Imposez votre classement à votre PC !

Marie-Christine Sini - Fondatrice Mc-Sini
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Publié le 29/10/2018
Si retrouver ses proches fichiers dans son arborescence personnelle relève parfois du défi, rechercher un document dans des dossiers communs peut s'avérer chronophage, voire relever d'une mission impossible. En effet, tout repose sur une méthodologie commune et non pas plusieurs logiques.

L'aviez-vous déjà remarqué ? Votre ordinateur ne connaît qu'une seule façon de classer : la méthode alphabétique. Et de ce fait, il vous l'impose. Si vous souhaitez prendre la main, vous devez en tenir compte et maîtriser les autres méthodes de classement. Un tour d'horizon avec leur mise en œuvre au sein de votre arborescence s'impose, mais il est important de ne pas négliger le nommage des fichiers. 

 

➜ Le nommage des fichiers

Prenez bien en compte que le classement se réalise à partir des premiers caractères du nom de vos dossiers et fichiers. Il s'agit de penser à des mots-clés, représentatifs du contenu et courts. Chaque fois que c'est possible, automatisez-les. Par exemple, pour les courriers sortants, vous pouvez nommer de la façon suivante : 'Date-Destinataire". 

 

➜ La méthode thématique

Cette méthode consiste à créer des thèmes, voire des sous-thèmes. Elle est induite par le fait même de créer plusieurs dossiers dans lesquels vous allez insérer sous-dossiers et fichiers. Il s'agit de l'étape la plus difficile car elle demande un consensus en amont. Chacun doit comprendre les termes qui définissent chaque dossier, voire chaque fichier. Une fois ce travail réalisé, vous allez devoir vous appuyer sur d'autres méthodes pour affiner votre classement. 

 

➜ La méthode alphabétique

C'est donc celle de votre ordinateur : elle consiste à classer dans l'ordre des lettres de l'alphabet. Elle convient essentiellement à des noms de fichiers ou dossiers représentant des personnes ("Nom" ou "Nom, Prénom"). Des règles doivent être instaurées pour des titres plus longs, comme des noms d'entreprises par exemple. 

 

➜ La méthode numérique

Si la méthode que votre ordinateur vous impose ne vous convient pas, appliquez la méthode numérique. Il s'agit d'attribuer des numéros à vos dossiers pour les avoir dans un ordre croissant cohérent ou confortable pour votre quotidienÀ noter que vous serez plus à l'aise si vous remontez les plus utilisés sur le haut de votre arborescence. Nommez-les alors de cette façon : "1. Service RH", "2. Service Comptabilité", "3. Service Technique"... Si vous avez plus de dix dossiers à numéroter, n'oubliez pas de transformer le "1" en "01" afin de conserver l'ordre numérique. 

 

➜ la méthode chronologique

Pour terminer, il peut être judicieux de classer vos fichiers à l'intérieur d'un dossier par ordre chronologique. Par exemple, tous les comptes rendus de réunion d'un projet en cours. Pour ce faire, vous devez nommer vos fichiers en commençant par la date, mais en l'écrivant à l'anglaise, doit : année-mois-jour. Pour nos comptes rendus, on peut par exemple les nommer ainsi : "2018-09-17 - CR", "2018-09-24 - CR", etc. Si vous êtes déjà dans un classement pour l'année 2018, commencez votre date par le mois. 

Surtout, rappelez-vous que plus vous serez méthodologique dans la création de votre arborescence, plus elle sera facile à manipuler et à partager. 

 

 

Facilitatrice administrative, Marie-Christine SINI accompagne les entreprises sur les compétences administratives afin d'accroître leur productivité. Organisme de formation, elle intervient également en tant que consultante et organise des ateliers collaboratifs pour permettre aux équipes d'être intégrées dans l'évolution des pratiques et des process. 

Plus d'informations sur www.mcsini.fr


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