Alors que le télétravail se généralise de plus en plus, les entreprises sont confrontées à de nouveaux défis, notamment en ce qui concerne les activités quotidiennes. Heureusement, il vous reste la possibilité de collaborer même si votre personnel n’est pas en mesure de communiquer en face à face.
Découvrez sept stratégies qui favoriseront le travail d’équipe et la collaboration au sein de votre entreprise.
1. Équiper les collaborateurs
Si vous avez récemment adopté le télétravail comme business model ou si vous envisagez de faire travailler davantage d’employés à distance, vous devez vous assurer qu’ils disposent du matériel approprié. Il vous faudra peut-être fournir des ordinateurs, des cartes Wi-Fi, des routeurs, des webcams, des câbles, des claviers et d’autres accessoires.
Lorsque vous fournissez du matériel à vos employés au lieu d’attendre qu’ils le financent personnellement, vous avez la garantie que tout le monde travaille sur le même système et utilise des outils performants pour accomplir ses tâches. Cela augmentera la rapidité et la qualité de leur production, tout en facilitant la collaboration.
2. Utiliser des outils de collaboration à distance
Lorsque vous aurez vérifié que chacun dispose du matériel nécessaire, il vous faudra également prévoir un accès aux meilleurs logiciels. Il existe de nombreux types de logiciels permettant la collaboration à distance et le travail en équipe, notamment :
● Troop Messenger : ce logiciel de chat offre une messagerie directe et de groupe pour permettre à votre équipe de communiquer à tout moment de la journée. Il propose également des fonctions d’appels vocaux et vidéo, de partage d’écran et de contrôle de bureau à distance.
● Teamwork : ce logiciel de gestion de projet simplifie l’attribution, l’organisation et la réalisation des tâches. Chaque collaborateur peut consulter son programme de travail, communiquer avec ses supérieurs, signaler l’achèvement de ses tâches et recevoir des commentaires.
● Lucidspark : ce tableau blanc virtuel facilite le brainstorming et la collaboration en équipe. Les utilisateurs peuvent travailler ensemble et partager leurs idées simultanément dans la même session, ce qui facilite la conception, la création et la réalisation des projets.
En incitant votre équipe à travailler ensemble, ces outils de collaboration à distance vous permettront de structurer vos activités, de favoriser la communication et de stimuler la créativité.
3. Garder les canaux de communication ouverts
Lorsque vous dirigez des télétravailleurs, vous devez vous efforcer de maintenir des canaux de communication efficaces. Qu’il s’agisse de tenir le personnel au courant des activités de l’entreprise grâce à des newsletters, d’organiser des conférences téléphoniques, de publier des annonces sur le chat du groupe et plus encore : votre communication se doit d’être cohérente. Cette cohérence permettra à vos employés de s’informer afin de répondre aux exigences de votre entreprise.
Vous devez également prévoir des moyens pour que vos employés puissent communiquer entre eux et avec vous. Sollicitez régulièrement les commentaires de vos collaborateurs et assurez-vous qu’ils peuvent s’adresser à leurs supérieurs ou à leurs collègues en cas de difficultés.
4. Contacter régulièrement chaque collaborateur
Le télétravail peut générer un sentiment d’isolement. Veillez donc à ce que les responsables et les superviseurs prennent régulièrement des nouvelles de vos employés. Organisez des visioconférences individuelles ou utilisez d’autres moyens de communication pour connaître l’état d’avancement des projets et les performances des employés.
En prenant de leurs nouvelles régulièrement, les employés auront le sentiment de faire réellement partie de votre entreprise, ce qui les motivera et les incitera à collaborer. Vous pourrez également répondre à leurs questions ou préoccupations et identifier tout accompagnement supplémentaire dont vos télétravailleurs pourraient avoir besoin.
5. Maintenir un rythme régulier
Respecter un rythme régulier permet de renforcer la productivité et la cohésion du groupe. Outre les échéances des projets et la routine de travail quotidienne, veillez à programmer des événements récurrents tels que des formations, des réunions d’entreprise et des évaluations de performances.
Vos télétravailleurs sont peut-être disséminés sur plusieurs continents, mais même s’ils ne sont pas tous capables de participer à une téléconférence ou de visionner un livestream au même moment, la mise en place d’événements périodiques créera un sentiment de communauté et facilitera la communication au sein de votre entreprise.
6. Fixer et suivre des objectifs collectifs
Définir des objectifs est un excellent moyen de s’assurer que tout le monde partage la même vision. Utilisez vos canaux de communication habituels pour présenter vos attentes en matière de performances individuelles et collectives, et informez vos employés de l’avancement du groupe. Cette étape permettra à vos collaborateurs d’avoir une vue d’ensemble et de cibler leurs efforts en conséquence.
7. Renforcer la culture d’équipe
Centrez la communication et la collaboration sur des questions professionnelles, mais n’oubliez pas de donner à votre équipe l’occasion de se divertir et d’apprendre à mieux se connaître. Organisez des célébrations à distance, proposez des échanges sur des sujets plaisants et créez des espaces de détente virtuels. Vous aiderez ainsi vos collaborateurs à développer un sentiment de cohésion et à se sentir à l’aise les uns avec les autres.
En utilisant ces stratégies pour renforcer la communication et l’organisation au sein de votre entreprise, vous créerez un environnement dans lequel chacun pourra contribuer. Ce faisant, vous constaterez que la productivité, l’efficacité et les résultats de votre équipe s’en trouveront améliorés.
