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De plus en plus sollicitées dans l’organisation des événements et des séminaires d’entreprises, les assistantes doivent respecter un cahier des charges précis et rigoureux, afin de garantir in fine la cohésion et la motivation des équipes. Il était donc naturel pour Assistante Plus de s’associer à l’organisateur à Bedouk, référence incontournable du marché MICE, pour relayer les clefs d’un événement réussi. Quel est l’objectif de votre séminaire ? Pour quels public, budget, contraintes ?… Découvrez les pré-requis de notre partenaire média.
Un séminaire d’entreprise, une convention ou un lancement de produit est toujours un moment fort et important dans la vie de l’entreprise. C’est l’occasion de rappeler et de mettre en pratique les valeurs de l’entreprise sur une période qui doit aboutir à la cohésion, à la motivation des équipes ou à l’achat pour un prospect. Il s’agit donc d’être bien préparé pour faire de cet événement un succès.
Pour bien se préparer, ne négligez pas la rédaction du cahier des charges de l’événement. Le cahier des charges vous servira tout au long de votre recherche et de votre projet. Ne négligez aucun des détails suivants pour être certain de faire les meilleurs choix pour votre événement.
L’objectif de l’événement
L’objectif est-il d’informer ? Former ? Stimuler ? Valoriser ? Lancer un produit ? etc.
L’objectif vous permettra de définir le type de lieu et de salle qu’il vous faut. Par exemple, si votre objectif est d’informer vos collaborateurs des résultats et orientations de l’entreprise, il vous faudra un lieu avec une salle en auditorium. Pour une formation vous pourrez préférer une configuration en classe et pour une soirée une disposition cabaret. S’il s’agit de stimuler ou valoriser préférez un endroit avec un espace original. Enfin, dans le cadre d’un lancement de produit, votre lieu devra valoriser le produit en question.
Le public concerné
En définissant précisément le public concerné par votre événement, vous aurez un premier élément pour choisir la capacité ainsi que le standing du lieu que vous recherchez. Pensez par exemple aux centres de congrès si vous souhaitez convier plus de 200 personnes en région ou plus de 400 personnes en Ile de France. Si votre Public est composé de hauts dirigeants ou de clients grands compte, peut-être faudra-t-il préférer des lieux d’exception.
Les dates de l’événement
Un lieu vous répondra plus facilement si vous avez une date précise à lui transmettre. Il vous donnera ses disponibilités ainsi que son prix qui répond à une saisonnalité propre à sa région. Pour mettre toutes les chances de votre côté, validez plusieurs dates possibles en hiérarchisant les dates de la plus adaptée, date pour laquelle vous ferez votre demande, à la moins appropriée.
Les contraintes des participants
Cette étape est importante, surtout si vous faites venir des participants des quatre coins de la France et du Monde. A ce moment, vous allez pouvoir estimer combien de chambres vous devrez rechercher et pour combien de nuits. Sachez qu’en région les lieux ont de plus petites capacités d’hébergement qu’en Ile de France. Si vous avez besoin de plus de 50 chambres, étudiez la possibilité de loger vos participants dans plusieurs hôtels. Allez-vous les répartir par services, niveau hiérarchiques, en fonction du nombre de nuits où ils devront être logés, etc. ?
Le programme
Dès la constitution du projet, commencez à établir 1 premier programme de votre événement. C’est à cette étape qu’il faut penser à tous les détails d’une journée. Proposerez-vous un petit déjeuner ? Une pause le matin ? Sous quelle forme souhaitez-vous que le déjeuner ait lieu (à l’extérieur du lieu de l’événement ou non) ? Enfin, pensez toujours à clôturer la journée avec un moment convivial.
C’est pendant l’élaboration du programme que vous devez commencer la liste de tous les équipements et de tous les prestataires qu’il faudra solliciter. Pour un show de lancement de produit, faut-il un décorateur, des hôtesses, des techniciens son et lumière, qui assurera l’approvisionnement logistique ? Pour un séminaire de motivation, solliciter un équipement sonore ? Quel type d’activité rechercher pour un Team Building ?
Ce programme vous permettra d’identifier les prestataires auxquels vous devrez faire appel pour organiser votre événement.
Le budget alloué
Dernier critère mais non des moindres, celui du budget. Evaluez-le en reprenant bien tous les éléments précédents de votre cahier des charges de l’événement. Sachez que les prix sont en moyenne 15 à 20% plus élevés en Ile de France qu’en région. A titre indicatif, chez les professionnels du tourisme d’affaire, pour un événement d’une journée (avec pauses café mais sans restauration) un lieu en Ile de France coûtera un minimum de 50€ par personne. Hors Ile de France, comptez 40€ par personne. Si vous incluez une restauration, la journée s’élèvera au minimum à 70€ par personne en Ile-de-France et 60€ hors Ile-de-France.
Si vous ne disposez pas d’un budget suffisant et que vous souhaitez tout de même donner une couleur particulière à votre événement, avez-vous pensé à l’organiser dans un lieu en interne ? Si vous avez en interne un espace adapté à votre besoin, explorez la piste des prestataires comme des décorateurs, traiteurs, loueurs de matériel, etc. C’est une option qui peut s’avérer plus économique mais qui nécessite souvent de faire appel à une kyrielle de prestataires qu’il faudra coordonner. C’est une solution qui vous demandera un investissement encore plus important.
