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Pour organiser un événement… organisez-vous !

Publié le 04/05/2018
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➜ Tracez les contours

Quand un événement pointe le bout de son nez dans votre entreprise, et que le mot « organisation » est prononcé, les regards se tournent invariablement vers
vous ?...Vous seul(e) savez ce qu'il en coûte de temps et de stress pour concevoir un événement qui marquera les mémoires, et vous n'êtes pas doté(e) du don d'ubiquité. Petit rappel des bonnes pratiques de l'organisation d'un événement réussi.

Le stress s'empare de vous quand vous réalisez que le temps qui vous sépare de votre événement se réduit comme peau de chagrin ? Soufflez un grand coup et prenez de la hauteur. Pour obtenir un événement cohérent, commencez par en définir les grands axes.

Voici quelques questions qui vous y aideront :

 

  • Qui sera présent ?

(Salariés, clients, prospects, actionnaires, etc.)

 

  • Dans quel lieu ?

(Locaux de l'entreprise, salle à louer)

 

  • Qu'y ferez-vous ?

Si votre public n'est pas conquis d'office, il va falloir lui donner envie de se mobiliser : cadeaux, promotions, animations spéciales, invité(s) de marque, à vous de faire preuve de créativité !

 

  • Quelle sera la date de l'événement ?

Lancez les invitations suffisamment en amont, afin de vous assurer de la disponibilité de vos invités ; si votre événement est programmé sur une période chargée, n'hésitez pas à envoyer le premier « save the date » 1,5 à 2 mois avant le jour J.

  • Quel est votre budget ?...

 

➜ Le mains dans le cambouis

Une fois cet exercice réalisé, il ne vous reste plus qu'à… tout organiser ! Car être le maître d'oeuvre d'un événement n'a rien d'une sinécure. Le conseil numéro 1 pour un tel projet : faire un document (évolutif) des tâches que vous avez à accomplir. 

Petite liste non exhaustive des actions à prévoir :

AVANT: 

  • Choisir les orateurs et les animations
  • Réserver les prestataires (traiteur, photographe, mobilier, etc.)
  • Préparer le listing de vos participants pour leur envoyer les invitations (email ou papier) et préparer leurs badges
  • Faire fabriquer des goodies (stylo, bloc-notes ou tout autre type de cadeau marqué aux couleurs de l'entreprise

LE JOUR J : 

  • Faire un dernier briefing du staff
  • Avoir un poste d'accueil pour 50 participants maximum : les invités arrivent généralement entre 15 et 5 minutes avant l'heure de début, mieux vaut éviter l'embouteillage à la distribution des badges !
  • Disposer votre signalétique pour « habiller » votre événement… mais aussi pour orienter les participants (fléchage)

APRÈS

  • Faire le bilan qualitatif et quantitatif (et une petite liste personnelle des points que vous auriez pu améliorer, pour la prochaine fois)
  • Envoyer un message de remerciement aux participants
  • En profiter pour mesurer leur satisfaction à l'aide d'un questionnaire (en ligne ou papier)

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