Accueillir des collaborateurs à distance implique des défis particuliers auxquels vous n’auriez pas à faire face si vous étiez sur site. Suivez les six conseils ci-dessous pour vous assurer que vos nouveaux collègues partent du bon pied.
1. Préparer votre accueil
Prendre un nouveau poste est toujours éprouvant, et quelle que soit l’expérience de votre nouveau collaborateur, il aura toujours besoin d’un peu de temps pour s’y adapter, et particulièrement en télétravail. Vous lui compliquerez la tâche si vous passez son premier jour à courir partout pour tout organiser.
Avant que le nouveau membre de votre équipe ne vous rejoigne, préparez son accueil :
● Créez un programme pour sa première semaine : de nombreuses recrues apprécieront de pouvoir s’appuyer sur un planning pour se familiariser avec l’entreprise et leur nouveau poste. Elles apprécieront également d’avoir une idée de ce qu’elles doivent faire, car elles ne peuvent pas échanger en personne avec leurs collègues.
● Configurez son compte d’employé et préparez ses identifiants : cette étape ne nécessite généralement pas la présence de votre nouvel employé. Il est préférable de la réaliser en amont, car vos collaborateurs en télétravail n’auront personne à qui parler ni aucun bâtiment à découvrir pour patienter si vous attendez leur premier jour pour vous y mettre.
2. Présenter l’ensemble de l’équipe
Votre nouvel employé ne saura pas instinctivement à qui s’adresser pour obtenir de l’aide en cas de problème. Il est de votre responsabilité de lui présenter son équipe et les personnes avec lesquelles il travaillera, ainsi que d’autres acteurs importants, tels que le service informatique et les ressources humaines. Ce point est particulièrement important pour les employés en télétravail, car ils ne pourront pas vagabonder dans vos locaux jusqu’à trouver le service dont ils ont besoin.
3. Définir des attentes et des objectifs
Assurez-vous que votre nouveau collaborateur sait ce que vous attendez de lui dès le début. Par exemple, au cours du processus d’intégration, fixez des objectifs clairs et indiquez la manière dont il peut les atteindre.
Ces informations contribueront à sa réussite professionnelle et lui permettront de savoir comment gérer ses pauses.
4. Utiliser des logiciels de collaboration
Vous utilisez probablement différentes applications et logiciels pour toutes sortes de tâches, et vous pouvez également étendre l’utilisation de ces outils à votre processus d’intégration. Choisissez par exemple :
● Zenefits pour vos tâches RH. Ce logiciel est conçu pour améliorer votre processus d’intégration et comprend des outils que les employés peuvent utiliser pour gérer leurs prestations et leur emploi du temps.
● Lucidspark pour vos ateliers de brainstorming. Grâce à cette plateforme, vous pouvez facilement ajouter de nouveaux membres d’équipe à un tableau blanc virtuel et commencer à collaborer sur des projets.
● Slack pour communiquer en ligne. Utilisez cet outil de chat pour échanger rapidement avec vos nouveaux collaborateurs et les ajouter aux discussions de groupe importantes.
5. Fournir une documentation et des ressources de formation détaillées
Les employés à distance travaillent généralement seuls et non entourés d’autres collègues. Cette solitude physique peut accroître leur sentiment de détresse s’ils se retrouvent bloqués dans une tâche ou s’ils ont besoin d’aide.
Vous pouvez toutefois résoudre ce problème de manière proactive en mettant à leur disposition un espace structuré où trouver des ressources. Prévoyez des instructions détaillées concernant le fonctionnement de vos logiciels et équipements (dans la mesure du nécessaire). Et assurez-vous que votre documentation inclut tous les supports de formation dont ils pourraient avoir besoin.
6. Prendre régulièrement la température
Le processus d’intégration ne doit pas nécessairement s’arrêter une fois la formation terminée. Prenez plutôt le temps de faire un suivi régulier avec votre nouvel employé. Vous pourrez ainsi vous assurer qu’il comprend bien ses responsabilités.
De plus, ces suivis sont l’occasion de faire davantage connaissance et d’établir une relation avec lui, ce qui est toujours plus difficile à distance.
L’intégration n’a pas forcément à être cette phase confuse et complexe que l’on connaît trop bien. Suivez ces conseils pour améliorer votre processus d’intégration, et vous constaterez que vos nouvelles recrues se sentiront plus confiantes, plus aptes et mieux accueillies, qu’importe la distance.
