Que vous soyez absents pour une courte durée, un jour férié, une formation, un arrêt maladie ou si vous partez des congés, l’important est de signaler votre absence.
Vous ne pouvez ou ne voulez pas être joignable par e-mail pendant cette période, une réponse automatique incluant un message d’absence du bureau est utile pour que vos interlocuteurs n’aient pas à attendre longtemps et inutilement une réponse.
Destiné aux personnes qui vous envoient un mail, cette réponse automatique doit les prévenir de votre absence, leur annoncer vos dates de retour de vacances ainsi que le nom de la personne à contacter, ainsi que son adresse mail pour répondre aux questions urgentes durant votre absence. Vous pouvez éventuellement indiquer la raison de l’absence et si nécessaire une touche personnelle.
Si vous travaillez avec des clients, partenaires ou collègues internationaux, il est de bon ton de rédiger également un Out of Office en anglais.
Il ne faut pas négliger ce rituel avant chaque départ, car oublier de paramétrer sa messagerie peut engendrer un mécontentement de la part de vos interlocuteurs, surpris de ne pas recevoir de réponse.
Comment faire ? Suivez le guide !
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