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Gérer ses mails : 10 techniques pour devenir super efficace

Publié le 01/06/2018
L’avalanche de mails que vous recevez chaque jour au bureau a des effets pervers sur votre efficacité et sur votre de niveau de stress. Avant de craquer et de jeter les 5000 messages que contient votre ordinateur, voici quelques suggestions qui vous feront gagner temps et sérénité au quotidien.

➜ Videz au maximum votre boîte

« Un compte-rendu d’une réunion à laquelle vous n’avez pas assisté ne nécessite pas la même réactivité qu’un client ayant répondu à un appel d’offre », explique Dominique Legoubey, coach et ancienne DRH.


Cette dernière préconise de classer ses mails par ordre d’importance :

  • Ce qui est indispensable et urgent
  • Ce qui est non indispensable et non urgent
  • Ce qui ne relève pas de moi

Ce qui est important et demande du temps pour être traité

Lorsqu’un mail arrive, à vous de voir où il doit être placé. Si vous avez peur d’oublier, collez un post-it sur votre ordinateur. Autre moyen mnémotechnique, la règle du CAP, pour Classer, Agir, Poubelle. L’objectif : en fin de journée, la boîte de réception doit être le plus vide possible. Une fois traité, un mail est supprimé ou conservé dans un dossier selon son degré d’importance

➜ Planifiez la gestion de vos mails

En arrivant au bureau, prenez connaissance des mails qui sont arrivés et réservez un ou plusieurs moments dans la journée (pas plus de trois) pour les traiter. « C’est une manière proactive d’aller vers les messages plutôt que de se laisser manger par eux », explique Bruno Savoyat, directeur d’IBT pour la France et la Suisse, et auteur du livre Les secrets de l’efficacité.

➜  Supprimez les alertes sonores ou visuelles

Difficile de résister à la petite alarme signalant qu’un nouveau mail est arrivé. Excepté pour les métiers justifiant une attention permanente aux messages électroniques, il est préférable de désactiver les dispositifs d’alerte synonymes de déconcentration. « C’est une source de stress supplémentaire, car la tentation est grande d’aller vérifier », souligne Dominique Legoubey.

➜ Bannissez les newsletters inutiles

L’abonnement à des newsletters peut vite devenir une spirale infernale. Prenez le temps de faire le tri : quelles sont celles, au cours des trois dernières semaines, qui m’ont apporté des informations pertinentes ? Celles que je prends le temps de lire ? Celles qui sont redondantes ? N’hésitez pas à cliquer sur la fonction « se désinscrire ». Vous y verrez déjà plus clair ! 

➜  Séparez les sphères privée et professionnelle

Les deux univers sont incompatibles ! Pour ne pas être surchargé par les bombardements privés, Bruno Savoyat conseille de repérer les personnes de l’entourage qui utilisent votre messagerie professionnelle. « Pour éviter un encombrement inutile, il suffit de faire dévier ces messages vers un compte privatif. »

➜  Apprenez vraiment à utiliser votre messagerie

La plupart des gens n’utilisent pas les fonctions élémentaires de leur messagerie, comme la recherche par mots clé ou le classement automatique de messages dans des dossiers. Pourtant, avec un peu de curiosité, les problèmes peuvent être résolus très simplement et rapidement. « On peut prendre une heure d’initiation ou consacrer quelques minutes par jour pour aller lire la fonction aide de son compte », conseille Bruno Savoyat.

➜ Un retour de vacances malin

Pour ne pas stresser en revenant de vacances, mieux vaut annoncer son retour un ou deux jours après la reprise effective du travail. Cela vous permettra de faire le tri en toute tranquillité, avant de replonger dans la mêlée. « Vous pouvez travailler hors connexion pour traiter les messages et épurer le retard. Vous indiquerez ensuite à vos interlocuteurs que vous êtes à nouveau opérationnel », propose Bruno Savoyat.

➜ Ne rédigez pas des romans

Lorsque vous répondez à un message, restez bref et concis. La messagerie n’est pas faite pour les longs discours. Si les échanges de mails s’étirent, prenez le téléphone, et clarifiez, si besoin, un dossier ou un problème particulier de vive voix. La communication verbale vous fera gagner de précieuses minutes. 

 

➜ Accusez réception et donnez un délai

Prenez le temps d’accuser réception pour les messages méritant un traitement approfondi ou un temps de réflexion, en indiquant à votre interlocuteur le délai de votre réponse. « Le respect des bons usages contribue à la diminution des mails, puisque cela évite les relances », rappelle Hélène Tellitocci. « En planifiant sa réponse, on ne perd pas de temps en traitant plusieurs fois le même message », avance Bruno Savoyat.

 

Pour plus d'informations sur : www.keljob.com

 

 

 



 

 


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