Soyez aussi écolo en réunion

Publié le 22/11/2016
Et si vous organisiez un séminaire ou une réunion éco-responsable ? L'idée vous a sans doute déjà traversé l'esprit. Alors n'hésitez plus !

Pour Raphaele Brichet-Chigioni qui a passé onze ans dans l'assistanat de direction, et qui dirige aujourd'hui la société conseil FIND'R, cela sonne comme une évidence.

"Créer un événement, c'est produit des impacts positifs et pérennes. Le but est de provoquer des rencontres, stimuler les échanges et le travail d'équipe, transmettre des connaissances... et surtout, faire en sorte de respecter l'environnement."

Mais pas question d'avoir dès le départ des objectifs démesurés en matière de développement durable : vous jetteriez l'éponge trop rapidement. 

"Il faut y aller pas à pas car cela prend du temps au début. Il faut changer sa façon de voir les choses et celles de vos interlocuteurs. Je me rappelle par exemple m'être heurtée à un mur le jour où j'ai voulu organiser une réunion dans un hôtel et où j'ai demandé que nous ayons tous de l'eau du robinet !".

 

➜ Zéro déchet

Installer des corbeilles de tri sélectif bien en évidence, opter pour des supports de communication écologiques, réduire la consommation d'emballages... Les gestes simples en faveur de l'environnement sont nombreux.

L'association Zero Waste France (waste signifie déchets en anglais) a d'ailleurs édité un guide d'informations et de conseils en la matière, intitulé "Mon événement zéro waste". Vous y trouverez douze actions pour amorcer une démarche zéro déchet, zéro gaspillage. 

"Sur des événements importants, une ou deux actions clés peuvent réduire de manière significative la quantité de déchets produits. Un séminaire est par définition éphémère et les produits jetables peuvent sembler indispensables à première vue. Pourtant il est possible de les limiter.".

Mais le timing imposé par vos patrons pour organiser réunions et séminaires ne vous laisse bien évidemment pas toujours le temps de peaufiner ces points, pourtant capitaux pour l'environnement. 

"Malheureusement aujourd'hui, on se retrouve à devoir organiser des réunions en quelques semaines, voire quelques jours. Alors forcément, dans l'urgence, les assistant(e)s vont souvent réserver le premier hôtel qu'ils/elles trouvent, prendre les seuls fournisseurs capables de livrer dans les temps, même si les prix sont délirants... La démarche est contre-productive en termes de coût et de développement durable... C'est pour cela que j'ai créé ma société : pour les aider en leur proposant des lieux certifiés Green Key, des fournisseurs éco-responsables, des activités team-building sur des thèmes écologiques... Et pour convaincre les responsables, finalement c'est plutôt simple, car à terme on leur fait gagner de l'argent", assure Raphaele Brichet-Chignioni qui base toute sa philosophie d'action sur le principe des 3R : "Réduire, Réutiliser, Recycler" !

 

➜ VIsioconférence

Et si le temps vous manque vraiment pour agir en profondeur sur la question environnementale, n'hésitez pas à proposer des réunions virtuelles à vos patrons, quand elles sont possibles.

"Cela permet d'éviter de perdre du temps sur la route, de réduire le coût des déplacements, mais aussi d'améliorer le confort de travail..."

"Dans toutes les entreprises où nous avons installé des solutions de visioconférence, nous avons rapidement constaté qu'il y a moins de stress et que les relations entre les différents intervenants deviennent plus réactives et fructueuses. Au final, c'est la compétitivité même de l'entreprise qui s'est améliorée.", souligne Aurélien Deschamps, responsable de la société Iris, spécialiste en solution de collaboration par visioconférence. 

Les solutions sont nombreuses, allant de l'installation complète d'une salle de réunion à la mise en place d'un équipement de visioconférence sur roulette, en passant par des aménagements plus discrets pour les bureaux en open space - avec webcam et micro-casque.

Et si votre société ne souhaite pas investir à long terme, vous pouvez également opter pour les web visioconférences. Tous les participants devant leurs ordinateurs et munis d'une connexion internet, communiquent et échangent des données en temps réel. Mais attention aux points faibles de cette solution : la confidentialité et la sécurité. Certaines sociétés comme Microsoft, Webex ou Genesys sécurisent ces réunions en ligne moyennant un abonnement mensuel de quelques dizaines d'euros par utilisateur.

 

➜ Le rôle de chacun

Chaque fonction peut agir pour l'environnement.

 

Le bureau du responsable :

  • Acheter prioritairement des matériels et des équipements éco-responsables pour le bureau.
  • Privilégier la dématérialisation, imprimer recto-verso, réutiliser les feuilles de brouillon.
  • Privilégier les gobelets réutilisables à la place des gobelets jetables.
  • Trier les papiers, les cartons et tous les déchets pouvant être valorisés.

 

Marketing et R&D : 

  • Optimiser la consommation de matières.
  • Adopter une démarche de communication responsable pour vendre ses produits.

 

Achat : 

  • Réduire les suremballages non indispensables.
  • Changer de produits ou de matières premières.

 

Production :

  • Améliorer le procédé pour réduire les pertes.
  • Réutiliser ses emballages ou ses chutes de production.
  • Améliorer les procédés, les réglages et former les équipes.

 

Logistique : 

  • Optimiser le conditionnement.
  • Diminuer les invendus en soignant la manutention.

 

Une boîte à outils pour vous aider est disponible sur le site :

optigede.ademe.fr


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