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Optimiser la collaboration en open space

Publié le 21/10/2016
La direction vient de vous annoncer que vous allez dorénavant travailler en open space : bonne ou mauvaise nouvelle ? Tout ce qu'il faut savoir pour en tirer le meilleur parti.

"Pas d'employés sans bureaux, pas de bureaux sans employés" disait Balzac. La formule n'est plus, aujourd'hui, qu'un lointain souvenir. En dix ans, la surface des bureaux a été réduite de moitié. La mode est aux open space et les assistant(e)s, comme leurs collègues, sont touchées par cette lame de fond. Résultat : moins de confidentialité et plus de bruit. En étant positif(ve) et attentif(ve) aux autres, vous pourrez néanmoins vous accommoder au mieux à ces nouvelles conditions de travail.

 

➜ Personnalisez votre espace de travail

Pas de porte et pas de mur en open space. Cela ne vous empêche pas de vous aménager un petit coin à vous. Psychologiquement, c'est fondamental pour vous sentir mieux dans votre nouvel environnement. Mais vous n'avez pas toujours beaucoup de latitude pour vous approprier votre espace de travail. Mais quels que soient les cas, des solutions existent.

  • Un "nouveau" bureau vous est attribué chaque matin. Vous faites partie des "SBF" (sans bureau fixe). Un casier mobile contenant vos effets (agenda, dossiers, papiers...) vous suite partout. Vous pouvez toutefois personnaliser votre espace de travail le temps de votre présence. Lampe pour éclairer à votre convenance, objets ou photos personnels sont autant d'éléments utiles pour vous sentir mieux.
  • Vous partagez votre bureau avec d'autres personnes au gré des plannings de présence. Rangez tous les soirs vos effets personnels dans le tiroir qui vous a été attribué.
  • Votre poste de trouve dans un open space sans cloison. Qu'à cela ne tienne, votre espace de travail est à vous, rien qu'à vous. Profitez-en pour l'aménager comme bon vous semble. Mais sans excès ! Gardez toujours en mémoire cet adage : "La liberté des uns s'arrête là où commence celle des autres".

 

➜ Protégez votre environnement

Des allées et venues permanentes, du bruit, un lieu mal aéré : vos sens ne seront pas ménagés en open space. Conseils pour mieux rester concentrée : 

  • Déconcentration visuelle :  pas facile de se concentrer lorsque l'on travaille en face de quelqu'un : on a envie de lui parler, de regarder ce qu'il fait... Aussi, mieux vaut placer votre écran d'ordinateur de manière à cacher le visage de votre vis-à-vis. Si vous ne pouvez déplacer le mobilier, demandez la pose de petites cloisons. Même sans être en face de qui que ce soit, vous risquez d'être dérangée par les allées et venues incessantes dans votre dos. S'il est d'usage de saluer un collègue qui entre dans une pièce, ici pas question d'adopter une telle attitude ! Pour vous préserver des interruptions intempestives, jouez sur la gestuelle et la posture : épaules en dedans et tête baissée. On devrait comprendre que vous ne voulez pas être dérangée. Un simple regard ou un signe de main valent souvent mieux que de longues phrases.
  • Mélange d'odeurs : vous devrez vous habituer à des odeurs privées (parfums) et collectives (salles mal aérée) parfois désagréables. Celles des repas deviennent vite insupportables quand elles persistent dans une salle. Alors, évitez de déjeuner sur votre lieu de travail et invitez vos collègues à faire de même.
  • Pollution sonore : le bruit permanent peut occasionner une grande fatigue. Mais quelques habitudes simples peuvent réduire cette nuisance, si vous collègues et vous-même les respectez. Remplacez le plus possible la parole par l'écrit. Utilisez l'e-mail et les messageries instantanées pour obtenir des renseignements qui ne demandent guère d'explications. Hurler au téléphone est, bien sûr, à proscrire, même s'il y a du bruit autour de vous. En outre, baissez le volume de la sonnerie de votre téléphone, idem avec votre portable. Enfin, n'interpellez pas vos collègues à la moindre occasion : attendez qu'ils soient disponibles et parlez doucement.
  • Pression psychologique : sortir vous fera le plus grand bien, car le stress créé par l'open space est réel ! Aménagez-vous des moments bien à vous. Et si vous n'avez pas l'âme solitaire, prenez vos repas avec vos collègues dans un endroit calme.

 

➜ Proposez des règles communes

Travailler en commun nécessite que chacun y mette du sien. Sans quoi votre plate-forme se transformera en poulailler et votre tête en pastèque !

Si elles n'entrent pas en vigueur de manière implicite et naturelle, proposez à vos collègues d'instaurer des règles communes. Pourquoi ne pas réunir l'ensemble du plateau pour établir un code de bonne conduite ? Certes, une réunion informelle autour d'un café peut être envisagée. Mais sera-t'elle vraiment efficace ?

Pour que les bonnes intentions se transforment en pratiques, il est préférable de formaliser les choses en impliquant la direction de l'entreprise, voire de demander l'appui de consultants extérieurs rompus à ces questions (les langues se délieront d'autant plus), afin de prendre des décisions collégialement.

 

➜ Profitez des avantages du système

Si travailler en open space n'est pas toujours une sinécure, il existe pourtant toute une série d'avantages liés au travail en équipe. À condition d'y mettre de la bonne volonté...

  • Considérez le bruit comme un allié :  le bruit et l'absence de confidentialité sont présentés comme les inconvénients majeurs du travail en open space. Toutefois, était-ce vraiment mieux quand vous occupiez votre propre bureau ? N'entendait-on pas le moindre conversation d'une pièce à l'autre, du fait de la mauvaise isolation ? Le brouhaha permanent de l'open space ne favorise-t'il pas parfois la discrétion des conversations ? 
  • Tirez parti d'une meilleure communication : en open space, les informations recueillies circulent très rapidement en raison de la proximité avec les autres collaborateurs de l'entreprise, voire ses clients. Aussi, aucune nouvelle d'importance ne devrait vous échapper.
  • Soyez solidaire : dans la mesure du possible, les assistant(e)s doivent jouer la carte de la cohésion pour optimiser le travail en open space. Vous faites partie d'une équipe, profitez-en ! Pas d'appels sans réponses en open space : si vous êtes momentanément absent(e), un collègue prendre votre appel, et vice-versa. Quand l'un de vos homologues a une surcharge de travail, sachez lui donner un coup de main.
  • Cultivez la confidentialité : travailler sur un plateau peut être très convivial... et prêter à quelques fous-rires bien utiles pour décompresser. Mais attention ! Dans un open space, les soucis des uns et des autres sont amplifiés. Un membre de l'équipe qui a des états d'âme et c'est le climat de toute la plate-forme qui s'en ressentira. Montrez l'exemple. Laissez vos problèmes personnels chez vous et si un conflit intervient au bureau, tentez de la désamorcer le plus vite possible.
  • Valorisez l'expérience : socialement, vous avez l'impression d'avoir beaucoup perdu en lâchant votre bureau. Pourtant, travailler en open space n'est pas forcément un frein dans l'avancée de votre carrière. Bien au contraire. Surtout si cette expérience se solde par un succès. En effet, pour un futur employeur, cela témoignera de votre capacité d'adaptation et de votre esprit d'équipe. 

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