La lisibilité et le style de l'e-mail

Publié le 09/05/2017
Plus une phrase est courte, mieux est elle est perçue par son destinataire...

8 à 16 mots suffisent pour une bonne compréhension. De plus, la briéveté d'une phrase réduit considérablement les risques de mauvaise construction. 

Les quelques techniques suivantes vous permettront d'alléger votre style. 

 

➜ Alléger les phrases en supprimant toutes les redondances ou lourdeurs

➜ Supprimer la proposition relative pour la remplacer par : 

  • un adjectif :

Cette citerne qui ne laisse pas passer l'eau --> Cette citerne étanche

  • un adjectif en apposition :

Cette entreprise qui tient ses engagements --> Cette entreprise, fidèle à ses engagements. 

  • un nom en apposition : 

Un délégué qui a une procuration --> Un délégué, détenteur d'une procuration. 

 

➜ Supprimer la subordonnée ou locution conjonctive pour la remplacer par : 

  • une locution prépositive :

Il est venu nous rencontrer sans que le directeur le sache --> Il est venu nous rencontrer à l'insu du directeur.

  • un verbe à l'infinitif :

Il propose qu'on ajourne la réunion --> Il propose d'ajourner la réunion. 

  • un adverbe : 

Il vous a reçu dès qu'il est entré --> Il vous a reçu immédiatement. 

  • un nom : 

Je ne l'ai pas revue depuis qu'elle s'est mariée --> Je ne l'ai pas revue depuis son mariage. 

 

➜ Supprimer le "participe présent" pour le remplacer par : 

  • un verbe à la forme personnelle : 

Votre rémunération ne concernant pas notre service --> Votre rémunération ne concerne pas notre service. 

  • un infinitif : 

Il changea le lieu ne respectant pas ses engagements --> Il changea le lieu sans respecter ses engagements. 

  • des expressions équivalentes : 

Il interroge les voisins en faisant son enquête --> Il interroge les voisins au cours de son enquête. 

 

➜ Supprimer "ayant + le participe passé" pour le remplacer par : 

  • un participe passé de sens équivalent :

Ayant perdu courage --> Découragé

  • le complément d'objet en tête de phrase : 

Ayant payé sa dette --> Sa dette payée

 

➜ Supprimer "l'adverbe" pour le remplacer par : 

  • un verbe plus précis : 

Attaquer continuellement --> Harceler

  • un verbe issu de l'adverbe : 

Il continue obstinément à vouloir son départ --> Il s'obstine à vouloir son départ.

  • un préfixe : 

Nous avons lu de nouveau --> Nous avons relu.

 

 

➜ Améliorer le style de votre e-mail

➜ Éviter de commencer toutes les phrases par les pronoms personnels "Je" ou "Nous" : 

  • Placer un adjectif en tête de phrase :

Surpris de ce retard, j'ai (nous avons) effectué une réclamation auprès de vos services. 

  • Placer un nom en tête de phrase : 

Précurseurs, j'ai (nous avons) créé une entreprise pour développer l'emploi des seniors.

  • Placer un complément circonstanciel de temps en tête de phrase : 

Lors de notre dernier entretien, j'ai (nous avons) évoqué mes compétences informatiques. 

  • Placer un infinitif en tête de phrase : 

Afin de réaliser mes objectifs, j'ai (nous avons) dû envoyer un e-mailing. 

  • Utiliser la phrase impersonnelle : 

Il s'est avéré que ce retard était indépendant de leur volonté. 

 

➜ Souligner et nuancer une idée ou un argument grâce à l'utilisation des temps : 

  • Employer le conditionnel : 

Nous aimerions recevoir votre catalogue. 

  • Écrire à la voix passive :

Ce bordereau a été transmis à vos services. 

  • Employer la forme interrogative : 

Pouvez-vous nous faire parvenir ces documents dans les plus brefs délais ? 

  • Employer la forme interrogative associée au conditionnel : 

Pourriez-vous nous faire parvenir ces documents dans les plus brefs délais ? 

 

➜ Souligner et nuancer une idée ou un argument grâce à l'utilisation du vocabulaire :

  • Éviter les mots imprécis comme "cela" : 

La proposition vous est parvenue par LRE (Lettre Recommandée Électronique)

Cela Celle-ci vous a permis de comprendre que nous attentions une réponse rapide de votre part. 

  • Choisir le vocabulaire le mieux adapté à la situation : 

Votre retard nous porte préjudice au lieu de Nous sommes victimes de votre retard.

  • Remplacer un nom par un verbe à l'infinitif : 

Le profit peut conduire à notre perte --> Profiter peut conduire à notre perte. 

 

➜ Souligner et nuancer une idée ou un argument grâce à l'utilisation des outils de style :

  • Rappeler le mot essentiel de la phrase précédente : 

Proposition que nous avions évoquée lors de notre conversation téléphonique. Cette proposition vous est parvenue par LRE.

  • Utiliser l'incidente, outil de la nuance qui met en exergue le lien entre le rédacteur et son destinataire : 

L'incidente est une proposition, généralement courte, intercalée dans une phrase, sans aucun lien grammatical avec cette phrase. Son rôle est d'ajouter une remarque, un commentaire à l'attention du destinataire. Elle joue le rôle d'une parenthèse. 

Ce retard de paiement, nous en sommes certains, est dû à un oubli de votre part. 

  

Incidente de souhait

nous le souhaitons

nous l'espérons

comme nous le souhaitons

comme nous l'espérons

Incidente de regret

nous le regrettons

nous en sommes très surpris

nous le déplorons

à notre grand regret

Incidente de constat

comme vous le constaterez

comme vous le comprendrez

comme vous le savez

comme vous le remarquerez

comme vous le verrez

vous en conviendrez

Incidente d'affirmation

nous en sommes certains

nous en sommes sûrs

nous en sommes persuadés

nous en sommes convaincus

 

 

Cette fiche pratique est extraite de l'ouvrage 

"Savoir rédiger vos e-mails professionnels" de Aline Nishimata.

Éditions Gualino

 


SUIVEZ-NOUS !
LinkedIn
Facebook
YouTube
Twitter
Instagram