Dématérialisation, l’inéluctable mutation de l’entreprise… et du métier d’assistante

LA SEMAINE DU DIGITAL

Facturation, ressources humaines, contrats… un à un, tous les documents et processus de l’entreprise sont aspirés dans la logique de la dématérialisation. Si les économies, la disponibilité et l’efficacité sont au rendez-vous, la dématérialisation implique aussi de revoir sa manière de travailler, d’échanger et de collaborer non seulement en interne mais aussi avec le monde extérieur. Dans les grandes entreprises, les assistantes et office managers sont des utilisateurs privilégiés. Dans les PME et les petites structures, ils sont au premier chef de la démat’… Ce qu’il faut savoir.

Lors du lancement du Apple Macintosh le 24 janvier 1984, Steve Jobs, son PDG, annonçait que l’entreprise entrait dans l’ère du « zéro papier ». S’il ne s’agissait pas encore de transformation numérique, ou de dématérialisation, cette vision du fichier remplaçant le papier était novatrice. Toutefois, il faudra attendre quelques décennies de plus pour que la gestion du contenu prenne réellement consistance. En effet, dématérialiser un document ne se réduit pas à sa simple numérisation. Non, dématérialiser consiste à produire directement le document au format numérique.

Depuis une vingtaine d’années, la dématérialisation progresse par vagues, avec des cycles d’assimilation et d’acceptation par les usagers plus ou moins longs. Les processus comptables et financiers, dont le duo devis/facture est la partie émergée, sont les premiers à s’engager sur le chemin de la « démat’ ». Ainsi, après avoir été rendue obligatoire dans les entreprises publiques, la facturation électronique (ou e-invoicing) deviendra une obligation légale pour toutes les entreprises à partir du 1er juillet 2024. Il convient donc de s’y préparer et les assistantes de direction et office managers sont aux premières loges, notam-ment dans les PME.

Après les solutions de dématérialisation des factures comme QuickBooks d’Intuit ou le français Henrri de Rivalis, la seconde vague automatise les processus administratifs et RH. La « démat’ » s’attaque aux congés et absences, aux notes de frais, aux problématiques des bulletins de paye. Les solutions sont légion : Eurécia, Silae RH, Lucca, PayFit… Capables de s’interfacer avec la majorité des solutions de comptabilité, ces outils connaissent une adoption rapide car ils apportent des réponses simples et efficaces à des problèmes générateurs de grands volumes de papier.

Nouvelle vague ou tsunami

Aujourd’hui, ce sont tous les documents et processus de l’entreprise qui sont concernés. Les outils de GED (gestion documentaire) – que l’on croyait définitivement associés à la notion d’« archives » – se dépoussièrent et s’imposent comme indispensables au système d’information. La dématérialisation est synonyme d’économies, de disponibilité, de sécurité, de travail collaboratif avec en plus un zeste d’écologie (la vision du zéro papier de Steve Jobs).

Côté solutions, il existe une myriade de plateformes promettant d’aider à la gestion des documents, à l’automatisation des processus et à l’optimisation des politiques de gouvernance et de stockage. Voici, pêle-mêle, quelques noms pour alimenter la réflexion en attendant notre dossier Assistant(e) Plus spécial « Dématérialisation » de février 2023 : Zeendoc, Nuxeo, Docuware, Documind, Jalios, Zoho Doc, DataCap, iGuana, Intalio, Progedoc…

Mais ils ne sont pas les seuls, d’autres plateformes ECM – souvent communautaires – comme Nextcloud ou Alfresco abordent la dématérialisation sous l’angle de l’hébergement, de la centralisation des services et le traitement collaboratif de dossiers.

L’implication, cœur du succès

Chaque solution possède des avantages et des inconvénients, liés généralement à la taille de l’entreprise (volumétrie des données) et aux fonctionnalités désirées (synchronisation, travail en miroir…). Cependant, dans tous les cas, l’implication des utilisateurs est le facteur incontournable dans le succès du déploiement de la solution.

Il s’agit donc de mettre à plat la manière de travailler de l’entreprise : quels sont les droits d’accès et de modification des documents ? Quelles sont les stratégies de stockage et de sauvegarde ? Comment interface-t-on ces solutions avec les processus comptables et financiers ? Comment fait-on la chasse aux documents redondants avant de migrer vers une plateforme ? Est-il possible de récupérer des documents éparpillés, comme par exemple ceux sur les espaces de Google ou de Onedrive ?

Autant de questions qu’il convient de se poser avant d’entamer la migration vers le tout dématérialisé.

Augustin GARCIA

Publié le 6 Déc, 2022

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