats restent très sollicités même après avoir signé. Pour les assistant(e)s et fonctions support, souvent en première ligne de ce parcours, structurer l’intégration devient un enjeu majeur d’image, d’efficacité et de fidélisation.
L’intégration, une étape décisive
La signature de la promesse d’embauche ne clôt pas le recrutement, elle ouvre au contraire une période clé : l’intégration. Cette phase vise à donner au nouveau collaborateur les clés pour réussir sur son poste, s’approprier la culture d’entreprise et se projeter durablement dans l’équipe.
Selon l’enquête menée par PageGroup auprès de près de 500 salariés récemment intégrés, seul un tiers des répondants déclarent s’être sentis réellement bien accompagnés lors de leur arrivée. Les deux autres tiers estiment que leur employeur aurait pu mettre en place davantage d’actions pour faciliter leur prise de poste et leur compréhension de l’entreprise.
Avant le jour J : le préboarding, un moment sous-exploité
8 candidats sur 10 suivent plusieurs processus de recrutement en parallèle, et continuent à recevoir des propositions même après avoir accepté un poste. Entre la promesse d’embauche et le premier jour, maintenir le lien est donc essentiel pour sécuriser l’engagement et limiter le risque de désistement de dernière minute.
Or, 21 % des salariés en intérim ou CDD et 7 % de ceux en CDI déclarent n’avoir eu aucun contact avec leur futur employeur avant leur arrivée officielle. Pourtant, des leviers simples existent : un premier mail RH avec la promesse d’embauche, le récapitulatif des avantages (mutuelle, primes, voiture de fonction, CE, etc.) et les documents administratifs ; un second mail avec le programme détaillé d’onboarding afin de donner de la visibilité et de rassurer.
Les entreprises peuvent également inviter la future recrue à des événements internes (déjeuners d’équipe, séminaires, afterworks) ou lui proposer une demi-journée sur site pour découvrir les locaux et l’ambiance de travail dans un cadre informel. Un candidat déjà en contact avec ses futurs collègues, imprégné de la culture maison et délesté d’une partie des démarches administratives, arrivera plus serein… et plus rapidement opérationnel.
Le premier jour : un moment à haut risque
La première journée donne le ton, au point que 58 % des candidats qui ne se sont pas sentis bien accueillis ce jour-là ont envisagé de quitter l’entreprise dès la fin de leur première journée. Dans les faits, la réalité est souvent décevante : 3 candidats sur 10 ne bénéficient pas de temps d’échange avec leur manager, 2 sur 10 n’ont pas leur poste de travail et leurs identifiants prêts, 17 % déjeunent seuls et seuls 31 % profitent d’un petit-déjeuner d’accueil.
Pourtant, les bonnes pratiques sont clairement identifiées : organiser un petit-déjeuner de bienvenue, prévoir une visite complète des locaux (cafétéria, salles de réunion, services…), remettre le matériel (ordinateur, badges, téléphone, codes d’accès) et la documentation pratique (règlement intérieur, avantages, valeurs…). Un entretien dédié avec le manager dès le premier jour permet également de clarifier les premiers sujets à traiter, les interlocuteurs clés, les objectifs à court et moyen termes et le mode de fonctionnement de l’équipe.
L’enjeu est de trouver un équilibre entre découvertes et apprentissages : ni ennui ni surcharge d’informations. Cette journée se prépare minutieusement, en impliquant RH, manager et souvent assistant(e)s, qui jouent un rôle central dans la logistique, la coordination des rendez-vous et la qualité de l’accueil.
Un parcours sur 6 à 12 mois
Un onboarding ne se limite pas à la première semaine : il s’étale généralement sur 6 mois à 1 an, le temps que le collaborateur soit totalement à l’aise dans ses missions et dans l’organisation. Au-delà des aspects pratiques, l’objectif est d’aider la nouvelle recrue à comprendre son environnement, son rôle stratégique dans la structure et les codes culturels de l’entreprise.
7 salariés sur 10 bénéficient de formations lors de leur prise de poste, mais seul un employeur sur deux formalise réellement un parcours d’intégration et de formation. Les formats plébiscités restent les sessions en présentiel, largement privilégiées pour les apprentissages comme pour la création de liens.
Formations, culture, lien social : les piliers d’un onboarding réussi
PageGroup propose une structuration en modules qui peut servir de modèle aux entreprises souhaitant professionnaliser leur parcours. Un premier module « culture d’entreprise » vise à familiariser le nouvel arrivant avec la mission, la vision et les valeurs de la société, souvent encore trop peu formalisées dans les parcours d’intégration.
Un second module porte sur l’acquisition des compétences et des outils nécessaires au poste : il s’agit de s’assurer que le collaborateur maîtrise rapidement ses missions, ses logiciels et les procédures qui conditionneront sa performance. Un troisième axe consiste à présenter clairement les processus internes, les workflows et les procédures opérationnelles clés pour éviter les zones d’ombre et les pertes de temps.
Enfin, un module d’« intégration sociale » vise à encourager la création de liens avec les collègues et les autres nouvelles recrues, via parrainage, mentorat, séminaires d’intégration ou temps collectifs. La culture d’entreprise est trop souvent laissée de côté alors qu’elle représente un puissant facteur d’engagement et de fidélisation, en particulier pour les jeunes générations.
Le rôle stratégique des assistant(e)s dans l’onboarding
Au carrefour des RH, des managers et des équipes, les assistant(e)s occupent une place clé dans la qualité de l’onboarding. Organisation des rendez-vous, préparation du poste de travail, coordination des mails d’accueil, gestion des événements internes : leur action conditionne fortement la fluidité du parcours et la première impression du nouveau collaborateur.
En s’appuyant sur les bonnes pratiques mises en lumière, les assistant(e)s peuvent devenir de véritables chef(fe)s d’orchestre de l’intégration. Structurer les étapes, anticiper les besoins, veiller aux moments de convivialité et au temps d’échanges dédiés avec le manager permet de transformer un simple accueil en véritable expérience collaborateur, à forte valeur ajoutée pour l’entreprise comme pour la nouvelle recrue.
Laura FALCES
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