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Secrétariat partagé : un(e) assistant(e) et quatre managers

Publié le 11/05/2017
Pierrette B. est assistante depuis vingt ans et pratique le secrétariat partagé au sein d'un cabinet d'avocats.

Assistant(e) Plus : Les avantages du secrétariat partagé ? 

Pierrette B. : Les personnes dont j'assure le secrétariat travaillent régulièrement ensemble. Je suis donc informée, ce qui me facilite la gestion des dossiers ou des réunions. Le secrétariat partagé permet également de varier les tâches, de ne pas se cantonner à un domaine unique. 

 

Les inconvénients ? 

Parfois, il faut tout faire en même temps ! C'est l'inconvénient majeur. Les avocats peuvent tous avoir une réunion importante le même jour. J'essaie de déterminer quel dossier est le plus urgent et d'arbitrer. Au fil du temps, on arrive à savoir ce qui est prioritaire et ce qui peut être légèrement différé. 

 

Quelle organisation du travail entre les assistantes ? 

Chaque assistante établit une organisation avec les différents avocats. Cela permet d'avoir des relations de travail différentes et de choisir la plus opportune. Mais aussi de conserver des relations un peu individualisées...

 

La solution en cas d'absence ?

Nous tentons d'estimer quelle assistante est la moinde débordée et peut gérer tout ou partie du travail de la personne absente. Le cabinet compte également des secrétaires "volantes", qui n'ont pas de poste fixe. Nous faisons appel à elles ou aux services d'intérimaires pendant les vacances. 

 

L'incidence du secrétariat partagé sur l'évolution de votre fonction ? 

Le travail est plus intéressant : je m'implique davantage que si je travaillais pour un seul avocat. Mais cela dépend également de la personne avec qui l'on travaille, de la spécificité de l'entreprise et de ses propres compétences. 


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