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Organisation de réunion : personnalisez l'événement !

Publié le 06/11/2017
À quoi tient le succès d'une réunion ?

Au talent de son orateur garant de la qualité des échanges entre collaborateurs, mais surtout de l'organisation que vous aurez menée en coulisses. Logistique, communication, signalétique : pas d'improvisation, le chef d'orchestre, c'est vous ! 

 

➜ Dressez la feuille de route

Parce que chaque petit détail compte, un briefing avec l'animateur de la réunion, bien en amont de l'événement, s'impose comme une première étape essentielle. L'heure pour vous d'établir la feuille de route, de fixer le tempo. 

Définissez les fondamentaux, en déterminant le jour, la tranche horaire, le nombre et l'identité des personnes présentes... des informations qui vous guideront dans le choix de la salle, sa capacité, et bien sûr sa disponibilité. 

Une fois le décor planté (selon des critères précis), vous êtes assurée d'entamer la logistique sereinement. Prévoyez la collation si besoin, viennoiseries, softs ou petits canapés... des arguments judicieux pour susciter l'intérêt et le confort des participants ! 
N'oubliez pas de vous enquérir des outils mis à disposition (vidéo / rétroprojecteur, écran, paperboard, Wi-Fi, etc) intégrés ou non dans les prestations du lieu, et dressez la liste des documents supports à imprimer et à distribuer lors de la réunion. 

 

➜ Captez l'attention

Confidentiel ou d'envergure, l'événement est avant tout une rencontre, un rendez-vous constructif. Votre objectif : connecter les individus, faciliter les échanges. Une fois l'ordre du jour établi par votre interlocuteur, imprimez et relayez la convocation ciblée par courrier personnalisé aux couleurs de l'entreprise, intégrant les principales informations (thèmes abordés, interventions, accès, horaires, commodités, etc.) et une lettre de confirmation. 

Grâce à des modèles et un logiciel adapté, préparez en parallèle des badges nominatifs personnalisés, reprenant le logo du groupe, l'identité et la fonction du participant. Indispensables à leur identification le jour-J, ils permettront aux protagonistes une reconnaissance mutuelle immédiate, et boosteront les sentiments d'appartenance. Badges adhésifs, porte-badges avec insert-imprimable... une quantité de solutions s'offre à vous. 

 

➜ Balisez l'environnement

Dans l'optique de faire gagner du temps aux collaborateurs - soumis à un emploi du temps serré - imaginez un parcours simplifié par une signalétique efficace. Là encore, la technologie vous accompagne dans l'élaboration de vos différents affichages, utiles pour baliser l'environnement de travail, de l'accueil jusqu'au sein même de la salle. 

Étiquetage, supports imprimables, fléchage : pensez à identifier chaque contrainte du lieu (étage, parking, sortie) par une communication claire et précise.

Un ordre du jour fluctuant ? Un changement de salle de dernière minute ? Prévoyez des supports tels que des pochettes adhésives, facilement applicables, ou effaçables. 

Enfin, sachez qu'un plan de table prédéfini (souvent stratégique) augmente les chances d'une réunion réussie : des petits chevalets nominatifs conçus en amont accéléreront le placement des participants, et favoriseront la communication lors de la séance. 

 

➜ À savoir ! 

Badges, affichages, chevalets... personnalisez rapidement le matériel pour vos réunions en utilisant le logiciel Avery Design & Print Online. 

Choisissez un modèle existant et personnalisez-le, ou créez votre modèle en quelques instants pour une impression rapide et parfaite. Une fois votre création terminée, appliquez-la sur autant de produits différents que vous le souhaitez d'un simple clic. 

 

Plus d'informations sur www.avery.fr


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