L'e-mail professionnel en pratique

Aline Nishimata
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Publié le 29/03/2017
Nous sommes submergés par les e-mails, envoyés à toute heure...

Selon une étude réalisée par Mindjet, 61% des salariés ayant accès à leurs mails en dehors de leur entreprise les consultent le soir, ils sont 47% à les consulter le week-end et 43% en vacances. 

52% de ces salariés considèrent la consultation de ces e-mails comme source de stress. Alors, il est absolument nécessaire d'organisation la consultation des e-mails mais aussi leur délai de réponse afin de limiter les risques de burn-out. 

 

➜ Réfléchir avant d'envoyer un e-mail

Il faut faire particulièrement attention à ne pas s'enflammer dans la rédaction et l'expédition d'un e-mail. 

L'e-mail n'est pas le media idéal pour régler un problème relationnel car on perçoit difficilement le ton qu'utilise l'émetteur. Certains e-mails professionnels demandent parfois un temps de réflexion afin de peaufiner une réponse adéquate. 

Le destinataire aura le pouvoir de transférer un message sans que l'émetteur le sache. Il arrive que certains e-mails "fassent le tour" d'une entreprise et nuisent de façon irréversible à l'image de l'émetteur. On voit malheureusement ainsi circuler des e-mails, reflets de l'émotion et de la colère.

Les paroles s'envolent mais les e-mails sont des écrits qui restent. Soyez prudents ! 

 

➜ Précautions à prendre dans l'envoi d'un e-mail

Éviter les abréviations

Si nous avons l'habitude de les utiliser pour un SMS (ou un texto), il faut les proscrire des e-mails : "rdv, ns, vs, cdt, bjr, qqch, cad..." et bien d'autres. 

Elles sont le reflet certes d'une vie à cent à l'heure mais elles ne sont guères respectueuses des destinataires. 

 

Utiliser à bon escient le vocabulaire

Trop d'e-mails de réclamation, entre autres, contiennent des mots qui expriment la colère, les sentiments qui n'ont pas leur place dans un contexte professionnel. 

Évitez d'écrire pour évoquer un retard de livraison : "Nous sommes victimes..."; "Nous sommes déçus de votre retard de livraison..."; "Je prendrai les sanctions qui s'imposent..."; "Les conséquences néfastes...". 

 

Éviter le langage familier

Ne commencez pas un e-mail ou ne mettez pas en objet des expression familières telles que : "Coucou"; "C'est moi"; "Encore moi".

 

Contrôler l'orthographe de l'e-mail

Par principe, relisez votre e-mail avant d'appuyer sur la touche "Envoyer". Ainsi, vous éviterez des fautes qui nuisent à la qualité de la transmission du message. 

Certains logiciels ou sites disposent d'un vérificateur d'orthographe qui compare les mots du message à un dictionnaire permettant de retrouver surtout les fautes de frappe, les coquilles...

Si vous avez des difficultés en orthographe, il est préférable de taper le corps du texte dans un logiciel de traitement de texte (par exemple Word) qui prossède un vérificateur orthographique et grammatical capable de détecter les fautes mais aussi de proposer des solutions d'accords grammaticaux. Vous copierez et collerez ensuite le texte dans le corps de l'e-mail. 

Certaines fautes d'orthographe font dresser les cheveux sur la tête de vos destinataires. Il est pourtant facile d'éliminer ces 100 fautes d'orthographe qui exaspèrent certains. Inutile de vous cacher derrière "je l'ai écrit rapidement", "c'est à cause des sms"...

 

Vérifier l'e-mail avant de l'envoyer en 7 points : 

Avant d'appuyer sur la touche "Envoyer", vérifier les 7 points suivants : 

1. le texte de l'e-mail

2. la qualité de l'objet

3. la présence des éventuelles pièces jointes souhaitées

4. la totalité des destinataires

5. l'orthographe

6. le vocabulaire

7. les abréviations

Quand le message est réellement prêt, cliquez alors sur "Envoyer". 

 

 

Cette fiche pratique est extraite de l'ouvrage

"Savoir rédiger vos e-mails professionnels" de Aline Nishimata.

 

Éditions Gualino


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