Véritable bras droit, l’assistant(e) gère les agendas, filtre les appels, trie la correspondance, rédige le courrier d’usage…
La liste des taches n’étant pas exhaustive, l’assistant(e) porte un regard global sur la gestion du temps de son supérieur, entre les différents rendez-vous, réunions et voyages d’affaires, celui-ci se doit de bien connaître son supérieur au point de pouvoir parfois anticiper ses besoins.
Alors Assistant(e) Plus a relevé les 5 grands faux pas à éviter en tant qu’assistante :
Ne pas prioriser ses tâches
Avec toutes les tâches qui lui incombent, l’assistant(e) doit savoir faire preuve d’une organisation hors pair et différencier les priorités et les missions secondaires. Il est aussi essentiel de ne pas se laisser déborder : entre les mails incessants, les différentes demandes du manager ou les coups de téléphone, notez toutes vos missions, triez les et respectez votre plan de bataille !
Se laisser envahir par le stress
Avec tout ce que nous avons listé jusqu’à présent, gérer son stress, et celui des autres par la même occasion, est primordial. Le stress paralyse et diminue la productivité. Il est souvent source d’erreur. Une bonne organisation et une anticipation permettent d’éviter ce type d’épisode angoissant.
Le manque de discrétion
En tant qu’assistant(e), on est souvent amené à connaître de nombreuses informations confidentielles concernant l’entreprise ou la vie personnelle de son/sa dirigeant(e) qui ne doivent pas être divulguées.
Afficher une mauvaise humeur constante
L’assistant(e)e doit se présenter comme un relai entre les salariés et le directeur. Elle/il est aussi la garante de l’image de l’entreprise et de celui ou celle qu’elle/il représente.
Manquer de polyvalence
Passer de la gestion d’un agenda à l’organisation d’un séminaire ou de la réservation d’un voyage demande une polyvalence et une rapidité d’exécution importante. L’assistant(e) doit être aussi capable de répondre favorablement à toutes les demandes de son directeur : il n’y a pas de problème, que des solutions !
