Les points clés pour écrire des e-mails pertinents et efficaces…
Suite à notre article sur l’e-mail professionnel en pratique, nous vous faisons découvrir un nouvel ouvrage de Aline Nishimata qui vous délivre ses conseils et exemples concrets d’e-mails professionnels.
La structure des e-mails
Vous trouverez dans l’ouvrage “100 e-mails professionnels pour bien communiquer”, les deux structures fondamentales :
1- e-mail de prise de contact
2- e-mail de suivi de dossier
Ces deux structures vous permettront de rédiger avec clarté vos réponses.
| Étapes | E-mail de prise de contact | E-mail de suivi d’un dossier |
| Introduction | Le présent : de quoi s’agit-il ? |
Le rappel du passé : que s’est-il passé avant cet e-mail ? Le présent : de quoi s’agit-il ? |
| Développement |
Quel est l’objectif de mon e-mail ? 1. Qu’est ce que je propose ? 2. Que suis-je décidé à accepter ? 3. Qu’est ce que je refuse ? 4. Qu’est ce que je demande ou rappelle au destinataire de l’e-mail ? 5. Quelle concession vais-je faire ? |
|
| Formule de conclusion | Qu’est-ce que je souhaite transmettre à mon destinataire ? | |
| Formule de politesse | Quelle est la formule de politesse la mieux adaptée à cet e-mail ? | |
L’appellation
Nous vous proposons dans la plupart des e-mails l’appellation : Madame, Monsieur. Cependant, selon le lien que vous avez avec votre destinataire et selon les circonstances, vous pouvez commencer votre e-mail par des formules plus adaptées au contexte :
Madame, Monsieur, Messieurs,
Bonjour Madame, Bonjour Messieurs,
Bonjour Madame Nicollet, Bonjour Monsieur Braun, Cher Monsieur, Chère Madame, Monsieur le directeur, Madame la directrice, Monsieur le président, Madame la présidente,
Ces formules sont suivies d’une virgule.
Les 8 situations de communication de l’introduction
1. Accuser réception : Nous avons bien reçu votre documentation dont nous vous remercions.
2. Informer : Nous vous informons que notre société sera présente sur le salon de l’Entrepreneuriat.
3. Demander : Nous vous saurions gré de nous expédier la commande suivante…
4. Accepter : Il nous est agréable de vous annoncer que nous donnons une suite favorable à votre demande.
5. Rappeler : Nous sommes étonnés de n’avoir pas reçu le règlement de notre facture.
6. Confirmer : Nous vous confirmons notre rencontre du…
7. Proposer : Je me permets de vous proposer ma candidature pour le poste de…
8. Refuser : Nous avons le regret de vous informer qu’il ne nous est pas possible de vous accorder un report d’échéance.
Les 4 situations de communication de développement
1. Demander : Vous serait-il possible de nous accorder un délai de paiement ?
2. Expliquer : En effet, nous avons subi une inondation qui ne nous permet pas de vous envoyer votre commande.
3. Justifier : Nous ne pouvons pas respecter les délais parce que notre local est inondé.
4. Proposer: Nous vous proposons une remise de…
Les 8 situations de communication des formules de conclusion
La formule de conclusion est parfois une répétition des idées énoncées dans le développement. Cependant, elle donne le ton de l’e-mail. Elle est en fait la vraie formule de politesse car elle met en valeur la relation entre le destinataire et le rédacteur.
Je me tiens à votre disposition pour tous renseignements qu’il vous plairait de me demander. (vous vous mettez à la disposition du client).
La formule de conclusion correspond à huit situations de communication :
1. Accepter : Nous acceptons votre proposition dont nous vous remercions.
2. Remercier : Nous vous remercions de l’intérêt que vous portez à notre demande.
3. Demander : Nous vous demandons de prêter attention aux conditions de livraison.
4. Rappeler une demande : Nous vous rappelons que nous souhaitons la livraison dans les meilleurs délais.
5. Espérer : Nous espérons que vous ne tiendrez pas rigueur de ce contretemps.
6. Se tenir à la disposition : Nous nous tenons à votre disposition pour tout entretien.
7. S’excuser : Nous vous prions de nous excuser de ce contretemps indépendant de notre volonté.
8. Menacer : Dans le cas contraire, nous nous verrons dans l’obligation de transférer votre dossier au service contentieux.
Les formules de politesse
Au delà de la formule de politesse “Cordialement”, vous pouvez, selon votre lien avec l’interlocuteur, choisir d’autres possibilités comme :
Sincèrement vôtre, Salutations sincères,
Salutations distinguées, Avec nos salutations distinguées,
Avec nos remerciements, Avec toutes mes amitiés,
Cher Monsieur, Chère Madame, Monsieur le directeur, Madame la directrice,
Monsieur le président, Madame la présidente,
En général, on utilise la virgule car la formule de prise de congé est suivie de la signature.
Vous pouvez également choisir les formules de politesse utilisées dans la rédaction du courrier d’entreprise; par exemple :
|
Je vous prie d’agréer, Je vous prie de recevoir, Veuillez recevoir, Veuillez agréer, |
Madame, Monsieur, |
mes salutations distinguées. l’expression de ma considération distinguée. |
| Veuillez croire, |
Cher Monsieur, Cher ami, |
en l’assurance de mes sentiments, les meilleurs. |
|
Je vous prie d’agréer, Veuillez agréer, |
Madame, Monsieur, |
l’expression de mes sentiments distingués. l’assurance de ma parfaite considération. |
| Je vous prie de croire, |
Madame, Monsieur, |
à l’expression de ma considération respectueuse |
La signature électronique
La signature électronique a aujourd’hui la même valeur légale qu’une signature manuscrite (loi n°2000-230 du 13 mars 2000). L’écrit sous forme électronique est admis en preuve au même titre que l’écrit sur support papier, sous réserve que puisse être dûment identifiée la personne dont il émane et qu’il soit établi et conservé dans des conditions de nature à en garantir l’intégrité. L’acquisition d’un certificat de signature électronique doit être effectuée auprès d’une autorité de certification.
