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Interview de Aurélie Avril, Assistante du Directeur Qualité & Réglementation Groupe Bel

Publié le 15/01/2016

Assistante chez BEL depuis 3 ans, Aurélie Avril a mis en place un réseau d'assistantes en interne afin de partager de manière optimale des savoir-faire et les bonnes pratiques métier à l'échelle du Groupe.
Projet pilote, recensement des tâches communes, nouveaux process collaboratifs, ateliers de bonnes pratiques…
Retour sur les étapes d'un projet visant à impliquer toutes les ressources assistantes dans la transformation digitale de l'entreprise.


Aurélie Avril, Assistante du Directeur Qualité & Réglementation Groupe BEL

Interview

A.P. : Quel chemin professionnel avez-vous parcouru avant d'intégrer le Groupe Bel ? 

A.A : Je suis assistante depuis plus de 10 ans, avec un parcours à dominante internationale. J'ai travaillé pendant 7 ans en Ecosse, au sein de multinationales américaines, dont IBM et une société de biotechnologies, où j'ai occupé des postes polyvalents d'assistante commerciale et marketing. J'ai intégré l'entreprise Tom-Tom à mon retour en France puis le Groupe Bel il y a 3 ans, en tant qu'assistante du Directeur Qualité & Réglementation Groupe. Habituée à une culture de management anglo-saxonne, j'évolue aujourd'hui dans une structure familiale centrée sur l'humain, aux valeurs de bienveillance et d'engagement; une culture d'entreprise qui m'as permis d'être à l'initiative d'un projet pour la valorisation du métier à travers la création d'un réseau d'assistantes.

 

Qu'est ce qui a motivé votre création d'un réseau d'assistantes ?

Mon parcours à l'étranger m'a prouvé qu'on avait tout intérêt à s'enrichir des savoir-faire et des expériences entre assistantes. La démarche de partage de bonnes pratiques existait également chez Bel, mais se limitait à l'échelle d'un même service ou d'un même département. Comme dans toute grande entreprise, on perd beaucoup de temps à ma recherche d'informations, malgré la quantité d'outils de communication à disposition.
Pour développer cette culture, il fallait trouver un moyen de partager à l'échelle du Groupe. D'où la création d'un réseau, afin de mutualiser les données pour travailler efficacement, avoir la possibilité d'utiliser les mêmes documents, avoir des ateliers pour mieux comprendre les usages des outils et autres aspects intrinsèques à la fonction d'assistante, celle-ci étant au coeur des dispositifs, donc ambassadrice de la culture d'entreprise.

 

Comment ce réseau s'est matérialisé ? 

J'ai d'abord validé cette idée auprès de mon supérieur hiérarchique, puis auprès du service RH, qui m'a demandé de mener une étude pilote pour valider ce projet. J'ai constitué une équipe de 4 assistantes, issues des pôles communication RSE (Responsabilité Sociétale des Entreprises), international, commercial, et moi-même issue du pôle industriel. Notre première étape consistait à distinguer nos tâches communes; nous en avons recensées 21 au total.

 

Quelles tâches communes avez-vous décidé de fédérer ?

Nous avons discerné, parmi d'autres, des documents liés aux demandes d'achat, à la gestion des déplacements, aux notes internes, aux notes de frais, etc., plein de petites choses qui touchent les assistantes (nous sommes près de 50 au niveau du siège). A partir de ces tâches, j'ai pu dresser une arborescence de tous les documents nécéssaires pour les accomplir et avoir une visibilité sur tout ce qui touche l'environnement interne. J'ai recensé près de 150 documents (procédures, templates, bonnes pratiques, etc.) avant de présenter l'étude pilote à mes référents RH.
Après validation, ils m'ont accompagnée dans une phase de sensibilisation des managers afin de leur indiquer la valeur ajoutée et les enjeux du projet : viser l'excellence et l'efficacité des assistantes en mutualisant nos connaissances, nos savoir-faire et nos "bonnes pratiques".

 

Quels outils collaboratifs vous semblaient répondre le mieux à ces enjeux ? 

Cela passait à la fois par des nouveaux outils de partage d'information et la mise en place d'un outil collaboratif, un SharePoint, via lequel, à partir de l'arborescence, nous avons pu implémenter et centraliser les documents nécéssaires au quotidien des assistantes. 
En amont du projet, le Groupe avait également déployé le réseau social professionnel Yammer, dans l'objectif de favoriser la coopération, que j'ai utilisé pour créer un groupe dédié aux assistantes.

 

Les assistantes se sont-elles bien appropriées ce réseau-social ? 

Dans le cadre du réseau assistante, j'étais l'administratice (sachant que chaque salarié est libre de créer un groupe). L'idée était de sensibiliser les assistantes à cette solution, qui va au-delà du simple outil conversationnel. Alors que beaucoup pensaient qu'elles n'avaient pas d'intérêt à naviguer sur ce "Facebook" professionnel, elles ont fini par se l'approprier au fil du temps, n'hésitant plus à l'utiliser pour demander de l'aide. Une véritable interaction s'est mise en place entre assistantes.

 

En quoi consistait votre utilisation du réseau social Yammer ? 

Les salariés ont la possibilité d'utiliser le réseau social en mode projet. Entre assistantes, nous l'utilisons aussi pour animer des conventions et des séminaires...ce qui nous a amenées à définir une règle du jeu pour tous les participants, en rendant par exemple certaines informations exclusivement accessibles par ce biais (itinéraire de l'hôtel, programme du séminaire, feuille de route, etc.). 
Cette méthode de centralisation des données accessibles à tous nous a permis un gain de temps considérable, via le désencombrement conséquent des boîtes mails : plus besoin de donner la même information au cas par cas. On a gagné en clarté et en efficacité.

 

Vous avez également mis en place des ateliers de "bonnes pratiques" pour les assistantes. Sur quelles thématiques ?

Les ateliers pour assistantes sont en place depuis janvier. Nous avons commencé par les usages possibles de Yammer, qui ont impliqué un taux de participation de 50%, sur des horaires aménagés. J'ai également organisé un atelier sur Outlook, que j'ai dû scinder en 3 sessions face au succès rencontré. Un atelier a aussi été prévu pour permettre aux assistantes de se familiariser avec la politique groupe RSE, afin qu'elles deviennent ambassadrices des bonnes pratiques au sein de leurs équipes respectives.

 

Comment impliquer les assistantes de manière pérenne ?

Le réseau est crée par et pour les assistantes, et il est très important qu'elles en soient actrices. Dans cette démarche d'engagement, en fonction de leur appétence, je leur ai proposé plusieurs modes de participation. Elles peuvent ainsi sortir de leur routine et participer à des réunions pour échanger et capitaliser sur leurs bonnes pratiques. 
Toutes les assistantes peuvent faire des suggestions d'atelier, et participer à un programme de tutoring en devenant marraines d'autres assistantes. 
Enfin, j'ai crée un groupe Yammer spécifique que j'utilise pour communiquer l'ensemble des informations du réseau "assitantes" (comptes rendus réseau, table ronde avec Microsoft, partenariats, etc.).

 

Comment voyez-vous mûrir votre projet ? 

Par la suite, nous souhaitons développer des indicateurs de performance pour mesure l'efficacité et s'inscrire dans une optique d'amélioration continue. Nous avons également mis en place des partenariats, avec Microsoft par exemple, mais aussi avec la FFMAS, avec qui nous participons à une rencontre avec d'autres réseaux d'assistantes, issus des groupes Air France et EDF notamment. C'est un projet pérenne.

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